从现代人力资源管理看人事档案管理工作

作者：王红娜

来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第2期

我国的经济水平不断提升，现代企业逐渐认识到人力资源对企业发展的重要性，人事档案管理为人力资源管理工作有序开展的重要内容，社会发展促使现代人力资源管理工作重心、工作目标、工作职能等均产生了极大的变化，而人事档案管理工作变革亦不例外。因此，探讨从现代人力资源管理看人事档案管理工作，对现代企业中人事档案管理工作水平提升有着极大现实意义。

一、现代人力资源管理与人事档案管理简述

（一）现代人力资源管理。现代管理理论管理核心是人的管理，人是管理的主体，亦是管理工作展开的客体，这则说明人在具备一定的能力之后，才能有效完成各项管理工作。但面对人才竞争与快速流动的问题时，诸多大型企业将人力资源作为重要资源，人力资源亦发展为企业生存的战略选择。人事档案强调人的管理，是各项基本信息的重要依据，储存着组织人力资源信息，亦可充分反映管理核心，即人的历史与现状。

（二）人事档案管理。人事档案均是以准确无误的原材料组成，其记录并反映着个人经历，并与个人思想品德、业务业绩、个性特点、专长爱好等情况息息相关，是全方位考察职工的重要依据。企业中的人事档案是构成企业档案的重要内容，其目的是考察、了解员工实际情况，亦是人力资源管理工作最关键的依据，为人力资源开发信息与数据基础，更是企业知识管理工作开展的支柱，全面反映了企业文化。

（三）现代人力资源管理与人事档案管理关系。人力资源管理中的职能均与人事档案息息相关，科学合理的人事档案可推动人力资源开发，并为其提供诸多信息，要及时发现可造性人才，尽可能避免人才压抑，不可埋没人才；合理的人事档案管理可达到人力资源信息共享的目的，并使得部门间、组织间的人才合理流通，不可出现人才被积压的问题，或是用非所学的问题，为组织发展提供适当的人才资源。人事档案管理的科学健全可为人力资源管理工作提供良好的依据，从而为企业提供相应的规章制度，企业应根据档案实际内容反映其综合素质，再结合企业自身发展情况，选择合适的人才，提高用人有效率。人事档案管理及人力资源管理工作是有机结合的，这两者是密不可分的，更是共同发展的。人力资源管理工作与人事档案提供的信息资源息息相关，这则说明人事档案管理质量与企业人力资源管理息息相关，且直接影响着企业于市场上的竞争力，确保企业的可持续发展。

二、人事档案管理中存在的不足之处

（一）开发档案程度不高。国内人事档案管理工作中最关键的问题就是开发档案程度不高，管理档案工作人员并不注重此项工作。档案资料整理和收集好之后，根本不注重人才选拔与培养，导致人事档案培养投入少，人事档案本身的作用被抑制。且许多企业设置的人事部门工作人员均是一身兼数职，他们并不注重人事档案整理与统计，其分类工作亦十分混乱，导致工作质量偏低。

（二）档案资料缺乏规范性。档案材料并不具备相应的完备性与规范性，这亦是人事档案管理工作中最关键的问题。现代许多企业档案材料非常分散，内容亦是诸多雷同，或是许多档案材料中存在虚假与抄袭的问题。加上许多档案材料中关乎诸多政治历史材料，可体现出管理人员的专业业绩与个人特长的资料非常缺乏，考核能力偏低，导致个人自我表演语言多，但实际性内容少。

（三）管理人事档案水平不高。国内许多企业及单位中的工作人员人事档案均是人事劳动部门进行管理的，其并未设置专业合理的人员对档案进行整理及统计，档案管理部门采用的设施设备十分滞后，材料收集亦缺乏严格的分析与详细鉴定，导致其中诸多材料不具真实性，且整理档案的工作人员不专业，许多档案管理后亦是十分混乱，也有档案被泄密的问题。

三、现代化社会发展对人事档案管理工作的新要求

随着社会经济的飞速发展，人力资源管理亦随之不断变化，现代化社会对人事档案管理工作提出了更高的要求，本文对此进行了下述几方面分析：

（一）建立企业核心价值体系。企业文化与企业核心价值观念息息相关，亦是企业可持续发展的重要支撑。优秀良好的企业文化可深层次挖掘企业智力资源，能够合理指导企业生存与发展，可保证企业战略目标的全面实现，知识经济的飞速发展，使得企业文化战略实施势在必行。

（二）建立多层次价值评价体系。传统人事考核已逐渐转为人力资源管理价值评价体系，现已是单一考核评价转变为绩效与取得优异绩效因素的全面评价，且强调以个体绩效考核评价转变为企业绩效、组织绩效、团队绩效的全方位考核评价。

（三）建立绩效导向下的薪酬回报体系。要强调薪酬回报功能的重要性，并不断加强薪酬激励功能，将员工薪酬因素逐渐转变为工作业绩，且注重工作人员个人技能及其胜任力。薪酬体系可以股票期权与员工奖金入股分红等因素编制激励措施。

（四）以职业化衡量人力资源管理。可以以职业化衡量人力资源管理水平，从而更好地适应世界经济一体化知识结构与技能、职业素质，其间亦包括职业道德、职业精神、职业规则、职业价值等观念，这亦是职业化构成要素。人力资源管理人员应具备全球化人力资源管理技能，从而全方位掌握各种业务知识，基于此而构建人才全球观念与系统整合观念，这时便可大范围选拔人才，从而提高人才管理水平，确保人事档案管理人员具备较高的综合素质。

四、人事档案管理工作加强措施

随着现代化社会经济的飞速发展，企业应结合自身实际情况积极探索适用于自身的人事档案管理，从而有效拓展管理职能，促使企业更能适应现代化社会经济发展要求，并为企业的可持续发展提供保证，本文根据现代化人力资源管理中人事档案管理工作中存在的问题，提出了下述几方面措施：

（一）加强完善的人事档案管理制度建立。人事档案管理工作应根据新形势与新情况、新任务建立完善的人事档案管理制度，确保管理工作更为制度化与规范化。档案材料收集务必及时完善，鉴别工作要根据规定原则开展，应保证档案整理归档科学有效。档案借阅要根据实际情况分析，人力资源管理部门与其他部门应有相应的区别，积极培养人力资源管理人员的综合素质，对奖励与惩罚等问题施以全面认识与深层了解，从而积极发挥人事档案对现代人力资源管理工作的重要意义，并强调档案安全与保密工作的重要性。档案内容应及时准确，特别是应对档案中的新内容进行主动收集。

（二）加强有效的人事档案分类系统建立。应根据实际情况建立适当的人事档案分类系统，更好的充实档案内容。传统人事档案管理工作过程中，人事档案内容要以干部人事档案标准分类。以现代人力资源管理新观点充实档案内容，促使其更深层的反映工作人员的具体情况。人事档案内容收集要强调动静结合与纵横结合，从而将定量及定向充分结合，而动静结合强调动态信息的及时更新与补充，要定期对档案进行严格鉴定，并及时清除其间无价值的材料。人事

档案可反映一个人的历史，且更能反映一个人的现实，深层反应一个人的思想水平及其政治态度，且能反映出一个人的学识、性格与工作能力。人事档案管理者应强调个人综合能力资料的收集，定量和定性结合则强调人事档案内容既定的结论，且应包含定量描述，以此提高人事档案信息利用率，并为现代人力资源管理工作提供参考依据。

（三）加强人事档案工作科学化。要确保人事档案的科学化与现代化进程，其所采用的管理手段及理念应科学先进。人事档案管理工作过程中应将计算机技术融于其中，著录人员信息应科学完整，甚至要施以全面的内容扫描，从而构建人事档案信息数据库，以提高档案管理准确性。人力资源管理者可快速于数据库中找出符合特定要求的人才，并对管理者施以个性化培训与激励计划，从而有效提高人力资源管理水平。

（四）加强人才队伍建设。要不断加强人才队伍建设，以有效提高工作人员的综合素质，随着现代化社会的飞速发展，企业要根据实际情况加强人才队伍建设，从而提高管理人员的综合素质，这亦是企业档案工作可持续发展的关键。应积极引进高素质人才，企业要强调对档案管理人员文化业务知识培训，并加强其工作技能训练，同时加强其道德教育，强化工作人员的服务意识，使其符合现代化社会发展需求，从而快速提高企业人事档案管理者的综合素质。应根据企业中的实际竞争问题，完善岗位责任制，引入先进的人力资源管理理念，并强化目标管理。

五、结束语

人事档案为企业档案管理工作中的重要内容，要根据企业实际情况强化人事档案工作改革，推动企业档案管理工作全方位发展。根据企业的实际发展情况，构建完善的档案管理规章制度，加快档案管理工作现代化进程，从而合理改变档案管理工作不良格局，尽可能确保人事档案管理工作符合现代化社会发展需求，保证企业可持续发展。本文对现代人力资源管理与人事档案管理进行了简述，探讨了人事档案管理中存在的不足之处，提出了适用于人事档案管理工作的加强措施，为企业人力资源管理中的档案管理工作水平提升提供参考依据。