房地产建设工程项目项目文件档案管理方法(新)

房地产建设工程项目项目文件档案管理方法

建设工程项目的信息包括在项目决策过程、实施过程(设 计准备、设计、施工和物资采购过程等)和运行过程中产生的信息，以及其他与项目建设有关的信息，它包括：项目的组织类信息、管理类信息、经济类信息、技术类信息和法规类信息。项目的信息管理则是通过对各个系统、各项工作和各种数据的管理，使项目的信息能方便和有效地获取、存储、存档、处理和交流。

根据国际有关文献资料介绍，建设工程项目实施过程中存在的诸多问题，其中三分之二与信息交流(信息沟通)的问题有关：建设工程项目10％－33％的费用增加与信息交流存在的问题有关，在大型建设工程项目中，信息交流的问题导致工程变更和工程实施的错误约占工程总成本的3％－5％。由此可见信息管理的重要性。作为承包商，在项目实施过程中以上数据和记录的主要载体则是项目部与业主及项目相关方之间往来的与本项目有关的各类文件资料，包括项目合同、协议、报批文件、传真、信函、会议记录、备忘录以及在项目运行中形成的全部文字、图表、声像等各种载体的文件资料。在此统称为项目文件。因此项目文件控制在项目管理过程中也变得越来越重要。

本文旨在分析建设工程项目在设计阶段的项目文件如何控制和管理。

一、编制文件控制程序，建立文件控制流程

项目部与业主间任何性质的通信联系都要按程序执行，首先按照文件控制程序中规定的文件编码进行编码，由项目经理和项目总工程师批准，项目文控或项目文控部作为项目来往文件和资料等信息的归口管理人员和部门，负责项目文件输入、输出接口的管理，实现项目信息传达准确、沟通及时。

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二、明确文件管理任务分工和管理职能分工

项目文件管理不是单纯某一个人或某一个部门应完成的工作，项目部内从项目经理、项目总工程师到部门经理、各部门兼职文控管理员，以及最终的文控部和文控工程师都具有不同的任务分工和管理职责。

通常项目经理负责项目部发往业主管理文件的签发；项目总工程师负责项目部发往业主技术文件的签发；部门经理负责本部门报批文件的签发；各部门负责本部门报批文件、信函、传真等编制及管理；文控部负责建立项目文件信息管理体系，制订文件编码系统，同时负责项目运行中所有文件的处理和最终归档。

三、 确定项目文件分类，进行文件编码

承包商与业主方可根据各自的项目管理的需求确定其文件管理的分类，但为了信息交流的方便和实现部分信息共享，承包商应尽可能作一些与业主方统一分类的规定，如项目的分解结构应保持统一。

如：项目文件按四级分类，分别是：

第一级：项目阶段，分为初步设计和施工图设计阶段。

第二级：文件类别，分为设计文件和管理文件。

第三级：专业和部门类别。在此分级阶段，我们根据本项目性质和实际情况，将设计文件化分为勘察、线路、工艺、电力、通信、经济等19个专业类别，将管理文件化分为控制、质量和文控等3个部门类别。当然不同的项目根据各自的项目情况、工作阶段和工

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作内容应有不同的类别划分。

第四级：文件类型。这一层就是具体文件类型的划分了。根据我们项目实践的经验，此文件类型的划分不是越粗越好，也不是越细越好。因为过粗致使文件分类不细， 管理不到位，文件查询不方便；过细也会使文件分类缺乏系统和整体性，给项目文件管理人员额外增加工作量。因此文件类型要充分考虑各专业设计工作的内容，一 方面考虑自己文件管理的需要，另一方面也要满足业主对设计文件测量控制的要求。这一层次，我们划分为目录、图纸、变更、技术规格书、说明书等14个类别。通过实践，这样的划分还是很有效果的。

一个建设工程项目有不同类型和不同用途的信息，为了有组织地存储信息，方便信息的检索和信息的加工整理，必须对项目的信息进行编码。通常编码由一系列符号(如文字)和数字组成，编码是信息处理的一项重要的基础工作。文件编码有许多方法，这里我们选择了与项目文件分类一致的编码方法，文件编码由项目代码、阶段代码、文件大类代码、部门/码、文件类型代码、文件序号等六部分组成

项目信息管理中除了正式报批的程序文件和设计文件外，还有大量的日常函件需要处理，如：信函、传真、会议纪要、电子邮件、备忘录等。通信函件编码由项目代码、发出方/接收方代码、函件类码、函件序号4部分组成。

四、 建立项目文件管理工作流程

项目文件管理是一个系统的过程，包括文件处理、文件报批、文件借阅、文件保管与保存、文件发放与控制、文件作废与销毁等过程。各管理阶段的控制和管理要注意把握以下要点：

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文件处理：包括收文、呈批、办理和发文内容。从内部和外部流入、流出的一切项目文件，项目文控工程师要严格按照文件管理工作的职责分工和文件控制流程，登记编号，再提交相关人员批示，按分发范围分发、保存。发往业主的所有报批文件、信函、传真、会议纪要、电子邮件等应使用统一文控格式和文件编码，统一由项目 文控工程师登记存档后报出。文件报批要注意保留记录，可以《文件传送单》的形式由业主有关人员签字认收后再返回存档。

文件报批：报批文件应由文件编制部门或专业编码，项目文控工程师审核后呈报业主。报批文件首页签字应以中文打印和中文手签同时会签。报批文件从业主处返回时，项目文控工程师要注意索要、核查对方的传送记录，连同传送记录一起将文件提交相关部门和专业。

文件借阅：纸介质文件作为原始记录应以不外借文件保存。要充分利用计算机网络将项目文件和资料以电子文件的形式，提供项目人员一定用户权限的查询。

文件保管与存档：项目文控部保留项目一切文件的原件。特别是报批文件的过程版要注意保存，过程版可在各专业或部门留存，最终版均应在项目文控保存软硬拷贝。

文件发放和控制：文控部应根据文件编制部门经理的书面通知的发放范围，将带有业主批准章或签字，在加盖文件控制号后分发给有关部门。批准版文件应作为本项目的受控文件。发放时要保留记录。同时受控文件的复印件也要受控。受控文件下发后又作更改时，文件编制部门应按部门经理指示下发《文件更改通知单》，并将《文件更改通知单》提交项目文控部存档。受控文件换版时，文控部应按发文范围收回废版文件，换发新版文件并作好记录。收回的废版文件应加盖作废印章，防止非预期使用，确保文件的使用场所拥有相应文件的有效版本。

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文件作废与销毁：项目文件的使用要注意保持有效，必须作废的纸介质文件由项目文控工程师申请，项目经理审定签字后再作处理。

五、设计分包的文件管理应注意的问题

我们在很多工程项目中常常会遇到设计分包的情况，那么作为总包方的文件控制与管理就要同时考虑并兼顾设计分包方的信息管理，这样才能保持设计项目文件管理的完整性，保持信息传递和交流的通畅。

责任分工明确：设计总包方可要求设计分包方文控按照总包方的文件信息管理体系建立分包方的文件信息管理系统。设计分包方负责项目运行中本部所有文件的处理和最终归档。根据总包方的文控要求及时提交各类文件状态，同时接受总包方对文件管理的质量审核。

文件处理流程清晰：文件处理要避免多头行事，要建立设计分包文控面对设计总包文控，设计总包文控面对业主的单向接口，如果不设计分包与业主间的文件流向，只能使设计总包方的文件管理出现混乱或失控。

文件编码统一：虽然设计内容进行了部分或多个部分的分包，但文件编码一定要保证按设计总包文控下达的文件编码进行统一编码。为了设计总包方的管理方便和清楚，对多个设计分包方可以采用在文件编码中的文件序号列进行分段区分。如：001－100为设计分包一，101－200为设计分包二。

在目前的项目管理工作中，从项目经理到各级人员已经充分认识到了项目文件控制与管理在项目管理中的作用，并越来越重视这项工作。我们要充分发挥现有的工作经验，将

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项目文件管理和控制与现代信息管理相结合，采用大型的网络化文件档案管理系统，充分利用计算机网络技术提高文件管理的水平。

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