档案说明书

档案说明书

一、案卷质量

（一）案卷遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的关联性，区分保管价值。 （二）卷内文件材料按照批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要文件的历次稿件排列在定稿之后；非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前，依据材料在后的顺序排列。

（三）跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷；没有批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷；案件文件应放在结案年立卷。

（四）卷内文件材料按时间顺序排列。收文时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸、发文底稿。

（五）案卷封面题名应准确地反映出卷内文件材料的内容。

（六）案卷卷首为 “卷内文件目录”。卷内文件没有题名的，由档案人员根据内容拟写标题。会议记录应填写主要内容。

（七）卷内文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸；破损的文件要进行裱糊。 （八）案卷备考表应写明立卷人、审核人姓名、时间，以示负责。

二、档案保存

（一）档案员要求

1、档案员每天要对预存档的资料进行清理归档，以免资料堆积，要熟悉自己管理的档案，了解各部门的归档情况；

2、档案每年清理一次，档案员要准确地做好文件索引，以便于查找。 （二）立卷归档方法

1、归档注意整洁，归档前先把资料进行分类，再把资料按类别分组装入一个待办卷宗，以便要归档时，所有资料都能随手而得，避免盲目地查找。

2、立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起，卷内页号一律在右角，案卷目录打印 4份，卷内目录打印 5份。

3、案卷厚度一般在 1.5～ 2厘米为宜，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如有破损或褪色的材料，要进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹的材料，用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件，案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹端正。

4、根据卷内文件之间的联系，进行系统排列、编组号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成。

5、案卷按年代、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管，编上序号及注明存放案卷年号与卷号。

（三）档案处理

1、注意做好保密工作，档案室的门窗要坚固，做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

2、每年对档案资料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

3、对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理，销毁档案材料必须经过认真鉴定，确定销毁的档案材料列册登记，送领导审批后销毁。

4、销毁档案材料时，指派专人监销，防止失密。

三、档案借阅

（一）档案借阅方法

1、借阅档案 （包括文件、资料）在档案借阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件经经理级领导批准方能借阅；

2、案卷不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出； 3、借阅期限不得超过两星期，到期归还，如需再借应办理续借手续。 （二）档案员责任

1、告知借阅档案的人员必须爱护档案，保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则，追究当事人责任。

2、借阅的档案交还时，要当面点交清楚，如发现遗失或损坏，立即报告主管。 3、外公司借阅档案，应持有公司介绍信，经总经理批准后方可借阅，但不能将档案带离档案室。

4、外公司摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。