沈阳比高物业管理有限公司 文件编号 版 次 1. 目的 为了规范公司各类档案的整理、归档工作，特制定此规程。 2. 适用范围 适用于公司所有文件、资料的管理，包括公文、大厦资料、客户资料、管理文件与资料、财务资料、工程资料等。 3. 职责 3.1 各部门负责本部门临时文件及相关文件的存放管理工作； 3.2 办公室负责检查、督促、指导其他部门文件、资料的管理以及公司所有文件的归档管理工作。 4. 工作程序 4.1文件的归档范围： 4.1.1 人事劳资：员工档案、培训档案、工资档案。 4.1.2 经营财务：经营管理、财务管理、合同管理。 4.1.3客户管理：住户资料、回访记录、大厦文化娱乐管理、消防治安管理、清洁卫生管理、绿化管理、停车场管理。 4.1.4工程技术、设备管理：大厦接管验收资料、改造变更资料、房屋及公共设施维修（维护）资料、设备管理及技术资料、设备运行维护保养资料。 4.1.5质量管理：质量体系文件、记录、质量管理资料。 4.2文件的归档要求： 4.2.1 归档的文件资料必须字迹工整，纸张及文件格式符合公司要求。 4.2.2 归档时必须进行认真验收，并办理交接手续，同时必须确保文件资料的完整、系统、准确、真实。 4.2.3基建工程、改造工程的接管验收等必须有办公室参加，凡文件资料（含图纸等）不完整、不准确、不系统的不能进行验收。 4.2.4 归档的文件必须是原件，在特殊情况下可使用复印件，但必须附说明。 4.2.5归档文件必须进行科学分类、立卷和编号，档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。 BG/ZY-BG-05 B/0 文件名称 页 码 档案管理规程 1/5 沈阳比高物业管理有限公司 文件编号 版 次 4.3文件的归档时间： 4.3.1 财务档案在会计年审后，由财务部门保管一年，一年后由财务部门编制清单，移交办公室归档。 4.3.2各部门文书及管理资料在次年第一季度前经各部门审定，按归档要求整理后向办公室归档。 4.3.3 基建项目、改造工程的资料在接管验收后一个月内向办公室归档。 4.3.4 各种设备运行记录必须在次年一季度前整理并向办公室归档。 4.4文件、资料的保管： 每年年底对库存档案保管质量进行一次检查，核对件数，做到账物相符，做好防虫、防潮、防遗失工作，发现被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理，如系人为造成，要追究有关人员的责任。对破损或变质档案要及时进行修补和复制。 4.5档案的编号： 4.5.1 档案编号 BG/DA-××-×× 档案序号 档案类型 档案文件代号 公司代号 例：人事档案，编号为BG/DA-RS-01 HB/DA-RS-01 档案序号 人事档案 档案文件代号 公司代号 4.5.2 各类档案代号规定如下： 人事档案：RS 业主档案：YZ 工程技术档案：GC 合同管理：HT 经营管理：JY 财务管理：CW 内部文件：NB 外部文件：WB BG/ZY-BG-05 B/0 文件名称 页 码 档案管理规程 2/5 沈阳比高物业管理有限公司 文件编号 版 次 4.6档案的借阅： 4.6.1本单位人员调阅档案，需填写《查阅档案申请单》经副总经理批准后，由办公室文员在《档案借阅登记表》中登记后借出档案；外单位人员查阅档案须持所在单位介绍信和本人有效证件，经管理者代表批准办理《查阅档案申请单》后在室内阅读；非财务人员查阅财务档案须经财务部经理及总经理批准，财务人员因工作需要借阅的须经财务部经理批准。 4.6.2文书档案只阅不借，科技档案借出后15日内归还，书籍30日内归还；如需长期使用者，到期需办理续借手续。 4.6.3外借档案不得随意折叠或拆散，严禁对档案随意更改、涂写。服从档案员管理，在借阅范围内借阅，仅供阅览的档案必须在档案室内查阅，保密档案阅读后不允许相互泄露。 4.6.4借出和归还档案时，应办理清点、登记手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，不得隐瞒不报，应立即写出书面报告，并按情节追究当事人的法律和行政责任。 4.7档案的鉴定和销毁： 4.7.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行，鉴定小组由总经理、副总经理、办公室文员和劳资员组成。 4.7.2鉴定小组负责制订、修订档案保管期限表，对到期档案提出明确的存、毁意见。鉴定小组应列出需销毁档案的清单并报主管领导审批后方可进行，档案销毁时，要有鉴定小组成员两人以上监销并在销毁名册上签名。销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的将予以相应处罚。 4.7.3 鉴定工作应定期进行，原则上每年一次。 4.8 人事档案管理要求： 4.8.1 劳动合同必须遵循“平等自愿，协商一致”的原则。公司法人代表或法人代表授权委托人签订劳动合同，经公司员工本人同意，双方签字盖章后劳动合同各项条款方可生效。员工本人委托他人代签的劳动合同无效。 BG/ZY-BG-05 B/0 文件名称 页 码 档案管理规程 3/5 沈阳比高物业管理有限公司 文件编号 版 次 BG/ZY-BG-05 B/0 文件名称 页 码 档案管理规程 4/5 4.8.2 《劳动合同》文本，经双方明确权利和义务并签字后，送劳动局劳动仲裁处审查，在符合国家有关规定、法令的前提下，方可生效实施。 4.8.3 劳动合同一式两份，公司与员工各持一份，作为确定劳动关系的依据。 4.8.4 建立劳动合同管理卡片（包括工资档案），一式两份，一份装入人事档案，一份存入人事管理台帐管理。 4.8.5员工培训记录由办公室劳资员统一整理归档，对每位员工建立员工培训登记卡装入个人档案进行管理。 4.9业主资料管理要求： 4.9.1业主资料由管理部指定专人管理。 4.9.2为便于掌握各业主的基本情况，实行一户一档并结合微机管理。 4.9.3业主资料应包括房号、业主姓名、租户姓名、人员情况、室内装修情况、费用支付方式、紧急联络电话和联系人、付费情况等。 4.9.4业主档案建立后，需将所有的情况输入微机，以便及时查找，更正有关内容。 4.9.5对已离开大厦的业主档案应另存一档，不得丢弃。 4.10工程技术、设备资料管理要求： 4.10.1工程技术、设备资料由工程部指定专人管理，工程、设备等验收资料则应由办公室统一保管。 4.10.2工程资料包括工程接管验收资料、设备管理资料（包括工程竣工图、设备产品说明和使用书、设备操作规程、设备维保规程等）。 4.10.3工程资料的管理分文件档案管理和微机管理，所有的文件、资料需按分类目录建档存放，同时图纸等资料要制作电子文档备份存储，以方便调阅。 4.11经营财务档案管理要求: 按国家关于财务管理的相关、法律法规要求进行整理归档保管。 4.12质量管理文件归档管理要求: 质量管理体系文件的归档保管，按受控文件清单及记录清单中规定的保存期限定期进行归档、保存、鉴定和销毁。 沈阳比高物业管理有限公司 文件编号 版 次 5. 记录 5.1《交接单》 5.2《查阅档案申请单》 5.3《档案借阅登记表》 BG/ZY-BG-05 B/0 文件名称 页 码 档案管理规程 5/5
