收发文管理制度
收发文管理制度
为提高机关工作效率,规范公文收发工作,根据《国家机关公文处理办法》要求,特制定本制度。 本制度适用于本局收发文管理,所有收发文管理工作均由办公室统一负责管理。 办公室应指定专职人员负责公文的收文和发文工作。
收发文业务范围包括:文件、传真、电子邮件、报刊以及通过邮件、无纸化传输系统收发的政务信息等各种资料。 收发人员必须根据有关文件资料,如实填写收文登记簿、发文登记簿。 收发文件管理,按照《国家机关公文处理办法》执行。
(一)收文管理:1.收文要及时登记,统一存放文件夹处理。2.收文后,先送主要领导批示,按领导批示意见送分管领导和相关责任人阅办。一般情况下,三天内传阅完毕。3.领导批示指定专人办理的,应及时送办理人阅办。急件及时送阅或请示办理,不得耽误。4.对县委、县领导批件,责任人办理完毕后,要以书面形式将办理结果和领导批件原件一并报局办公室留存。凡阅文者均应签名,以示负责。5.办公室应做好催办、查办、督办工作。6.收文全部传阅办理完毕后,注明承办情况后及时分类存放文件柜,并认真保管,借阅的要及时督促归还,保证文件资料完整、齐全。
(二)发文管理:1.凡本单位各股(室)以局名义起草的文件,负责起草的股(室)必须按照公文规范及时认真起草,报分管领导审核把关,送主要领导审签。2.文件签发后,要及时送办公室登记、打印、再次校核无误后,交办公室盖章。公文用印坚持上不压正文,下骑成文时间。3.需要发送的文件,承办股(室)安排专人及时发送,需要签收的按要求签收,准确送达有关人员和部门,不得延误和积压。4.文件下发后,需要相关部门及单位办理的,由负责此项工作的同志及时督促办理,确保落实。5.文件印好后,将底稿和正式文件三份交办公室归档,并加强管理,确保文档完整。6.对于联合发文,属外单位主办的,由会签;属我局主办的,由承办股(室)负责到有关单位会签、盖章,并按本局发文要求办理,除留三份交办公室存档外,局领导和有关股(室)另外留存。 收发文件有关要求:
(一)对单位和职工的信件、资料、报刊、杂志,由办公室统一接收,交专人分发。 对贵重物品、汇款、邮包,要进行专门登记,并由个人签字领取。
(三)未经许可,不得随便代理收发工作,以免造成混乱。对未登记完毕的文件材料,不得先行使用、阅读。 (四)加强对秘密公文管理、严格翻印、复制、传阅范围。
公文立卷归档应严格按照《中华人民共和国档案法》和有关规定,及时将公文整理立卷,同时按照档案整理要求,将文件资料归档存查。
凡没有归档和存查价值的公文,经鉴别和主要领导批准,可以定期销毁;销毁秘密公文,应进行登记,同时由二人监销,保证不丢失、不漏销。
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