当前高职院校提升教学秘书工作质量的重要性

当前高职院校提升教学秘书工作质量的重要性

作者：金鸥贤

来源：《科技创新导报》2011年第17期

摘 要:在当前高职院校由扩大规模、提高硬件设施向深化教学改革、提升教学质量和办学水平转变的大背景下,本文从工作定位、工作内容、工作职责三个方面说明高职院校教学秘书工作的重要性,并指明当前高职院校教学秘书工作存在的问题,从而说明提升教学秘书工作质量的重要性。

关键词:教学秘书工作质量教学改革教学质量

中图分类号:G 文献标识码:Ａ 文章编号:1674-098X(2011)06(b)-0247-01

我国十一五计划期间,高职院校进入高速发展的通道。以国家示范性高职院校为例,不仅办学规模得到了扩大,基础硬件设施获得了改善,教学改革工作更是如火如荼在进行中。在高等职业教育善不发达的中国,这些变化和改革对高职院校各个岗位的工作者和学生都提出了新的要求,并且要求高职人抓住这个机遇,迎接挑战。

当前走在改革前列的部分高职院校已由扩大教学规模、提高基础硬件设施转向内涵建设,并将提升教学质量作为竞争之本。硬件竞争的空间有限,但软件即内涵建设的竞争空间却是无限。内涵建设从教师角度是不断地进行教学改革,找寻到实用、高效的职业教育模式,从教学管理的角度来说,是不断探索促进教学改革、保障和提升改革质量的体系。在高职院校内涵建设的大背景下,教学管理系统本身质量上的提升和革新同样势在必行,教学秘书作为教学管理体系中最基础的环节,在教学管理系统质量提升工程中势必是马前卒。下面就从工作定位、工作内容、工作职责三个方面来谈谈目前高职院校提升教学秘书工作质量的重要性。

高等院校就教学秘书这个岗位制定的专门管理办法中,通常指明教学秘书的岗位定位即“教学秘书工作是各学院教学教务工作的关键环节,是各种教学管理信息上传下达的桥梁,是联系学校教务处及各二级学院的纽带,是二级学院常规教学教务管理的重要岗位。”高职院校在我国起步较晚,前期办学规模较小,教务管理一般都集中在教务处,教学秘书这个岗位在很长一段时间里是缺席的。随着高职院校办学规模的扩大,高职院校纷纷设立二级学院中教学秘书岗位一职,尽管和高等院校在培养目标和办学思路上有巨大差异,但教学秘书在高职院校中的定位与高等院校大同小异,都是个学院教学教务工作的关键环节,是各种教学管理信息上传下达的桥梁,是学校与二级学院的纽带,是二级学院常规教学教务的重要岗位。特别是目前高职院校不管是从硬件还是软件上都是革新的时期,教学秘书作为革新的第一线,它的纽带、桥梁作用就特别明显。

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“教学是立校之本,科研是强校之路”,教学工作是高职院校重中之重的工作。教学秘书的工作几乎涵盖了教学工作的方方面面,大致概括为以下四个方面:(1)教学秘书必须准确了解与教学相关的各项规章制度,并且将这些规章制度及时准确地传递给有关的教师和学生,以保证学校教学工作的井然有序。同时收集教师和学生在整个教学过程中提出的疑问和建议,并对这些建议和疑问进行整理,按照有关程序及时上报,以备相关的领导能采取有效的措施,解决实际问题,提高教学工作质量和水平;(2)配合主管领导处理日常工作,协助主管领导进行教学管理工作。具体来说即学期初协助院系领导检查教师上课的到位、备课等情况;期中协助教务处和系部进行期中教学调研、检查,如教师是否按授课计划进行讲授,学生对教学的反馈信息等等,并对这些信息进行总结归纳,写出详细的期中检查报告送教务处。在主管领导的指导下,成为实际教学管理的执行者和实践者;(3)日常教学管理和教学资源的优化配置。一切日常教学管理工作都必须围绕着教学活动这个中心进行,工作实在又复杂,而且应根据教学进度表做到有计划的安排,不能出现遗漏和差错。同时,教学秘书另一项重要的工作就是对教学资源进行合理的配置和优化,盘活一切可以利用的资源,提高教学管理质量;(4)日常行政工作。教学秘书岗位行政上一般归属系部办公室,系部办公室一般也不单独设立行政秘书,因此,教学秘书同时负责了全系行政事务。随着职业技术院校规模的扩大,系部单独的接待任务增多,行政接待工作也成为教学秘书工作的重要一部分。

根据教学秘书的工作内容,相应的具有以下工作职责:(1)上令下达,必须准确有效;(2)下情上报,必须客观公正;(3)日常工作,细致高效,热情耐心。

以上三个方面直观地反映出教学秘书岗位在整个教学工作中的重要性是不容忽视的,并且教学秘书工作的质量好坏直接影响了整个教学工作的好坏。实际上,目前高职院校教学秘书岗位在定位、内容、职责上都存在不同程度的问题,这样的问题直接影响了教学秘书的工作质量,进而影响了整个高职院校教学管理工作的质量。

中国大部分高职院校都经由几所中职院校合并升级而成,建校时间短,教学管理体系在很大程度上沿袭了中职模式,将教学秘书更多地定位在教学服务者上,并未意识到随着学校办学规模的扩大和教学改革的深入,高职院校的教学秘书已经从一个单纯的教学工作服务者上逐渐转变成为了一个教学管理者,是教学管理领导的左右手和教学管理的第一执行者。目前高职院校不能将教学秘书定位在教学管理者为主教学服务者为辅上,这就导致教学秘书不能很好地学习理解学校的相关和精神,不能及时准确地传递信息至系部和教研室,也不能客观公正地反馈教师学生的情况和意见;更不能有效地协助教学领导对日常教学工作进行管理,不能实现监督和促进作用。

在工作内容上,当前高职院校的教学秘书实际上是身兼行政秘书一职,这种行政上归属办公室,工作事务上隶属教务处的情况,时常导致教学秘书身陷行政工作而不能专心于教学管理和服务工作,不能提高教学管理工作的质量,而直接影响高职院校教学管理工作的质量。

高职院校教学秘书整体素质不高,教学秘书本身对这个岗位认识不足,往往也将自身定位为琐碎日常教学事务的服务者,对自身教学管理者身份浑然不知,也就谈不上做好上令下达、下情

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上报的工作。另外,几乎所有的高职院校没有对教学秘书进行专门的培训,也不能为他们提供相应的培训学习机会,这使为日常琐碎事务忙碌的教学秘书陷入“学而不思则罔,思而不学则殆”的恶性循环中。也让教学秘书在漫无边际的庞杂工作中出现消极、疲倦,不能很好的履行职责。这对日新月异的高职院校来说无疑是有害的,特别是对处于教学改革前沿的高职院校来说,原本是第一线动力的教学秘书,反而会成为教学改革的第一阻碍力。

鉴于教学秘书岗位在当前高职院校教学管理的重要性和存在的问题,我们有必要进一步提升教学秘书的工作质量,并寻找可行的办法来切实提高教学秘书的工作质量以促进教学改革、提高教学管理质量,提升高职教育水平。