行政部文件管理编号规范

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规

范

*****************公司

二零一零年五月

北京****************公司 SZ-RR-文件编号规范-A/0.1

目 录

第一章 目的................................................................................................................................... 1

第二章 使用范围........................................................................................................................... 1

第三章 编号办法........................................................................................................................... 1

1.公司名称及项目名称约定.................................................................................................... 1

2.日期表示................................................................................................................................ 1

3.文件版本编号........................................................................................................................ 2

4.技术文件命名........................................................................................................................ 2

5.其他文件的编号.................................................................................................................... 3

5.1 公司规章制度和管理文件........................................................................................ 3

5.2 合同协议.................................................................................................................. 3

5.3 传真.......................................................................................................................... 4

5.4 电子邮件的命名规则................................................................................................ 4

5.5 外来文件.................................................................................................................... 4

5.6 对外发文.................................................................................................................... 5

5.7 会议纪要.................................................................................................................. 5

5.8 其它文件.................................................................................................................. 5

北京****************公司 SZ-RR-文件编号规范-A/0.1

第一章 目的

为确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和

控制，保证公司文件体系有效运转，特制定本规范。

第二章 使用范围

本规范适用于公司文件的编号管理和控制：

1.技术类文件：是指在公司的销售、服务等各个环节中与技术有关

的各类文件和资料；

2.其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；

3.编号文件包括纸介文件以及电子文件。

第三章 编号办法

1.公司名称及项目名称约定

公司全称为：北京*********

本组织简称：

项目简称：

2.日期表示

格式：yyyy-mm-dd 或 yyyymmdd

yyyy:用四位数字表示公元年份，如 2005 表示公元 2005 年。

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mm:用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如 03

表示 3 月。

dd: 用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如

15 表示第 15 号。

例如：

2003-10-27 或 20031027 表示（2003 年 10 月 27 日）

3.文件版本编号

下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：

A.起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。

B.版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1,

0.1.1, 0.1.1.1。一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自

1.0。 版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。

C.项目可以根据需要将版本编号晋升为 2.0，2.1, 2.2 等。

4.技术文件命名

格式：***-vnn-(AA-)BB-yy

***:项目缩写。

nn:版本号。

AA:子项目名称。

yy:文件版本号。

BB:工作过程名称：

例如：

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***-v1-需求说明书-0.1.1 ***-v1-系统测试计划-2.0

5.其他文件的编号

5.1 公司规章制度和管理文件

公司规章制度和管理文件的编号格式为：***(-DN)-TT.AB-SS/dd

DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于

公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，

则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。

TT：大写英文字母，文件类型：

RR — 规章制度，指公司颁布执行的各种规章制度；

QS — 质量管理文件，公司运转过程中的各类文件和记录。

AB：文件名称 SS：文件属性

存档：A 属性； 保密：H 属性

dd：文件版本号。

例如：

***-RR-考勤管理规范-A/1.1.2

5.2 合同协议

合同协议的编号格式为：yyyy ***-T-nnn

yyyy：阿拉伯数字，签订合同的年份；

T：合同类型

S-销售合同 P-采购合同 C-合作协议 H-劳动合同 O-其它合同

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nnn：合同流水号，流水号每年 1 月 1 日自动归 0。

5.3 传真

发出的传真编号结构为：***-AA -R/S–BB-yyyymmdd-nn

AA： 人员姓名；

BB：传真的主题（不超过 15 个汉字）；

nn：流水号；

yyyymmdd：表示日期。

R 表示收到传真，S 表示发出传真。

传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其

复、并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。

例如：

***-张三-R-需求的回复-20100314-01 （表示在 2010 年 3 月 14 日收到从发来 的传真，主题为“需求的回复”。）

5.4 电子邮件的命名规则

电子邮件需要归档管理时，按传真的命名规则命名。

5.5 外来文件

外来文件结构为***-RM-AA-yy- nnnn

AA： 文件种类编号:

RM：需求相关

yy：文件来源编号:

nnnn：文件流水号。

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例如：

***-RM-公司操作手册-01-0001

5.6 对外发文

指公司发给公司外部的通知、公函等。

对外发文格式为：yyyy ****（外）文字第 nnn 号

yyyy：阿拉伯数字，发文的年份

nnn：流水号，每年 1 月 1 日自动归 0。

5.7 会议纪要

指公司内部会议的记录等。文件格式为***-yyyymmdd-M-AB-dd

yyyymmdd:日期。

AB：会议主题（不超过 15 个汉字）。

dd：阿拉伯数字，文件流水号。

例如：

***-20030314-M-周例会-0001

5.8 其它文件

项目周报:***-vnn-yyyymmdd-周报-AB

周工作计划:***-vnn- yyyymmdd -周计划- AB

工作任务单:***-vnn- yyyymmdd -任务单- AB

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工作日报:***-vnn- yyyymmdd -日报- AB

nn:版本号；

yyyymmdd:日期；

AB： 人员姓名。

例如：

***-v1-20030312-周报-张三 ***-v1-20030312-日报-李四 第 6 页 共 6 页