文书档案新规则整理方法

用新方法整理文书档案的一些体会

文书档案整理的新方法实际上是指档案立卷时采用了件盒级而非原用的案卷级立卷方式。然而不管是何种方式档案始终不能背离利用、整理、保护的原则哪种方式能取得更好的效果就应该选择哪种方式来进行管理。

传统的文书立卷方法即案卷级立卷方法是建国以来延用前苏联的档案整理方法1。建国之初前苏联在列宁领导下制订了一系列关于档案方面的法令为我们新中国档案制度的建立提供了借鉴。我们曾聘请一批批苏联档案学专家来我国传授档案学知识与档案管理经验也派出很多人到前苏联学习档案工作的知识和经验。经过数代档案管理者理论与实践的结合形成了案卷级立卷方法。在那个历史背景下采用这种方法使我们国家得以保护了大量的档案这是值得肯定的但随着计算机现代化管理手段大量应用于公文处理和档案管理它在分类组卷、整理装订和检索利用等方面明显出现繁琐、复杂和效率低的缺点给档案人员带来了相当大的困难业务部门也难以掌握。为了更科学地管理好文书档案国家档案局于2000年修订了“归档文件整理规则” (DA/T22-2000)中国科学院也于2006年4月下发了“文书档案建档规范”(ZKY/B002-4-2006)在这些规定中明确规定了归档文件按照文件自然形成的规律以“件”为单位进行整理。

我所从2003年开始用新方法整理文书档案下面我谈一下自己利用新方法整理文书档案的过程与大家探讨交流一下。

文书档案经过立卷部门初步立卷后于次年的六月前移交到综合档案室。

文书档案自实行新规则后必须重新制定档号我所档号构成如下

档号=档案代号+年度+保管期限+(分类号+顺序号)

举例

一、分类调卷

我所文书档案的分类方案是按问题分类即综合管理类、综合统计类、规章制度类、党群纪检类、人事教育类、科研管理类、外事管理类、技条基建后勤管理类、安全保密类、公司管理类十大类能够涵括我所所有事务活动。有些单位是按部门分类这样产生的后果是如果部门进行调整、工作性质有交叉后不利于档案分类的连续性。 将兼职档案员所立案卷认真检查按分类方案比对调整后再按我所文书档案保管期限表对每一类中的档案保管期限进行调整。

二、装订

一般按一份文件为一件进行装订批复和请示可装订为一件若太厚也可分为两件同样正文和附件、正本与草稿、来文与复文都可视情况分别装订。不过在文件排序时就应相对集

中放在一处若是完成立档工作后才归来的文件也可放在最后不必改动前面的档号。 在装订方式上可用不锈钢订书钉装订若过厚才采用三针法线装。

三、加盖档号章编页码

在每一件的右上角加盖文书档案档号专用章填写其中内容内容包括全宗号、年度、室编件号、机构或问题分类号、保管期限、馆编件号六项这里着重是室编件号的填写室编件号一定要从不同分类、不同保管期限的最低一级顺序从“1”开始标号比如永久保管综合管理类档案有10件那么就从“001”编至“010”长期保管综合管理类有档案10件那么又从“001”编至“010”这样编制的好处是有新增加档案可以从最后顺序加入而不影响前后其它档案的档案号。 逐件从“1”编页码。

四、录入

将文件目录以“件”的方式录入计算机以便查询。

五、档案盒

根据不同分类不同保管期限的档案厚度选择相应的档案盒原则是同一分类同一保管期限的档案装在一个盒内但某一分类档案过少时也可多个分类的档案放入同一盒内在盒脊处“机构问题”栏处相应地标明多个分类号。

六、备考表

将备考表填写好后放入每盒的最后页。 经过上述五个步骤一年的文书档案就整理完毕

了显而易见新方法整理档案有如下优点

1.整理方便快捷。每件加盖档号章及用订书钉装订的时间远远低于原来案卷组卷时每卷加封面封底、拟写50字以内的案卷标题、用线装订的时间档案整理的效率提高了。

2.利于保密。新方法整理后的档案可以针对性较强的借阅利用某一档案而不必因为利用一件而借出一卷利于档案的保密。

3.充分利用档案室保存空间。取消了案卷封面封底而且可以多个分类档案放入同一卷盒中这样充分利用了档案盒的空间进而节约了档案室的保存空间随着日后档案的增加这一优势会更加明显。

4.容易调卷。分类错误或档案进馆时档案存在调卷的问题案卷级组卷方式在这方面就尤为麻烦而且容易破坏档案而调整件盒级组卷时就只须改变一下排列件号相对容易了许多。

5.查阅方便。在计算机中输入关键词进行查询更为快捷直观。

缺点新方法要求将档号章直接盖在档案上这个做法我认为有些不妥值得探讨