信息时代高校办公室档案管理工作的创新

并从积极创新管理机制和服务理念、坚持人才队伍建设等

方面提出了档案管理工作的创新途径。关键词：信息时代；办公室档案；管理档案管理是高校办公室工作的重要组成部分，在 信息化背景下高校办公室的档案管理信息化建设也被

提上日程。要注重档案管理电子介质管理方面的创新， 从传统的手工管理占据主导位置变为自动化管理。就 当前高校办公室档案管理的现状来看，尚存在一些问

题亟待解决，这些问题阻碍了档案管理自动化的进程。 因此，要注重高校办公室档案管理工作的创新，合理

有效地运用现代化信息技术开展档案系统化建设，充 分发挥办公室档案管理的价值，为高校整个管理水平

的提升打下坚实的基础。信息时代高校办公室档案管理工作概述（一） 信息时代高校办公室档案管理工作的特点档案是记录高校发展历程的重要材料，能够为高

校发展提供全方位的服务。在信息时代，高校办公室 档案管理工作的特点表现在以下几个方面：其一，办

公室档案管理信息化要遵循档案管理部门制定的政策， 不能违背高校办公室管理的相关规定。其二，在信息

时代，办公室档案管理工作要从实物档案转化为电子

档案，这是信息化档案管理的重要标志。其三，与实 物档案相比，电子档案的应用效率更高，这也是信息

化管理的优势所在。（二） 信息时代高校办公室档案管理工作的意义信息时代下，高校办公室档案管理通过运用计算

机技术提升了档案管理的成效，方便档案的收集与归

档工作，改变了传统档案管理模式，是档案管理的创

新。档案管理人员通过操作相关软件对资料进行增减、

变更，工作效率大大提升。而且高校档案信息化还可 以促进新型管理方案的落实，在很大程度上节约了人

力与财力。高校的发展要求档案管理也要跟上时代发

展的步伐，必须要从信息化管理方面下功夫，为高校

的可持续发展提供保障。二、信息时代高校办公室档案管理工作存在的问题（一） 高校办公室档案管理组织和体系有待完善

在当前形势下，高校办公室档案管理存在的问题不如忽视，部分高校在实际工作中过分依赖地方行政

部门，没有有效结合高校实际建立符合要求的档案组 织和管理体系。还有一部分高校建立了相关的档案组 织，但并没有真正重视这项工作，将档案管理放在可

有可无的位置，各部门之间的沟通和交流不顺畅，存

在档案信息流失现象。缺乏完善的组织和制度成为高 校办公档案管理信息化的一大阻碍。（二） 高校办公室档案信息化管理人员综合素质

有待提升作为高校档案管理的主导者，人才的重要性不言

而喻。档案管理信息化工作的开展主要是依靠人展开， 信息技术的飞速发展要求人才的素质必须跟得上，而 档案管理自动化也要求档案管理人员必须能够与时俱

进。纵观当前高校档案管理人员现状，由于受到机构

编制等因素的影响，档案管理人员的更新较慢，现有 人员缺少专业化的培训，导致文化软实力受到了限制， 专业性不强加上管理技能不到位，缺乏专业与管理技

能于一身的核心人才势必会影响高校办公室档案管理 信息化工作的开展。（三） 高校办公室档案信息化管理安全意识不到位MS.fi. «1： 2019.11 / 81Archives Management 档案管理信息化高速发展的今天，高校办公室档案管理的 工作环境在不断优化，档案管理理念上也开始有所转 变。但在看到成绩的同时，也不能忽视档案信息化管 理的安全问题。通过互联网技术进行办公室档案管理

工作能够大幅度提升工作成效，让档案管理变得更加

方便，但互联网安全一直是业界所担忧的问题，一旦 受到黑客的攻击或者计算机受到病毒感染等都会影响

到信息安全。由于有些高校办公室档案管理是由一些 非专业人员担任，缺乏必要的计算机技术知识，信息

安全意识淡薄，会导致办公室档案管理中的一些重要 信息存在泄露的风险。信息时代高校办公室档案管理工作的创新措施三.(-)创新办公室档案管理机制要结合实际，积极完善高校办公室档案管理的信

息化工作，创新档案管理机制。在信息时代，通过互 联网技术从档案信息材料的收集、整理以及归档等步 骤都有相应的管理机制，让办公室档案管理信息化变

得更加标准和专业。有条件的高校可以建立自己的档 案管理系统，把一些价值较高的资料放入系统，完善

大纲，确保系统的可操作性。注重信息安全，运用专

业化的杀毒软件拦截病毒。在原有的管理模式下进行 继承和创新，坚持科技创新的源动力，探索大数据与“互 联网+”的融合。利用云计算、大数据、智能终端等

技术构建智能化的档案管理平台，通过此服务平台同

时进行线上线下的档案管理活动。(-)创新办公室档案服务理念第三产业在崛起，高校办公室档案管理也要挣脱

传统工作模式的束缚，坚持“以人为本”的服务理念，

办公室档案管理最终是为高校的发展服务。在新媒体 发展迅猛的势头下，办公室档案管理也要能够结合各

种新媒体的特点，通过高校官方网站、微信、微博等

方式运用多样化的途径进行互动与交流，有助于档案 信息的采集与整理以及服务内容的拓展，积极构建多

样化的服务渠道，满足多样化的需求。创新办公室档案管理人才建设(三)人才建设是信息时代高校办公室档案管理工作的

82 / 2019.11 虫址 4U基础和保障。要选拔一批专业化的档案管理人才，真

正做到“三破三立”，即破除传统人才观、破除人才 就是全才的理念、破除人才就是完人的理念，积极树

立尊重人才、知人善任以及正确的真才实学观念。建 立完善的人才选拔机制，秉着客观公正的标准，不拘 一格，选拔出档案专业知识和计算机知识于一身的复 合型人才。要釆取因人定岗的做法，根据办公室档案

管理岗位需求来培养人才，留住那些适合该岗位的人 才，采用竞争机制实现岗位与人才匹配的目标。此外，

要对现有档案管理人员进行必要的培训，包括档案管 理专业知识、计算机知识等，鼓励其自学充电，提升

自我，并将培训的成果与档案管理人员的晋升、福利

待遇结合在一起，激发其参与培训的热情。在信息时代，先进的互联网技术为公众的生产生

活提供了很大的便利。高校在发展过程中也离不开信

息技术的支撑，办公室档案管理也搭上了科技的快车， 出现了很多高效、便捷的管理方式，让原本繁琐、复

杂的档案管理变得轻松、高效。在新时期，要认识到

办公室档案管理信息化进程中存在的问题，并积极创 新管理机制和服务理念，坚持人才队伍建设，从而为

高校办公室档案工作的有序开展打下坚实的基础。参考文献：⑴刘倩.信息时代高校办公室档案管理工作的创新研究［J］.新经 济,2018(15):125.［2］李莉.如何创新信息化时代的学校档案管理工作［J］.现代交

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