现代化管理环境中档案管理人员的角色转换

档案管理现代化给档案部门带来的机遇之一，就是在这种现代化管理环境中，档案管理人员改变传统的角色定位，而把自己的工作与更大范围的信息服务联系起来，从而使社会把目光投向在传统的手工管理环境中常常容易被忽视的档案管理领域。 一、走入合作圈，建立新的伙伴关系

促使档案管理人员走出原来单一狭小的工作环境，走入合作圈，建立新的伙伴关系，其原因是多方面的。概括起来，我们可以从以下两个方面来阐述。

第一，档案管理现代化环境的建立与档案管理现代化软硬件的开发与选配，单靠档案部门已经不可能完成了，档案部门将不得不借助其他部门的力量来实现。事实上，从中外档案管理现代化的起步来看，无一例外地是借助于其他部门的力量来实现的。比如，目前的档案管理系统的应用软件，大多数是档案部门委托软件开发公司、或与它们合作开发出来的。另外，档案管理现代化逐渐成为一个趋势，融入社会信息化进程中去，使得档案管理现代化领域成为一个非常巨大的市场。其设备、技术既有通用的，但更多的是具有自身特点的，需要专门开发、设计。因而，许多专业技术人员、软硬件设备公司都注意到了这个有着巨大潜力的市场，促使他们投身于档案管理现代化领域中。因而，档案管理部门、档案管理人员将越来越需要与他们保持联系，进行合作，建立崭新的伙伴关系。

第二，电子文件的产生与管理，将从根本上突破的束缚，把档案管理部门和管理人员与文件制作、办理部门和人员更紧密地联系起来。电子文件的产生，淡化了文书工作和档案工作的界限，其新型的生命周期设计、形成和维护三种密切相关的运动阶段，使得档案部门和档案人员不能像传统工作环境中的那样坐等档案上门，而必须主动走出去，提前介入，以达到前端控制的目的。这不仅仅是理论的需要，更是实际的需要。国际档案理事会电子文件委员会认为，档案馆应在归档文件的整个生命周期，指导和监督由其他参与者采取的措施，这些参与者汇集了文件的责任者、管理员以及制定法规和行为准则的领导和调配资源的负责人。同时指出，档案馆单干是成功不了的，只有联合一个或数个机构才能处理好电子文件。为此要建立新的伙伴关系，档案馆将其关注的中心从传统的伙伴，如文件管理员和史学家扩展到所有关心文件和归档工作，表面上似不协调的人员，如律师、检验师、安全负责、科学家和计划管理员。

国际档案理事会电子文件委员会的观点清楚地说明了：在电子文件管理中，档案工作将不再是档案部门独家经营和档案人员独善其身的行为了，而是必须走出去和请进来，结交新朋友共同完成工作目标的协作精神。具体地说：

（一）档案人员与文件形成者的关系将进一步密切

在文件和档案一体化管理中，事实上我们已经很难分辨文书工作和档案工作的界线；而进入电子文件管理系统，两者将进一步交融，密不可分。而且档案人员也将比以往更需要得到文件形成者的支持和帮助，这是因为‘电子文件的形成过程’不仅对于日后的可保存性、可利用性具有重要意义，它还是证实该文件原始性、证据性的基本依据。 （二）档案部门将离不开信息技术专家的指导和帮助

目前档案管理系统的开发、维护都由专业的信息技术人员完成，档案人员难以独力承担这方面的任务。事实上，文件、档案工作者的管理思想需要通过信息技术人员的专业化工作来实现，在双方水融般的合作中才有可能开发出性能优良的档案管理系统；而另一方面，在系统的运行过程中出现的一些新问题，随时需要信息技术人员的解决。比如电子文件的产生、管理和利用无一不依赖于计算机技术、通信技术的发展。因此，档案部门与信息技术人员必须保持密切友好的合作关系。

（三）档案部门将更需要法律、安全方面专家的支持

从世界范围看，支配信息的产生、管理、利用和保管各方面的立法，严重滞后于信息技

术的快速发展，电子文件和电子档案管理方面的立法尤以为甚。在多数国家，人们制订档案法只考虑纸质文件，并只以档案机构及其职能的简单模式为基础。