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区县档案馆档案展览形式探索

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区县档案馆档案展览形式探索

档案展览是档案收藏部门按照一定的主题,以展出档案原件或其复制品的方式,系统地揭示和介绍档案馆(室)藏中有关档案的内容与成分的一种具体服务方式。它涉及到策划、选题、编排、制作、宣传以及组织管理等方方面面的工作,从一定意义上讲是档案馆的一项综合性研究开发利用工作,是提升档案馆自身形象和地位的一种有效途径,尤其是在一些经济状况相对较好、工作先进的档案馆,档案展览几乎成为和档案查阅利用、编研出版成鼎足之势的档案信息开发利用的主渠道之一。但对区县档案馆而言,由于馆藏档案的数量有限,档案时间跨度短,不容易提取出能支撑一个大展览的内容;再加上资金短缺、场地狭小等原因,要举办一场上档次、有品味的档案展览难度相当大,存在先天不足的弊端。但档案展览既然是一种信息资源开发利用的有效途径,区县档案馆就不可能置之不用,只是应该努力去探索一种适合其自身发展条件的展览形式。笔者以为,区县档案馆只要在选题、制作、展览场地等方面多下功夫,仍然可以克服困难办出独具特色、魅力,吸引观众的档案展览来。 首先,选题要紧贴现实,创意策划

要想所办展览吸引观众、打动观众、具有魅力,必须要有“档案”味,具有历史厚重感,而这首先取决于它是否有好的选题、好的创意。就区县档案馆而言,务必根据馆藏档案数量有限、时间跨度短等实际情况,匠心独运,力争选取那些具有高度敏感性、可读性的单一而精

练的题材,切忌贪大求全,面面俱到;并且要根据形势和任务的需要,紧扣转瞬即逝的民众需求和社会热点,对展览的主题思想进行创意性的策划。如此这般,档案展览即可做到特色鲜明,具有份量和看点,以最大限度地满足观众的求知欲和好奇心。如可配合今年抗战胜利60周年,选定馆藏档案中有关本地抗战内容的材料进行策划,这将给观众留下深刻印象,收到很好的社会效果。 其次,选材以馆藏为主,征集为辅

档案展览是以场地为平台、以展品为依托,首先从视觉上感染、打动观众的艺术,个性鲜明、丰富多彩是对参展材料的基本要求。由于区县一级档案馆成立时间普遍不长(多数不足40年),馆藏档案起始时期不远(前档案甚少),加上严肃的党政文书档案占多数,这都给档案馆举办精品档案展览带来一定困难。因此在选材时,不能仅仅局限于馆藏档案,还需放宽眼光,辅之以对外征集。众所周知,在通常情况下,区县档案馆开展征集工作有相当大的难度,但借举办展览之东风,特别是承办、下达的重大档案展览任务时,由于有“尚方宝剑”在手,开展征集工作则比平时顺利得多。更何况经过整合后的参展材料不仅能使一时的展览受益,而且能转化为自己的馆藏而使档案馆今后的工作长期受益,这实在是一件双赢的事情。 第三,展板宜小型轻便,制作精美

区县档案馆举办展览,由于受经费、场地的,无力也不宜制作大型而固定的展板,只宜制作有固定支撑结构、可立放于地面的小型展架,展架上再固定可随时更换内容的展板,这样既可以节约

经费又方便移动且可随时更换展出内容。在制作展板内容时,为确保档案安全及便于展览过程的管理,既不需展出档案原件,也不需展出档案复制件,只需对所选用的档案原件进行扫描,再结合相关文字说明进行编排后,即可送到广告公司进行“喷绘”或“写真”,再固定于展架表面即可。整个展板设计、制作可与广告公司的专业设计人员协作,力求简洁明快,重点突出,色彩鲜艳,精美大方,以增强视觉效果,吸引观众的注意力。

第四,展览形式宜灵活,不宜固定

一般说来,档案馆可根据任务和场地以及观众对象确定展览形式。既可作固定形式的传统展览,也可作流动形式的巡回展览;既可在档案馆、博物馆、展览馆等场所展出,也可到各单位办公地点、工厂、学校、车站、商场、会场、居民小区等人流集中的公共场所展出;还可以利用报刊、杂志、电视媒体等广为转载。在经济条件较好、现代化进程较快的区县档案馆,还可在因特网上开辟网站,让网民足不出户就可浏览档案展览。如此灵活多样的档案展览形式已经突破了时空的局限,可以最大限度地发挥展览的功效。 第五,管理可精简粗放,以节约成本

区县档案局、馆合一的使得人手历来偏少,多则十几人,少则几人。要保证局(馆)所有工作的正常运转,一般是一人身兼数职,不到万不得已,工作人员不能轻易离岗。在举办档案展览的前期准备环节(如选题、选材、制作展板等),可就在馆内进行(除派人外出征集材料之外),工作人员可兼顾本职工作;而展板外出展览期间,

在人手严重紧缺的情况下,又如何确保本职工作和展览业务两不误?笔者以为,由于展板内容无档案原件或复制件,不涉及档案安全问题,这就大大降低了展览过程的管理难度,平时展览最多派两人布置和收放展板,展览中最多留一人值守管理,甚至无人值守,托付展场附近人员代为照看一下也不会有什么大碍,这就最大限度地节省了人力、物力和财力,以保证局(馆)机关工作的正常运转,达到了精简高效的目的。

按上述思路举办展览,所花费用应该在区县档案馆可承受范围内。由于档案展览属公益事业和文化性质,与商业展览不同,可与场地所有单位协商,无须花钱租展区,其直接费用就只有展板的设计和制作费用。一般而言,一个1米宽、1.5米高的不锈钢展架的费用在300至400元之间,4个展架只需1500元左右,而且以后还可重复使用;一平方米的“喷绘”或“写真”的单价为20元左右,一个1×1.5米的展板只需30元,4个板只需120元;加上外出征集档案资料的交通、差旅、复制、收购等费用,平均一次展览的费用可控制在500至1000元以内。用最多1000元的有价展板去换取无价的档案馆知名度和档案透明度,应该是物有所值的。况且档案馆还可与展览内容相关单位进行协商,共同承担一定的费用,还可进一步减少成本。

总之,举办小而精的档案展览是新形势下区县档案馆的最佳选择,是档案馆社会功能的进一步延伸。档案本是来自于“民”,档案展览面向社会公众,是档案用之于民、回报社会的一种积极做法,是档案馆工作与时俱进的具体表现。它在为中心工作服务,为现实服务产生积

极的社会效益、经济效益的同时,也增强了档案工作的透明度,激活了档案馆的各项工作,促进了档案事业健康发展。因此,档案展览方兴未艾,将会越办越好。

作者简介:余涛,重庆市涪陵区档案局干部,馆员。 王小兰,重庆市涪陵区档案局干部,馆员。

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