财务档案管理制度

财务档案管理制度

一、目的：

为了增强公司财务档案的科学管理， 成立、健全会计档案的管理制度， 完美财务档案管理工作，使其规范化、系统化，特拟订本制度。二、合用范围

本制度用于财务部档案的管理。

三、档案管理职责

财务部负责档案的整理、编号、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完好、保密负责，关于应该入库保留的资料应实时入库纳入管理。四、财务档案定义

会计档案是指会计凭据、 会计账簿和会计报表以及其余会计核算的资料， 它是记录和反应经济业务的重要历史资料和凭据。五、会计档案范围

包含会计凭据、会计账簿、会计报表以及其余会计核算资料等四个部分。

（一）会计凭据

会计凭据是记录经济业务， 明确经济责任的书面证明。 它包含自制原始凭据、外来原始凭据、 原始凭据汇总表、 记账凭据、记账凭据汇总表、 银行存款（借钱）对账单、银行存款余额调理表等。

（二）会计账簿、

会计账簿是必定格式、互相联络的账页构成，以会计凭据为依照，全面、连

续、系统地记录各项经济业务的簿籍。 它包含按会计科目设置的总分类账、 各种

明细分类账、现金日志账、银行存款日志账以及协助记备查簿等。

（三）会计报表

会计报表是反应公司财务状况和经营成就的总结性书面文件， 有主要财务反应指标快报，月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包含财产欠债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务状况说明书等。

（四） 其余会计核算资料

其余会计核算资料属于经济业务范围，与会计核算、会计监察密切有关的，由财务部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务

清点汇总资料、 审定资本定额的数据资料、 会计档案移交清册、 会计档案保留清

册、会计档案销毁清册等。 会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、

程序言件及其

他会计资料均应视同会计档案管理。

六、会计档案的装订和保留

会计档案的装订：会计档案的装订主要包含会计凭据、会计账簿、会计报表

及其余文字资料的装订。 会计凭据的装订， 一般每个月装订一次。 装订好的凭据按年分月妥当保留。

（一）会计凭据装订前的准备工作：

（1）分类整理，按次序摆列，检查日数、编号能否齐备；

（2）摘除凭据内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭据大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完好；

（3）整理检查凭据次序号，若有颠倒要从头摆列，发现缺号要查明原由。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、薪资、奖金发放单能否随附齐备；（二）会计凭据装订时的要求：

(1)装订尽可能减小所占部位，使记账凭据及其附件保持尽可能大的显现面，以

便于过后查阅。

(2)凭据外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账

凭据；

(3)装订凭据厚度一般为 3 厘米，装订坚固，雅观大方。

（三）会计凭据装订后的注意事项：

(1)每本封面上填写好凭据种类、起止号码、凭据张数。

(2)在封面上编好卷号，会计凭据装订成册后，装入会计凭据档案盒以便妥当

保护。按编号次序入柜，并要在显现处注明凭据种类编号，以便于调阅。

(四 )会计档案的保留要求。

（ 1）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，四周应备

有防火器械。

（ 2）会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按次序码放齐整，以便查找。 （ 3）会计档案室内应常常保持洁净卫生，以防虫蛀、防鼠咬。

（ 4）会计档案室保持通风透光，并有适合的空间、通道和查阅的地方，以利查

阅，并防备湿润；

（ 5）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防破坏损失、消

（ 6） 会计电算化档案保留要注意防盗、防磁等安全举措。

散和泄密；

（五）档案保留限时

（ 1）原始凭据、记账凭据、汇总凭据

15 年

5 年

（ 2）银行存款余额调理表和银行对账单

（ 3）日志账 15 年。此中：现金和银行存款日志账 （ 4）明细账、总账、协助账 15 年

25 年

（ 5）固定财产报废清理后固定财产卡片及清单保留 （ 6）主要财务指标报表（包含文字剖析） （ 7）月、季度会计报表（包含文字剖析） （ 8）年度会计报表（包含文字剖析）

5 年

3 年 5 年

永远

（ 9）会计档案保留清册及销毁清册永远 （ 10）主要财务会计文件、合同、协议 永远七、

财务信息化档案

（ 1）财务信息化会计档案的涵义：财务信息化档案指储存在计算机、磁盘、光盘、打印出来的书面等形式的 会计数据；会计数据是指科目系统、各种编码、各样应用方案、记帐凭据、会算帐簿、会计报表（包含报表格式和计算公式）等数

据；

（ 2）财务信息化会计档案的查阅、 外借和拷贝一定经本单位财务负责人的赞同，

重要数据一定经总经理赞同。重要数据是指对公司拥有重要影响的数据。 （ 3）对财务信息化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会 计档案应准备双份，寄存在两个不一样的地址。

（ 4）采纳磁性介质保留会计档案，要按期进行检查，按期进行复制，防备因为磁性介质破坏，而使会计档案丢掉。

八、会计档案的借阅

(一)财务人员因工作需要查阅财务档案，须按规定次序实时送复原处，若要查阅

入库档案，一定办理有关借用手续。

（二）公司所属公司及部下各单位若因公需要查阅财务档案， 须经本单位领导赞同，经计划财务部负责人赞同，方能由档案管理人员招待查阅。

（三）外单位人员因公需要查阅财务档案时， 应拥有单位介绍信， 经计划财务部负责人赞同后， 方能由档案管理人员招待查阅， 并由档案管理人员详尽登记查阅财务档案人的工作单位、查阅日期、财务档案名称及查阅原由。

（四）借阅会计档案人员不得在模卷中乱画、标志、拆开原卷册，也不得涂改抽换、携带出门或复制原件 （若有特别状况， 须经领导赞同后方能携带出门或复制原件），并限时送还。

（五）因为会计人员的改动或会计机构的改变等原由， 财务档案需要转交时， 须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人署名或盖印。九、会计档案的销毁

（ 1）会计档案保留期满，需要销毁时由档案部门提出销毁建议，会同财务部门共同判定、假造会计档案销毁清册， 经公司领导审察， 报请上司主管单位赞同后方可予以销毁。

（ 2）会计档案保留期满，但此中未了却的债权债务的原始凭据，应独自抽出，另行立卷，由档案部门保留到结清债权债务时为止； 建设单位在建设时期的会计档

和行政部共同派员监销， 会计档案销毁后经办人在 “销毁清册” 上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销状况写出版面报告一式两份，一

案，不得销毁。

（ 3）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐个清点查对；由财务部

份报本单位领导，一份纳入档案备查。

（ 2）本制度自公布之日起履行。 十、附则

（ 1）本制度有财务部负责拟订，解说和订正；