办公自动化系统管理办法

办公自动化系统（OA）管理办法 第一章总则

第一条为加强集团办公自动化系统（以下简称OA系统）管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，结合工作实际，制定本办法。

第二条系统的应用分两个阶段：

第一阶段为试运行期，自年月日正式开始，集团实行办公业务双轨运行，即原有工作流程和OA工作流程同时进行，试运行期为。

第二阶段为正式运行，自年月日起系统投入正式运行。

第三条 OA系统，主要运用于集团总部各部门、各下属公司之间的日常办公。

第四条 OA系统内容包括等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

第五条OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位员工工作事项的处理时限、延误情况进行记录，员工使用OA系统进行协同工作的情况将纳入该单位（部门）年度考核范围。

第六条本办法适用于集团总部各部门、各下属公司。 第二章管理机构

第七条集团行政办负责办公OA系统的规划、推广、维护和检查考核工作。其主要职责为:

（一）根据领导指令，办理系统使用公司或部门的注册、名称变更、撤销等相关手续；

（二）制定OA具体工作规范和制度；

（三）征询各使用单位的意见和建议，协调解决员工在使用过程中出现的新情况、新问题；

（四）开展相关培训工作； （五）其他相关工作。

第八条根据实际，行政办指定一名工作人员具体负责OA运行维

护工作（OA管理员）。

第三章使用单位

第九条使用单位为集团总部各部门、各下属公司。使用人通过OA系统用户和密码登陆。

第十条使用单位需新增或减少用户的，应履行审批手续，经所在公司或部门负责人同意后交行政办审核，行政副总同意后由行政办OA管理员负责实施。

第四章使用人员

第十三条 OA系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

第十四条系统使用人员的账号密码（口令）必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需按照规定的使用期限进行修改，不得与其他使用人员名（账号）相同。使用人员取得用户名和初始密码后，应在OA系统的个人设置中对登陆密码进行修改，避免他人使用。若密码遗忘、丢失，应向行政办提出申请，恢复初始密码。

第十五条个人信息的完善。使用人在OA系统的个人设置中，应对联系方式、电子邮件等个人信息进行添加完善。

第十六条为保证各类业务有序开展，集团领导、公司领导、部门主管原则上应该全天在线，其他工作人员至少每天上、下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。

第十七条使用人员如因出差或出差时间较长而无法处理待办 事项的，应指定授权的代办人进行相关操作。 第五章业务管理规则

第十八条公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定：

（一）通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。

（二）公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的 内容完整准确，并对所发布的内容负责。

（三）公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间（根据

功能模块具体确定）。

通知、公告浏览，1个工作日；紧急通知，0.5个工作日。 文件、审批事项等，每个环节1个工作日。

第十九条 OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；不允许发布私人事务，尊重他人权益及隐私，发表言论应遵守国家相关法律法规。

第二十条 OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关公司、部门应按照系统模板使用说明实行网上办公。

第六章安全保障

第二十一条 OA系统的推广应用由集团行政办进行检查考核，对下列行为进行处罚：

（一）长期不使用、不按要求使用OA系统等行为；

（二）侦测、盗用他人用户和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息等行为；

（三）违反保密规定，造成失密泄密事件的，按《保密法》和公司有关保密规定进行处理。

第二十二条联入系统的计算机，应安装杀毒软件，未经管理员许可，不得卸载。使用外来存储设备应进行安全扫描，以防病毒入侵。

第二十四条 OA管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题 应及时排除，无法排除的，应立即与OA供应商联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统使用人员。

第二十五条所有涉密信息不得在OA系统内发布，也不得存储在与该系统相连的计算机中。

第二十六条应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规定。不得利用OA系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息，一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。

第七章罚则

第二十七条对处理延误造成工作积压1—3次/月的，罚款50元，4—6次/月的罚款100元（延误是指超过事项办理时限），其他次数

罚款金额以此类推。

第二十七条 OA系统的推广应用由行政办进行检查考核，对长期不使用OA系统、网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，视状况处以200—500元罚款。

第二十八条侦测、盗用他人用户和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息的，罚款500元。

第二十七条遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息的，罚款100元。

第二十八条将歌曲、短片、MTV等非工作资料上传OA系统或通过OA系统传输的，罚款100元。

本管理办法自年月日起实施，由行政办负责解释、修订。