科技档案

第一节科技档案的定义及特点

科技档案，即科学技术档案。科技档案概念，是对科技档案本质属性的反映，是研究科技档案现象及运动发展规律的出发点。科技档案的定义，明确了科技档案概念的内涵，揭示了科技档案的本质属性，使我们明确和把握了科技档案同其他相关事物的质的区别。

一、科技档案的定义。

1980年全国科技档案工作会议讨论和制定的《科学技术档案工作条例》，对科技档案定义作了表述：科学技术档案是指在自然科学、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录音带等科技文件材料。此定义从3个方面揭示了科技档案的本质属性。

（一） 定义揭示了科技档案的产生领域和内容性质，规定了科技档案同一般政务档案和其它档案在性质上的区别。科技档案是在科技、生产活动中产生的。这里的“科技、生产活动”是一个高度概括了的名词概念，它包括自然科学研究活动、水文、气象、天文、地震以及一切自然现象的观测活动，地形、地质的测量和勘探活动，工程和产品的设计活动，建筑施工活动，产品的生产制造活动，以及农业科技、生产活动等。凡是人们所进行的认识自然和改造自然的一切活动都包括在这一概念的范围之内。

（二） 定义明确了科技档案是科技、生产活动的直接记录，规定了科技档案同科技资料在性质上的区别。它直接记录自然现象或具体项目的运动过程和实体，是人们认识自然和改造、利用自然活动的原始记录。科技档案是第一手材料，而不是事后另行编写和搜集的。科技资料则不同，它们不是科技、生产活动的第一手材料，是为了科技、生产活动参考的需要而交流、购买来的间接性的材料。

（三） 定义明确了科技档案是保存起来以备查考的科技文件，规定了科技档案同一般科技文件的区别。保存备查，一方面是科技档案是具有保存价值的科技文件，另一方面科技档案是履行了相关手续，集中保管起来的科技文件。并非所有在科技、生产活动中形成的文件都具有保存价值，没有保存价值的文件不需要归档。科技档案在经过了鉴别、筛选和初步整理，在存放形式上也发生了变化，是国家档案资源的组成部分。

二、科技档案的特点 主要有以下四个方面的特点：

（一） 专业性特点。这一特点集中表现在形成领域和内容性质两个方面。科技档案形成于特定的专业技术领域，是相应的专业技术活动的记录和产物，因而在哪一个专业领域的科技、生产活动中形成的科技档案，也就集中地反映了哪一个专业的科技内容及相关的科技方法和手段。专业性特点是实现科技档案科学管理的重要依据之一。

（二） 种类和类型的多样性特点。种类的多元性和类型的多样性，是科技档案的又一明显特点。在各个档案门类中，以科技档案的种类最为繁多、类型最为复杂，呈现出多样化的鲜明特点。以种类而言，由于科技、生产活动的多专业性，导致了它的伴生物科技档案在种类上的多元化。基本建设活动产生了工程设计档案、建筑施工档案和工程竣工档案，产品开发活动产生了产品设计研制档案、生产工艺档案和工艺装备档案，农业生产活动则形成了农、林、牧、渔各种档案。以类型而言，科技档案是所有一切种类的档案中，类型最为丰富多样的一种。科技档案所记载的科技、生产活动，专业多样，手段复杂，这就客观地要求必须以文件材料类型的多样性来适应科技内容和手段的多样性，也就使得科技档案材料不仅在种类方面，而且在类型方面呈现出多样性的特点。

（三） 成套性特点。科技档案的成套性特点，是由科技、生产活动的特点决定的。任何科技、生产活动都是以一个的项目或

某一特有的现象为对象进行的，比如一个工程项目的设计和施工，围绕一个工程项目形成了一系列相关的科技文件，记载和反映了该项目的全部过程和成果，构成了一个反映该项目全部活动的文件整体。

（四） 现实性特点。是指它具有较强的现实使用性。其他文件材料归档以后，基本上完成了现行功能，多半是用来进行历史查考；科技档案则不同，归档进入档案部门的大多数科技档案材料，不仅没有退出现行使用过程，相反，这正是它们发挥现行效用的活跃时期，而且将在较长的时期内发挥现行效用。在设计单位，归档保存的底图和蓝图是进行现行设计不可缺少的条件；在生产单位，归档保存的设备档案是设备使用、维护的不可须臾短缺的现行依据。

第二节 科技档案的种类和内容构成

现有科技档案主要有以下几种：工业生产技术档案，农业科技档案，基本建设档案，设备仪器档案，科学技术研究档案，以及专门技术档案。

一、 工业生产技术档案及其内容构成

工业生产技术档案主要是工业产品档案，它是在工业产品的设计、研制和生产、制造活动中形成的科技档案。特点之一是以型号成套。一个型号产品的档案，是具有有机联系的整体。构成这个整体的基本文件一般包括：技术任务书、设计和研制文件、工作图（底图和蓝图）、工艺文件、检验文件、定型和总结文件等。但具体的内容构成，却因情况的不同而有较大差异，应具体分析才能正确地把握。

二、 农业科技档案及其内容构成

农业科技档案是在农、林、牧、渔各业的生产技术活动中形成的档案。农业科技档案种类繁多，综合性较强。包括种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案及农业生态环境和农业区划档案等。

三、 基本建设档案

基本建设档案是指各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程所形成的科技档案。具体到一个项目来说，是指在整个建设项目的酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应归档保存的文件材料。其特点是以工程项目成套，是有机联系的整体。基本建设档案内容一般包括：可行性研究、任务书，设计基础材料，设计文件，工程管理文件，施工文件，竣工文件，生产技术准备、试生产，工艺、装备，涉外文件，财务、器材管理，有关科研项目，以及其他资料等。

四、 设备仪器档案

设备仪器档案是指各种器械设备和仪器仪表的档案材料。其特点是以型号成套，同一型号的设备或仪器的档案材料是一个有机联系的整体。实际工作中，一般单位，特别是企业的设备仪器档案，主要有以下几种：外购设备档案、自制设备档案、与基建工程连在一起的设备档案。

五、 科学技术研究档案

科学技术研究档案，是指在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的文字材料。它的基本特点，是以课题成套，一个科研课题的档案材料，是具有有机联系的整体。科学技术研究档案的内容一般包括：

第一：研究准备工作文件。主要有：课题论证和文献综述，基金申报文件和任务书、协议书，研究计划和设计方案等。

第二：研究试验文件。包括：试验大纲和各种原始记录，计算、分析和设计文件，计算机软件和课题阶段总结等。

第三：成果和总结鉴定文件。这类文件主要包括：研究报告或论文、专著，课题工作总结和经费决算，成果验收、鉴定和评审文件等。

第四：成果奖励申报文件。包括：成果申报文件，成果奖励文件，专利文件等。

第五：成果推广应用文件。包括：推广应用方案技术转让合同，

工作总结，同行评价和用户反馈意见等。

第六：其他有关文件。 六、 专门技术档案

所谓专门技术档案，是指在某些专门技术活动中形成的科技档案，主要包括：

1、 地质档案，是地质工作活动的记录和成果，它是在地质调查研究、矿产勘探等活动中形成的科技档案。地质档案一般可划分为：区域地质调查

2、 档案，固体矿产地质档案，石油地质档案，海洋地质档案，物探和化探档案，水文地质和工程地质档案。

3、 测绘档案，是大地测量和地图绘制活动中形成的科技档案。是测绘活动过程和测绘成果的直接记录。按照使用性质的不同，测绘档案一般分为基本测绘档案，专业测绘档案、特业测绘档案和现势参考档案。

4、 环境保护档案，是环境管理和环境监测活动的直接记录，包括环境管理档案和环境监测档案两个基本部分环境管理档案主要有环境保规性文件和环境保护规划文件；环境监测档案，主要有环境监测计划、月报、年报、年鉴及环境质量报告书，环境监测技术方案及审定意见，环境监测记录和技术总结，工业、农业、交通、生产等污染调查和评价文件等。

5、 气象档案，是在气象观（探）测、气象预报和气象业务技术管理活动中形成的科技档案。包括：包括气象记录档案，气象业务技术和服务档案，气象业务技术管理档案。

6、 天文档案，是在天文观测、研究活动中形成的科技档案。主要包括3种成分，一是在天文观测活动中形成的各种原始记录、图表和照片；二是根据原始记录，经过综合、分析整理的各种定期报表和图件；三是观测规范和仪器设备的常数记载文件。

7、 水文档案，是在水文观测（测验）和水情预报等水文工作活动中形成的科技档案。其主要内容有：站网规划和测站文件（如站

网规划、设站和测站的考证文件、水文测站的任务书和鉴定书、各种分析成果等），水文测验文件（如测验记录和报表，水文查勘调查记录、照片、图表，各项水文特征值统计文件、曲线图和分析成果等），水情预报文件（如各种水文预报方案、应用计算机编制的各种水文预报程序、水情简报和水情总结，年度抗旱总结，水文规律分析成果等）。 8、 地震档案，是在地震监测、地震分析研究和地震预报活动中形成的科技档案。主要有地震监测档案和地震分析预报档案。

第三节科技档案的收集工作

基层科技档案部门是企业和事业单位的科技档案机构，按归档制度的有关规定，接收本单位各部门在科技、生产活动中形成的有保存价值的、经过整理的科技文件。收集工作是科技档案工作的基础，是保证科技档案完整、准确、系统、安全的重要措施。

一、 收集工作的要求

基层档案部门在进行科技档案的收集工作时，一要注意在法律法规的指导下进行收集，遵循集中统一管理的原则；二要遵循科技档案的自然形成规律，确定适当的收集归档制度；三要保证科技档案的质量，保证科技档案的完整、准确、系统。

二、 基层部门收集科技档案的方法及措施

1、 按归档制度接收科技文件归档。归档制度是档案部门接收归档的依据。收集时一定要按本单位归档制度的有关规定，接收科技文件材料归档。档案部门要对归档的材料进行认真清点，核实无误后办理交接手续。

2、 制订严格明确的岗位职责，把文件材料的归档工作落实到具体形成科技档案的业务部门和个人，明确收集渠道，定向定内容进行收集。

3、 明确档案部门参与各类技术活动，例如基建工程竣工验收活动、科研成果或技改项目验收会议等。

4、各单位要将科技档案的收集工作纳入计划管理，并实行多种方式相结合的收集方法，

如接收归档与现场收集相结合，随时收集与集中收集相结合，内部收集和外部收集相结合。

第四节 科技档案整理工作的内容和原则

科技档案的整理工作，就是由档案部门对收集来的科技档案，按其形成规律和特点，进行科学分类、系统排列及编目的工作。这项工作包括系统整理和科学编目两部分。系统整理包括对案卷的分类和排列，以真实反映科技、生产活动的历史面貌，保持其有机联系。科学编目包括编档号和编目录，用以固定案卷分类、排列的整理成果，揭示各类案卷的内容和构成。

科技档案整理的原则：遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联

系，充分利用档案原有的整理基础，便于保管和利用。

科技档案的整理方法(一）分类

一、 科技档案的整理方法

一般讲，基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过分类、案卷组织与排列、编

目几个环节。

（一）分类。科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范

围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。

1、 分类的要求。搞好科技档案的分类，应注意以下几点：（1）科技档案的分类

要遵循同一规则。在一个单位内部或一个专业系统，同一种科技档案的分类标准应该一致。（2）科技档案分类要遵循效用规则。即科技档案分类要适应科技档案及其管理特点，追求分类的整体适用效果。也就是说，科技档案的分类，要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动的性质和特点。（3）科技档案分类要遵循排它规则。即同一级类目必须互相排斥而不能重合。（4）要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。分类方案是进行科学分类的依据性文件，在编制科技档案分类方案时，要了解和掌握本单位科技档案的内容构成和形成特点，确定明确的分类标准和分类方法，设置科学、合理的类目体系，形成完整的科技档案分类方案。

2、 分类的方法。基层档案部门对科技档案的分类，实际上是在分类方案的指导

下进行的。科技档案的种类很多，因此可运用的分类标准或进行分类的方法也是较多的，大体上，科技档案实体分类基本是采用对象分类法和特征分类法两种方法。对象分类法就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法，其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。特征分类法就是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法，其典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。

（1） 工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部

基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。

（2） 型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品

或设备为分类单元，划分科技档案的类别。

（3） 课题分类法。适用于对科研档案的分类，以各个的研究课题为分类单元，

划分科技档案的类别。

（4） 专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。

（5） 地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。 （6） 时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。

以上几种基本方法，在实际应用时，可根据具体情况，结合其中几种灵活运用。基本建设档案的分类，具体到不同单位和不同基建项目，其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。产品档案的分类，由于产品种类繁多，各种产品代号也不尽相同，因此在型号分类法的基础上，派生出许多具体分类方法，比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——纱号分类法。设备档案的分类，根据组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。

科技档案整理（二）案卷组织与排列

（二）案卷组织与排列

案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件之间的联系是多方面的，因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下，组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。常用的案卷组织方法有以下几种：按结构组织案卷、按子项或子课题组织案卷、按工序或阶段组织案卷、按专业组织案卷、按问题组织案卷、按名称或文件性质组织案卷。此项工作应由有关的科技业务部门承担，档案部门协助、指导。 案卷内科技文件的排列应注意以下几点：1、图样材料的排列。有两种情况：一是对于有图样目录的图纸，可以按图样目录的顺序进行排列；二是对于没有图样目录的图纸，可以按总体与局部的关系排列。2、文字材料的排列。可以按重要程度排列，可以按时间顺序排列。3、图文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，图样材料在后。

科技档案整理（三）案卷编目

2005-12-6 16:21:32 点击：

编辑：赵建广

（三）案卷编目

案卷编目，是在科技文件归档前由科技业务部门随同组织案卷一并进行的，是科技文件整理工作的一项内容，基层科技档案部门应协助和指导科技业务部门做好案卷编目工作。

案卷编目，是以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷系统整理成果，揭示案卷内科技文件内容与成分的工作。其内容有：编页号、填制案卷内科技文件目录，填写备考表，填制案卷封面和脊背标签。

1、 编页号。为案卷内每页文件编制顺序号，以便固定案卷内科技文件的顺序，便于确切统计案卷内科技文件的数量，有助于保护和查找使用。其方法是：1）凡是有书写内容的页面，都要采用阿拉伯

数字从“1”开始依次逐页标注；2）单面书写的文件在右下角编号，双面书写的文件，正面在右下角编号，背面在左下角编号；3）卷内目录、备考表和案卷封面不编写页号。某些科技文件，如成套图样、说明书、计算书等，在编制时已有页号，不必另行编号。只有在案卷内科技文件没有统一顺序号，或者编号顺序不连贯，或者排列次序不连贯，或者排列次序有了变动及出现差误时，才需要编页号或重新编页号。

2、 填制卷内科技文件目录。案卷内科技文件目录，是卷内每一份文字材料或每一张图样的明细表。它对于管理和使用案卷具有重要作用。成套图样或科技文字材料，一般在编制时就有图样目录或文件目录，编目时应尽量利用原有目录。如果在科技文件形成时没有编制目录，或原有目录不适用时，则要编制或重新编制目录。案卷内科技文件目录，其项目有：序号，指该份文字材料或图样在案卷内的排列序号；题名，指该份文字材料或图样的标题（全称）；编号，指该份文字材料的文件号或图样的图号；责任者，指该份文字材料或图样的直接编制部门或个人的姓名；日期，指该份文字材料图样的编制日期；以及备注和页次。

3、 填写备考表。备考表是用来记载说明归档前和归档后案卷内科技文件基本情况和变化情况的一种工具。它对于案卷的保管和使用，乃至鉴定和统计都有一定的作用。备考表的项目主要包括两个部分：一部分是对组织案卷时，卷内科技文件基本情况的有关记载和说明，如图样、照片、文字材料等数量的记载，以及归档单位或案卷组织者对卷内科技文件完整、准确情况的说明。这部分内容是由有关的科技人员填写的。另一部分是科技文件归档后，在科技档案管理工作过程中，对有关该案卷变化情况的记载和说明。这部分内容由科技档案部门的有关人员负责填写。备考表排列在案卷内科技文件的尾页之后。

4、 填制案卷封面。案卷封面，是以一定的格式概要介绍卷内科技文件内容和形式特征的一种工具。同时，它又对案卷内的科技文件

起着保护作用，封面编制的质量和水平，将直接影响到对科技档案著录和检索工具的编制，关系到科技档案的管理和开发利用。所以，填制案卷封面在案卷编目中是一项重要内容。封面的内容项目，主要由3部分组成。1）案卷题名。又称案卷标题，是案卷内科技文件的综合名称。它概括地反映了案卷的内容特征，是直接指引和帮助利用科技档案的向导。案卷题名在结构上一般由3个部分组成：一是项目名称，即案卷内科技文件所属工程、产品、课题或设备等的名称。二是案卷内科技文件的内容特征，如机械产品某组成部分（结构特征），工程设计某设计阶段（阶段特征）或某专业（专业特征）的科技文件，等等。三是科技文件名称特征，如图样、说明书、计算书、实验记录、成果报告等。拟定案卷题名，要注意概括性，做到文字简练，表达准确，不可繁杂冗长，防止卷内科技文件名称和简单罗列；同时要注意完整性，能够恰当地揭示案卷的内容和成分，避免不适当的简化。2）案卷的管理性内容项目。这一部分包括：编制单位（责任者），指案卷内科技文件是由何人、何部门编制的；编制日期，指案卷内科技文件形成日期或起止日期；保管期限，填写经鉴别划定的保管期限；密级，根据保密规定填写。3）档号项。包括档号，即本案卷的科技档案号，由分类号和案卷排列顺序号组成；档案馆（室）号，填写国家给定的本档案馆（室）的编号；缩微号，填写缩微时给定的本案卷的编号。需要说明的是，在编制档号时，首先要编制同科技档案分类有关的代字、代号表，然后进行具体编制。

如某单位基建档案号：J·2·3

具，其项目有案卷题名和档案号。

基建档案代号 建筑项目代号 案卷顺序号 分类号 5、编制案卷脊背标签。脊背标签，是管理和使用案卷的必备工照片档案的整理

照片档案的整理

照片对于我们并不陌生，且在数量上也比较多。我们各个单位最多见的就是照片，是生动、形象地记录单位各种活动最常用的手段。《照片档案管理规范》指出，照片档案是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。

我们保存的照片档案包括底片、照片、文字说明三部分。底片应单独整理和存放，照片和文字说明一同整理和存放。照片档案的整理方法因照片档案的数量、状况及保管单位的情况不同，而有较大的差别。在照片档案数量较少的单位，照片档案虽然单独整理，但整理方法比较简单。而在专门性照片档案馆，照片档案的整理方法既系统又规范。在我们基层单位，一般情况下，照片档案数量比较少，所以整理方法就简化了。

照片档案在收集时要注意明确归档范围，应以反映本单位工作活动为主，并且应具有一定的参考利用价值。归档时要注意完整性，不仅收集照片，还要收集底片，因为底片是最原始的材料。在原始底片损坏或缺少的情况下，照片可以进行翻拍，翻版底片也可作为照片档案归档保存。归档时，要使每张底片附有一张照片并有文字说明作为补充。 1、照片的整理。

照片一般采用的分类方法是年代——问题分类法，即在全宗内把照片先按年代分开，再在每个年代内按问题进行分类。照片档案较少的单位，可直接按问题分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。照片经过分类后，应分别排列存放，每类内按时间顺序排列。

照片分类后，再按类将照片组合成案卷，一般情况下，一类内容一卷，内容相近的可组成一卷，照片数量少的，一年的照片也可以

组成一卷。卷内排列一般按时间顺序或重要程度排列。照片的分类号、底片号、参见号应在文字说明栏中写清。如有可能，在每张照片的背面也应写明上述各种号码，以便查找利用。

照片的编号，应先编每卷的卷号，再编卷内照片的顺序号。 在完成案卷整理后，还要编制案卷的卷内目录，填写备考表、案卷目录。（案卷目录中需要说明的项有照片号和照片题名，照片号即案卷内照片的顺序号，照片的题名即文字说明改成照片名称，不超过50个字）

2、底片的整理方法。底片的分类方法很多，按制成材料分类，分为软质底片、硬质底片；按尺寸大小分类，分为2寸、4寸、特大号；按年度分类，即按不同历史时间产生的照片业分类；还可按内容分类，即按底片所反映的问题、工程、项目等来分类。无论按哪一种标准来分都可以，分类后再按底片收到的先后次序流水编号即可。对于底片数量少的单位也可以不分类，如果只有一种底片，则也不必分类，统一编流水号即可。底片号在编写时，应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边外。

3、照片文字说明的成分与要求。照片文字说明是补充反映照片内容的基本要素。如果没有文字说明作补充，就会使人无法明白画面上所反映的内容、时间和地点。一般，每张照片都要编写文字说明，一组（若干张）联系密切的照片应加总说明。文字说明包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。这六个要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。大照片的文字说明可另纸书写，一同保存。

事由：照片影像所反映事件、事物的情由。 时间：事件的发生和照片拍摄的时间。 地点：被摄物所在的具体地点。 人物：照片上主要人物的姓名、身份。

背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的情况。 摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。

照片档案立卷完成后，要填写案卷的卷内目录、卷内备考表、案卷目录，以利于查找利用。

电子文件归档管理（推荐）

http://www.xinji.gov.cn/daj/Get/dianziwenjian/093957680.htm

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

电子公文，我们这里专指各地区、各部门通过由统一配置的电子公文传输系统处理后，形成的具有规范格式的电子数据。

电子公文是电子文件的一个特殊组成部分，电子文件与电子公文是包含关系。

电子文件有特定的载体——磁带、磁盘、光盘等，有构成信息的特定形式——数码形式，必须依赖计算机软硬件设备才可以阅读处理，通过现代化的网络技术可方便快捷的查找、传输所载信息，这是电子文件共有的几个特点。

电子文件归档就是通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性记录材料或光盘等载体上储存。只有具有参考和利用价值的电子文件才可归档保存，电子文件归档后即形成电子档案。

随着电子计算机的广泛应用，电子文件在我们工作过程中已经大量产生，但是，我们在电子文件收集、积累、归档方面的工作没有及时跟上，电子文件管理方面存在许多问题：

1、草稿性电子文件处于自生自灭状态。多数单位只用电子计算机起草文件，一旦打印出了纸质正式文件，作为草稿性的电子文件就被忽视。

2、辅助性电子文件处于无人管理的状态。一些单位虽然注意到了电子文件便于查阅等优点，在计算机内保存了大量的电子文件，把它当作纸质文件的一个辅助，但杂乱无章，没有对电子文件进行系统化整理，管理人员不确定，责任不明确，等同于无人管理。

3、有些电子文件存贮载体不安全，信息记录格式不标准。有存在硬盘上的，有存在软盘上的，也有保存在制式不同的光盘上的，有安全隐患。

4、电子文件生成的设备环境数据缺少登记，一些相关软件参数也缺少妥善的保护措施。电子文件对设备有依赖性，一些单位保留电子文件时，没有将其生成的软件及设备等方面的信息保留下来。

5、档案工作人员缺少电子文件归档管理的知识和经验。 电子文件蕴藏着丰富的信息资源，管理不好，利用不好都是资源的巨大浪费。随着办公自动化的日益普及，电子文件的归档与管理的重要性变的愈加重要了。

在一个单位内部，电子文件从形成到归档，要跨越多个部门，所以，电子文件归档工作应当由单位的综合部门或主要负责人统一协调，指定专门机构或专人负责。原则上，电子文件的形成、承办、归档等工作由电子文件形成部门负责，档案保管部门予以指导监督，并对保管方法提出意见和建议。归档后形成的电子档案管理工作由档案保管部门负责，电子文件形成部门提供协助和支持。这样既有统一领导，又有明确分工，既有严格管理，又有相互协作，能够充分保证电子文件归档后形成的电子档案的真实性、完整性、有效性。

电子档案管理工作由电子文件整理归档、电子档案保管利用、电子档案鉴定销毁、电子档案登记统计等工作构成。

一、电子文件整理归档

电子文件归档通常要经历以下几个环节：1、收集积累，2、鉴定检测，3、整理归档，4、移交接收

1、收集积累： 收集范围：

记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。公务或其他事务处理过程只产生了电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

几种电子文件收集时的技术处理：

对于文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文字存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境及相关数据。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。对于音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以MAV、MP3为通用格式。对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

收集登记：

每份电子文件均应在《电子文件登记表》（见附件《电子文件归档

与管理规范》）中登记，电子文件登记表应与电子文件同时保存。电子

文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

电子文件稿本代码：M——草稿性电子文件；U——非正式电子文件；F——正式电子文件。电子文件类别代码：T——文本文件；I——图像文件；G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链结文件；P——程序文件；D——数据文件。

备份：

为保证电子文件安全归档，电子文件形成部门在归档前，应定期制作电子文件备份。

2、鉴定检测：

电子文件归档时，要对电子文件的真实性、完整性、有效性进行鉴定。确定密级，是否属于归档范围，划定保管期限。具体程序：1、电子文件形成部门按照规定项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验。2、填写《归档电子文件移交接收检验登记表》（见

附件《电子文件归档与管理规范》）。负责人签署审核意见。3、按照单

位制定的归档范围，确定电子文件是否归档。4、检查归档范围内的电子文件是否包括背景信息和元数据。5、划分密级，确定使用权限。6、划分保管期限，并在电子文件机读目录上逐件标识。

电子文件归档时，要对归档电子文件的基础技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性、软件环境的有效性、信息记录格式、病毒检查等。

3、整理归档：

电子文件归档前要进行系统整理。整理以件为单位，同一全宗内的电子文件按照年度——保管期限——机构（问题），或保管期限——年度——机构（问题）进行分类，方法与文书档案无异。我们提倡按年度——保管期限——机构（问题）分类，这是因为多数单位每年形成的电子文件有相当数量，同时考虑的是这种方法与传统档案分类方法的一致性。

完成分类的电子文件要进行相对集中，按类别代码集中保存到存储载体上。

电子文件归档可分两步进行，对实时进行的归档先进行逻辑归档，然后进行物理归档。具体步骤如下：1、将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，存储格式和位置暂时不变。2、把带有归档标识的电子文件进行集中。拷贝到耐久性好的载体上，一式三套。一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。3、在电子文件载体中建立相应的机读目录。4、在存储载体上贴写标签，注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等。5、以盘为单位填写《电子文件登记表》（见附件《电子文件归档与管理规范》），以件为单位填写《归档文件登记表续页》（见附件《电子文件归档与管理规范》）。6、对已归档的电子档案载体进行写保护，禁止写操作。

归档后，电子文件的形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存一年以上。

4、对归档电子文件的移交、接收与保管。 检验移交：

对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。

文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可交接。检验项目如下：

——载体有无划痕，是否清洁； ——有无病毒；

——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；

——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附件《电子文件归档与管理规范》）的相应栏目。

档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附件《电子文件归档与管理规范》）的填写、签字、盖章环节。登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。

保管：

归档电子文件的保管除符合纸质档案的所有要求外，还应符合下列条件：

（1）、归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 （2）、单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。 （3）、存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 （4）、环境温度选定范围：17℃~20℃；相对湿度选定范围：35%~45%。

归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于三年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》（见附件《电子文件归档与管理规范》）

5、电子档案的利用

归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。利用时应使用拷贝件。利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。要严格界定电子档案的利用范围，利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

6、电子档案的鉴定销毁。

到保管期限的电子档案要经过鉴定，确认没有保存价值后，经合法程序审定后，进行销毁，具体办法参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。属于保密范围的电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

电子文件收集归档时注意真实性、完整性和有效性相统一。真实性包括原始性和准确性。所谓原始性即是否是形成时的，或通过审批更改的电子文件。所谓准确性，即是否是产品定型技术状态。完整性要求归档的电子文件既要有完整的文件信息，又要有背景信息和元数据。有效性就是达到档案的功能价值，如凭证作用等，是真实性在利用方面的一个表现。要确保电子档案的真实性、完整性、准确性需要建立规范的电子文件管理制度。从电子文件形成开始，不间断地对有关处理操作进行管理、登记，这是一项十分困难的工作，但也是必须做好的一项工作。