维普资讯 http://www.cqvip.com 科 ——黑龙江技信总 —— 档Ｉ案 管１理 浅谈档案信息电子化 邓岩峰 （一重铸锻钢有限公司燃气分厂，黑龙江齐齐哈尔１６１０００） 摘要：档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。电子文件档案化管理对档案部门、对电子文件形成部门都具有现实意义。阐述了办 公自动化种种益处。 关键词：办公自动化；电子文件；档案管理 办公自动化、无纸化等事物的出现，使 编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存 案不同。只有符合一定条件，利用者才能注 档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起 储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储 册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会 草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和 到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免 员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子 通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读 自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文 文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许 文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式 件档案信息采取维护电子文件产生原始性。 可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要 存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的 ２电子文件档案化管理与传统档案管理 进行借阅登记和缴纳查询费用。 利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工 的区别 ３电子文件档案化管理对档案部门、对 作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档 首先，电子档案的归档时间与传统档案 电子文件形成部门都具有现实意义 案。 不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随 档案部门在积极参与电子文件档案化管 从电子文件形成的过程和特点看，电子 时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由 理的同时，应和技术部门、法律界和文件形 文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶 文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用 成部门等各行各业人士密切配合，增强他们的 段、处置阶段。根据文件生命周期理论，电子 电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收 档案管理、档案法制意识，共同推进电子文件 文件的处置阶段（归档）仍应由档案部门集中 登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问 的社会化、标准化、自动化、网络化管理，加 统一管理。这是《中华人民共和国档案法》有 级别，以便将来用户查找利用。这样随时 强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件 关规定的要求，也是电子文件形成部门的必然 归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率 档案化管理工作顺利开展，为电子文件档案 选择。 和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特 信息资源共享做出应有的贡献。 １电子文件档案化管理 点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒 结束语 现有的计算机存储设备，容量虽然很大， 的破坏。 广大信息检索者关心的是信息的内容， 但面对呈几何级数发展的电子文件，总有穷尽 其次，电子文件的归档方式与传统档案 这些信息可能来自不同的机读形式的档案中， 的时候。而且应用软件的更新很快。许多早期 不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以 把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工 形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即 编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴 作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值 使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问 别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这 的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存 题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大 些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而 真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系 量的精力，保留旧的设备和多种应用软件，显 困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进 统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为 然从人力和物力上都是一种浪费。所以，电子 行数字签名、信息认证、身份验证和加密保 完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档 文件归档工作要走社会化管理这条路，由专业 护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错 案利用工作发展的必然趋势。 的档案部门去管理。 误，以确保档案部门收到的电子文件的原始 作者简介：邓岩峰，一重铸锻钢有限公司燃 那什么是电子文件档案化管理呢？电子 性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭 气分厂，助理馆员。 文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和 证地位。 形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用 第三，电子文件在保管方式上和传统档 先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文 案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多 件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电 媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电 子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区 子文件的长期可读性。档案部门可以在接收 形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化 到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份， 管理，从而实现高效、僚捷的电子档案信息管 但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展 理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文 和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电 件中心或电子文件档案馆，本着服务社会，回 子文件后对文件进行格式转换，以通用、统 报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优 一的格式存储接展后，仍能读取以前存储的档 势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子 案，保证信息资源方便利用。 文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环 第四，电子文件的分类、编目等管理方 境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档 式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性， 案信息服务。 可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在 电子文件档案化管理模式应采取先进的 接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一 技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管 个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案 理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计 号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文 算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对 件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。 各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的 技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检 管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要 索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件 求的电子档案，电子文件形成部门（全宗构成 分类号或主题词， 即可以找出相应的文件和 者）以定期或不定期的方式，把日常产生的电 相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案 子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传 工作人员的劳动强度。 递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、 第五，电子文件查询利用方式和传统档 责任编辑：魏玉新 －１７８－－
