财务信息化管理制度

1. 总 则

1.1 为了加强集团公司财务信息化系统工作的管理，确保集团财务信息系统的正常、安全、高效运行，保证会计信息的真实性、及时性、保密性和安全性，促进财务信息化工作持续稳定的发展，根据《中华人民共和国会计法》和财务管理中心《会计电算化管理办法》，以及《山西建筑工程（集团）总公司会计核算办法》等规定，结合集团公司财务信息化工作的特点，特制定本制度。

1.2 财务信息化是企业管理的重要组成部分，是一项系统工程。集团财务信息化系统由集团公司统筹管理，采取由公司财务管理中心统一领导，各所属分公司、子公司分级管理的原则进行管理。

1.3 开展会计信息化工作，应根据具体情况，按照循序渐进，逐步提高的原则进行。在目前账务处理、报表编制、应收应付款项核算、固定资产核算等工作的基础上，借助网络，使财务数据与生产要素对口衔接。

1.4 公司应积极支持和组织会计人员进行会计信息化知识培训，使所有会计人员掌握一般的会计软件的基本技能，并培养部分会计人员逐步掌握会计信息化系统分析和系统设计工作。由部分财务信息化骨干组成信息化小组，并建立平台将各个基层单位一些优秀的信息化方法集中汇总，便于大家相互交流，同时对于一些基层单位的疑难杂症由信息化小组向公司财务管理中心汇报后，与系统研发人员对接解决。

2. 岗位分工、权限管理及会计信息规范化

2.1 新中大财务信息系统概况。目前集团公司实施的财务信息化系统是基于山西建筑工程（集团）总公司单账套下多组织的核算管理模式。系统包括总账、现金中心、客户中心、供应商中心、报表中心、

集团管理、经营分析等模块。新中大软件系统示意图：

➢单账套多组织的网络版软件(B/S)集团总公司（本部）网一建二建络总承包公司山西建工集团网络四建设备安装公司房地产开发公司……

2.2 系统管理。系统管理分为基础数据管理和权限中心两大主要功能。基础数据管理主要包括单位维护、辅助项维护等，权限中心管理操作员的权限的收发。 岗位设置按照授权与执行相分离、录入与审核相分离等内部牵制制度要求，遵循规范、安全、高效、保密的原则。

2.3 财务信息化系统管理员权限由集团公司财务负责人掌握或经集团公司财务负责人书面授权专人掌握。系统管理员负责对所有信息化用户的权限进行管理，包括权限范围的设置、权限的分配、权限的收发等。

2.4 建立财务信息化岗位责任制度，明确各个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。

2.5 会计核算程序的规范化。会计信息化要按网络信息及财务软件的要求调整会计岗位和工作内容，为了避免因网络环境的变化带来的会计信息的混乱以及软件使用的不规范带来的会计信息失真等情况的发生，会计信息的处理应严格按照会计基础原理、《中华人民共

和国会计法》以及《山西建筑工程（集团）总公司会计核算办法》规定执行。

2.6 会计科目编码规范化。要严格按软件规定的科目编码方案和《山西建筑工程（集团）总公司会计核算办法》整理所有明细科目编码。新增科目必须按科目编码方案分类追加。要遵循以下原则：

a）确定性，保证每一个会计科目都有确定的代码，做到一一对应。

b）规范性，保证科目代码符合财务软件规范要求和科目性质特征。

c）顺序性，各基层单位在增加自有科目时，要保证相同级次科目的数字顺序相连，杜绝增加科目时末级数位顺序随意。

2.7 填制会计凭证规范化。 凭证处理，凭证处理流程如图所示：

凭证处理流程图项选置本基证设凭凭证录入查询修改凭证审核期末处理自动结转凭证生成

2.7.1 会计人员对发生的每一项经济业务，均应取得或填制原始

凭证。凭证名称、填制日期、制证单位或个人，经办人、接受凭证单位、业务内容、数量、单价、金额等内容应齐全；任何原始凭证均要加盖填制单位财务专用章，大、小写金额应相符，、收据等为国家统一印制的正规凭证，并加盖税务及财政部门的票据专用章等。

2.7.2 填制会计凭证。会计人员应根据审核无误的原始凭证录入记账凭证。记账凭证应完整录入摘要、会计科目、借贷方金额及附件数等。

2.7.3 审核会计凭证。会计人员应严格审核会计凭证，对记录不正确、不完整、不符合规定的凭证，应及时更正。

2.7.4 保管会计凭证。会计人员要妥善保管会计凭证，应做到及时备份数据，及时传递，不积压分类保管，不得散失。

2.8 登记会计账簿规范化。总账、明细账日常都应存储在磁性介质上，每年应将该年度会计账簿打印成册装订归档。

2.9 编制会计报表规范化。会计报表应做到数据真实，计算准确、内容完整、说明清楚、报送及时，任何人不得篡改或授意、指使造假。各种会计报表之间，各个项目之间，凡是有对应关系的数据，应该相互一致；相联系报表中相关数据应相互衔接。各年度报表编制方法及内容如有变动，应做说明。报表补充资料应填制齐全，不得遗漏，会计报表应由单位主管领导（法人代表）总会计师和会计主管人员、内部审计组织审阅签章并加盖公章后及时上报有关部门，报出的会计报表如发现错误，应及时办理更正手续或重新编报。

2.10 账户清理规范化。计算机进行会计数据处理是在初始数据的基础上进行的，一旦初始工作结束并开始进行日常会计数据处理工作，初始数据一般不得再改动。因此，要保证初始数据的正确性和完整性。要求在输入初始数据之前，首先要对手工会计数据进行账账核对，账实核对，并清理往来账户和银行未达账项。

2.11 规范企业内部部门间的业务程序，实现集团网络化以后，

按信息化会计核算模式的要求，规范会计部门与其他相关业务部门的数据处理和传递关系，它包括两个方面：一是会计部门对数据源部门有关数据的产生时间、内容、传递方式的规定；二是会计部门对其他部门的信息保密、信息支持和服务等方面的规定。

3. 会计信息化内部管理制度

3.1 各单位应建立健全会计信息化内部控制制度，把会计信息失真风险降到最低。

3.2 建立会计信息化的岗位责任制度，信息化的应用必然引起会计人员知识结构的调整。要明确各个工作岗位的职责范围，切实做到各负其责。会计信息化工作岗位指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位，可分为：

a）信息化主管。负责协调计算机及会计软件系统的运行工作；负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用互联网及计算机进行舞弊；负责对输入软件的会计数据进行审核，对打印出的账簿、报表进行确认；负责对会计信息化数据进行分析。可由会计主管兼任。

b）软件操作。负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证，会计账簿、报表、以及会计软件的其他模块要求。可由基本会计岗位的会计人员兼任。

c）档案管理。负责对保存数据的光碟、程序软件等数据的磁性存储介质、打印输出的凭证、账簿、报表以及系统开发资料等各种会计档案的保管及保密工作。应根据《集团会计档案管理办法》的相关规定，由会计主管责成有关人员兼任。

d）系统管理。负责保证计算机硬件、软件的正常运行，保证整个软件数据的稳定；负责软件系统的维护；负责会计软件升级的有关培训；负责各基层单位人员软件权限的更改。负责有关软件系统问题的处理。应由软件系统的研发人员担任。财务人员如遇到有关权限变更，人员添加，数据问题处理等事项，应先填写《财务信息化项目问

题需求报告单》，报至集团总部，经相关领导审批后，更改权限设置等。

3.3 建立会计信息化操作管理制度，具体内容如下：

a）操作使用计算机财务软件，经授权的财务信息化系统使用人员，必须设置登录密码，并定期进行修改，按各人员的网络授权权限及网络口令登陆财务网络，使用完毕后，退出财务网络系统，以保证密码安全性。

b）发现网络及硬件、软件故障应及时处理，并报告系统管理员。 c）定期检查保养计算机硬件设备，保证硬件系统正常工作。 d）按软件的操作功能和会计业务处理流程操作会计软件，会计人员要按规定录入原始数据和各种代码、审核凭证、记账、执行各种功能模块，输出各类信息。如果发现输入计算机的凭证有错误，在审核记账前，应由制单员进行修改。月结之后一般不允许反结账。

e）在系统运行过程中，操作人员如果要离开操作现场，必须在离开前亲自退出会计软件及财务网络，以防止他人越权操作。

f）在计算机上安装防火墙程序软件，并及时更新升级，防止计算机病毒，应避免使用来历不明的磁性介质存储器和非法软件。禁止在财务专用计算机上运行游戏程序。使用网络上其他计算机软件及文件前，应先做好病毒查杀等检测防范工作，以防止病毒入侵。

3.4 计算机硬件、软件和数据管理制度 3.4.1 计算机硬件设备的维护

a）财务用计算机应专机专用，不得用于其他任何工作，不得与非财务部门或人员共用。

b）系统工作环境必须远离强动力设备、强辐射、易燃易爆品以及具有腐蚀性、污染较重的地方。系统工作环境必须保持干燥。

c）经常对有关设备进行保养，保持工作环境和设备的整洁，防止意外事故发生。

d）设置必要的防火设备，配备稳压电源和不间断电源装置，经常检查其完好性。

e）在系统运行过程中出现软件、硬件或网络故障，要及时进行故障分析，并做好检查记录。

f）自己修复不了的故障，应与计算机厂家及时联系，及时修复，以免影响系统的正常运行。

g）在设备更新、改装、升级、扩充、修复后，要及时进行安装调试。

h）上机人员不得擅自修改、删除机内有价值文件。不得在计算机内安装未经允许并可能给微机带来危害的软件。

i）定期对硬盘资料进行备份，不使用来路不明的磁介质存储器，尽量减少磁介质存储器的交叉使用。严禁将游戏拷入微机硬盘。定期对微机进行病毒检查查杀病毒，及时修补系统安全漏洞，及时更新防火墙或防病毒软件。

j）微机使用完毕要及时关机，关电源。 3.4.2 会计软件和系统软件的维护

a）应对会计软件和系统软件进行日常维护，清理系统垃圾文件，压缩整理会计账套，发现软件故障时，修复会计账套，或与软件供应商联系，确保系统正常运行。

b）在软件升级和更换过程中，要保证会计数据的连续和安全。 3.4.3会计数据的安全维护

a）必须对会计数据进行备份，以避免意外和人为错误原因造成数据丢失。

b）健全必要的防治计算机病毒措施，预防、检测、清除计算机病毒。

c）及时合理清理、销毁打印作废的凭证、账簿及报表底稿，防止财务数据泄露。

3.5 建立信息化会计档案管理制度，信息化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关部门规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责；对信息化会计档案要做好防磁、防水、防火、防潮、防尘、防震等工作，重要会计档案应进行双备份，存放在不同的两个地方；采用磁性介质存储器保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质存储器损坏造成会计档案数据的丢失。对会计档案数据要实行安全和保密措施。

3.6 建立会计信息化系统维护管理制度，包括硬件维护，数据文件维护、软件维护、会计软件维护。系统维护是软件运行中的一项经常性的工作，是保证会计信息的高效应用及会计信息的真实准确的一项重要工作，要严格按照《中华人民共和国会计法》、《山西建筑工程（集团）总公司会计核算办法》以及会计软件的有关操作规定制定系统的维护管理制度，由专人负责。

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