档案管理工作指导

管理制度：

• 文件归档制度(归档范围和保管期限表)； • 档案保管制度； • 档案鉴定销毁制度； • 档案统计制度； • 档案利用制度； • 档案保密制度； 6、利用

• 电子档案管理制度 工作流程：

• 档案基本工作包括七个环节

• 核心工作简称：“收、管、用”

5、统计

4、保管

7、移交1、收集2、鉴定

3、整理归档要求：

• 各科室工作人员应注重文件形成过程的规范，要对文件的实体安全和信息安全负责

• 各科室的文件形成者负责积累文件，要对归档文件的齐全性和准确性负责

• 各科室专兼职档案人员负责完成本科室待归档文件的收集和整理，要对归档文件的整理质量负责

应归档的档案门类：

关于全宗：

不同全宗、门类、载体的档案和资料应分开整理、编目

全宗：一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案的有机整体

构成全宗的条件：

1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文 2、设有会计单位或经济核算单位、自己可以编造预算或财务计划 3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权

文书档案鉴定整理的基本要求

红头文件 红头文件的相关信息说明 视情况而定（有批示或批复） 必须保存原件 公文落款处应加盖单位公章； 视情况而定（有附件必须保存） 办文单上必须有首席领导白头文件 上级单位对本单位正式公文的批示（或批复）件 本单位的正式公文 正文 附件 公文附件 办文单 人的签字，或因需要由接受委托的代理领导人签字 同级单位或下级部门上报的相关材料

文件材料归档范围（内容摘自国家档案局第8号令）

• 反映本单位主要职能活动、基本历史面貌，对本单位工作 、国家建设、历史研究具有利用价值的文件材料

• 本单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料

• 本单位需要贯彻执行上级机关、同级机关的文件材料；下级单位报送的重要文件材料

• 其他对本单位工作具有查考价值的文件材料

文件材料不归档范围（内容摘自国家档案局第8号令）

• 上级机关制发的普发性文件（特指）不需要本单位办理的文件；任免、奖励非本单位工作人员的文件材料；供工作参考的抄件等 • 本单位文件材料中的重份文件；无查考价值的事务性临时性文件；一般性文件的历次修改、校对稿

• 同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的、不需办理的抄送类文件材料

• 下级单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄报或超级抄报的文件材料

鉴定是档案管理的起点和终点。文件能否成为档案首先是通过鉴定，档案保管期满之后是留存还是销毁需要通过鉴定。档案整理、保管、编研、利用都与鉴定工作密不可分。

档案鉴定的对照法

• 档案鉴定普遍采用对照法，即将需要鉴定的文件材料对照相应的标准、规定、清单等进行鉴别其是否需要归档和归档后应保存的年限。 • 对照法所采用的对照标准即归档范围和保管期限表。 • 对照法的普遍使用，使文件材料归档范围和保管期限表成为单位档案管理制度中不可或缺的重要部分。没有文件材料归档范围和保管期限表，档案工作无法正常开展。 企业档案保管期限表的类型

• 通用档案保管期限表。2012年国家档案局发布的10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》是第一次颁布的企业通用档案保管期限表。

• 专门档案保管期限表。1984、1998、2016年财政部和国家档案局颁

发的《会计档案保管期限表》。 • 同系统某类档案保管期限表。 • 同类型企业档案保管期限表。 • 基层企业档案保管期限表。

文书类档案保管期限分为:永久、定期。定期分为30年、10年。 划分标准：

1、国家档案局第8号令

2、本单位编制的归档范围和保管期限表

文件材料整理要求

1、归档文件应存原件。书写工具应使用黑色墨水笔。禁用圆珠笔、铅笔、蓝（或红）墨水笔。如有使用复写纸、热敏纸，应将其复印后再一并保存

2、实物档案、音像档案归档时，要有揭示档案内容的文字说明，并将相关档案一并归档

3、外文材料若有汉字译文，应一并归档；若无译文，将译出的标题和目录与原文一并归档

4、两个及以上单位共同合作完成某项目时，应以合同、协议等文件的事先约定作归档依据。一般由主办单位保存全套档案，协办单位仅需保存参与合作部分的档案 5、各科室应将填写好的归档文件备考表与年度待归档材料一并移交档案部门。同时，双方各留存一份档案交接登记表

6.案卷题名即案卷标题应反映或揭示卷内文件的主要内容。

• 卷内文件目录一般根据卷内文件排列顺序，逐件登记。一份文件填写一条卷内目录。

• 卷内文件缺少题名、题名过于简单（通知、简报）或没有形成日期的，应根据档案内容自拟文件题名，考证文件形成日期。自拟题名一般外加[ ]以示区别。外文目录要予以翻译。日期以年、月、日表示，日期项中文件形成的年度必须揭示。

• 张页号：卷内同一页文件上有多个张页号的，划去不正确的一个。 • 卷内个别文件漏编页号或重复编制页号的，可以1-1表示，而整本案卷不必重编页号。页号调整的情况在卷内目录备注栏、卷内备考表中予以说明，并调整案卷封面上的张页数。

7.卷内备考表上填写档案鉴定整理工作中需要说明的情况，检查人栏目请档案干部或档案部门分管领导签章。

• 卷内无金属物，无压字，装订结实。

• 左装订的档案只要左边齐，保证经装订的文件材料不脱落即可，卷内文件纸张大小不一，不必托裱成同样大小。

8.编制案卷目录

• 案卷目录中的起止日期项要求是4位、6位、8位。

• 在案卷目录全部编制、校核完毕后，对照案卷目录上的档号再在档案实体上编制进馆档号较为稳妥。

• 进馆案卷目录用A4纸打印，一式三份，向市档案馆移交的案卷目录不必装订。电子目录要求为Excel格式。

9.文书档案应外装符合要求的档案盒

• 文书档案卷盒有卷和件两种，背脊上需填写的项目不同，在选购时请注意。档案盒背脊宽度最大尺寸6CM。 • 卷盒盒脊上项目的填写。

10.全宗介绍

• 全宗介绍的主体内容：

• （1）机构沿革：机构的成立，主要职能，内设机构及变动情况，党政领导班子任职情况。

• （2）档案内容：全宗内档案的主要内容。可以按内设机构或问题来叙述。

• （3）全宗历史：全宗内档案在管理工作中的主要情况，例如全宗内档案的分类方案、档案鉴定、整理、编目、利用、移交、销毁等情况。 • 在档案整理时注意有价值档案材料的摘录、积累。

11.档案限制利用函

• 档案移交单位在开展进馆档案鉴定、整理工作中，应该注意同步将部分党政会议记录、人事任免、人员惩处、技术、商业机密等档案材料的档号进行摘录。在该全宗移交进馆时，将这部分期满30年后仍不宜向社会开放档案的档案号函告市档案馆。