信息化建设对高校人事档案发展趋势的影响研究

作者：陆冬梅

来源：《现代职业教育.高职本科》 2017年第7期

［摘 要］ 截止到2016年5月，我国高校数量已经达到2879所。与高度信息化、高度科学化的社会背景形成对比的是，我国高校人事档案管理的发展长期以来都是比较落后的，目前很多高校人事管理档案仍然处于手工处理的阶段，主要是以纸质存档，对其的管理也仅仅只是停留在资料的汇总保存上。高校人事档案资料管理的工作处于僵化死板的阶段，未能够达到信息化的程度，即信息化未能应用于档案资料管理中，普及应用的能力较低。这不仅影响到了高校人事管理的水平提高，也对高校综合实力以及教师绩效等方面的科学化发展带来了不利影响。因此，如何利用信息化改变现状，做好高校人事档案资料的管理已经成为一个十分必要的问题，十分值得研究和分析。

［关键 词］ 信息化；人事档案；高校

［中图分类号］ G717 ［文献标志码］ A ［文章编号］ 2096-0603（2017）19-0162-02

随着国家经济实力的增强，我国的高等院校发展也进入了一个空前活跃的时期。高校是我国优秀人才培养的基地，汇集了中国最先进的科学技术和创新创造的思想。高校教师作为高校开展人才教育的主体，对其管理的水平更是体现高校综合实力的重要指标。教师在高校的发展过程中是一个慢慢积累的过程，那么高校教师的价值也需要通过档案管理来体现出来，但是由于高校人事档案管理水平不高，发展不成熟，造成了很多高校教师的教学历程无法完全通过他们的个人档案体现出来。

有的教师在教学时参加了教授的竞选，并且连续几年都为学生作出了贡献；还有些教师在学校教学期间成功地提高了就业率和升学率；有的教师通过个人学习和经验积累，教学绩效逐年提升；还有的教师利用自己的假期参加了下乡支教、课外实习等实践活动。这些内容都未能及时地补充进教师个人档案中，使得教师的个体价值不能充分在档案中表现出来。在如今这样一个高度信息化的社会背景下，现代信息技术在教育领域的普及应用，对高校教师人事档案管理的发展提供了新的思路和方法。

一、高校人事档案管理中存在的问题

（一）档案调取缺乏灵活性

高校教师的人事档案保管具有严肃性和保密性，教师一般情况下见不到自己的档案资料。一般情况下，只有在涉及较大的人事调动和行业转换，教师才能到人事档案管理部门去进行调取。教师的档案以纸质化的机要信封为主，通过加盖封条来对档案内容进行严格保密的处理，即使是教师本人也不能随意拆封。受纸质性档案管理的地点和时间限制，造成了高校人事档案管理比较呆板，调取过程复杂繁琐。比如，某教师因为工作行业变动，需要到原单位或者原人事档案管理部门调取本人的人事档案参与政治审批，因为人事档案纸质材料的局限性，多个管理部门之间往往都不清楚档案的具体位置，需要教师本人在单位和教育局之间来回寻找。人事档案经年累月地积累，数量众多，虽然都有基本的编号管理，但是全靠档案管理人员的手工操作，十分吃力。整个调取过程需要花费巨大的人力成本和时间成本。

（二）档案记录材料不完整

高校人事档案管理主要是干部人事档案和教师人事档案两种。档案内容主要包括个人的履历情况、教育经历、政治面貌、专业技术和职称等的评定考核、职务任免及奖励惩处信息、薪酬水平和福利待遇等众多可供国家人才选拔的参考材料等。但是很多教师和干部的信息还是不能够通过这些资料完整地体现出来。相对来说不够完善，并且内容比较死板，并且不能更改，无法动态地反映个人在职能发展过程中的变化和成长历程。同时人事档案资料以纸质为主，很容易在长期的实体环境下被损坏。比如档案保管室比较潮湿、管理混乱或者发生火灾等重大事故，那么人事档案将会受到不同程度的损坏，无法长久保存。同时，由于纸质档案管理的繁琐性，无法及时更新，对于档案调入调出管理也很难实现一目了然，档案内容在此过程中的缺失损坏也无法及时获知。这些都会导致档案记录材料的不完整。

（三）人员和设备配备不足

由于高校人事档案的管理工作是以重复性劳动为主，工作内容单一，容易在高校管理工作中被忽视，造成档案意识淡薄。人事档案管理部门和管理者的不重视，从而在人员配备方面很难做到科学合理。档案管理人员的工作内容很难体现出技术性和重要性，导致人事档案管理工作被边缘化，影响到相关管理人员工作的积极性和创造性。人事档案管理部门的工作在平时较清闲，但一旦涉及大量教师补充个人履历，整理教学成果和论文资料，又会非常繁忙，因此常常需要邀请学生来做兼职。而学生档案管理的工作经验比较缺乏，同时也涉及人事档案管理的保密性问题，所以，这种工作方式存在较大的不合理性，影响到依法治档工作的严肃性和档案管理工作的规范性，导致人事档案管理工作出现一些混乱和漏洞。

二、信息化建设促进高校人事档案更好发展的建议

（一）重视人事档案管理信息系统的需求

现代科学技术的发展奠定了信息化社会的发展成熟，在这一时代背景下，高校发展也面临着更大的竞争与挑战。高校人事档案管理是人力资源管理的基础内容，是高校持续稳定发展的基础，因此必须加以重视。随着市场化经济体制的深化改革，高校的人力资源流动也将越来越趋于正常，一些干部可能要转岗转行，一些教师将选择继续深造或者职位变动，例如考在职研究生、博士、出国留学或者考公务员等。

现实情况提出了人事档案管理信息系统建设完善的需求，因此信息化人事档案管理系统的建设是势在必行的工作。通过计算机和网络技术，来推动高校人事档案管理向科学、灵活和规范的方向发展。高校人事档案管理部门要重视新技术的推广应用，比如计算机技术、微缩影像技术、声像保存技术以及加密技术等，在档案管理工作各个环节强化先进技术的应用实践。档案管理的现代化，通过建立数字化和网络化的人事档案管理系统，对人事档案管理和服务内容进行延伸和发展，提高人事档案管理及服务的现代性和实效性。

（二）人事档案管理员的信息技术培养

一些高校人事档案管理人员原有的知识结构和工作技能不能满足信息化档案管理服务的要求，因此，需要提高人事档案管理员的信息技术能力。通过针对性的专业知识与技能，来适应档案管理数字化和网络化发展的需要，使得高校人事档案管理工作具有创造力。

首先，有意识地筛选聘任具有一定信息技术能力的管理人员，在招聘时着重建立年轻化和技术化的人才队伍，通过第一步筛选，让适应人事档案发展需要的人才进入人事部门工作岗位中，为人事档案管理工作的信息化建设奠定基础。其次，重视对管理人员的持续性培养，通过具体工作岗位信息化使用技能的特点，分阶段、分批次对人事档案管理人员进行培训，使他们

能够掌握信息化系统的软硬件应用，从而提高人事档案管理和服务的水平。再者，重视维护档案管理人员对工作的积极性和创造性。目前很多高校人事档案管理人员年龄较大，人员流动性较低，造成这一团体接受信息技术的意愿和能力不高。因此，可以考虑通过建立合理的考核制度和激励机制，来强化管理人员对人事档案管理信息化建设的认知，在工作岗位上发挥积极性。最后，建立岗位责任制，由于人事档案工作的严肃性和保密性，需要建立管理人员岗位责任制。可以考虑对高校档案管理人员的工作情况纳入组织的管理机制中。制定工作要求和追责机制，以此提高人事档案管理工作的责任感和规范性。

（三）信息化工作方式和工作流程的开展

计算机技术的普及应用，使得高校人事档案管理工作的信息化发展逐渐深化。一些高校通过建立电子文档来对人事档案进行数字化保存，避免了纸质文档的手动搜寻和查找，节约了大

量的时间成本和人力成本。在人事档案信息化建设的过程中，需要遵循基本的工作流程和方法。

第一，要建立完善的搜索查询系统，以方便后期的查阅和调取。数据库系统中要建立更多的搜索条件，比如，本人名字、职工编号、曾经职务、查询记录、查询原因、查询操作人员等。第二，对高校人事档案的信息内容进行分项处理。每一份人事档案包含哪些内容，哪些项目还有待补充和完善，可以分别调取出来，进行补充完善。这样便于工作人员后期通过计算机技术来针对性地查找和补充，提高工作效率。第三，通过联网系统，提高人事档案调入调出的便利性。在有需要时，通过网络化的档案管理信息系统，对档案所在地或者档案接收地发起请求，实现网络调入调出。这样不仅大大增强了人事档案本人在调取档案时的便利性，同样也减少了多个人事档案管理部门的人员配备和工作量。第四，通过云数据库建立人事档案的电子版本及变动情况的备份。通过备份，防止因为电脑故障、网络安全以及其他原因导致的人事档案资料丢失、内容损坏等。

（四）政府对于高校信息化管理体系的支持

高校作为国家高等人才的教育基地，其发展离不开国家和政府的支持。目前我国高校档案资料管理的信息化建设还处于初级阶段，而信息化建设的软硬件投入本身需要很大的资金成本，比如计算机和扫描设备的配置、加密网络的应用、信息管理系统通用技术及平台的开发、人事管理人员的信息化工作能力的培养等，都需要政府的引导和资金支持。因此，为了实现高校人事档案管理的信息化，政府和相关管理部门必须重视高校信息化建设体系的发展，通过政策扶持和资金偏移，来对高校提供一定的便利，鼓励高校加快信息化管理系统的建设，通过人事档案管理工作的信息化研究和实践，来不断开发新的实用技术和经验总结，推动高校管理工作信息化的建设完善。

三、小结

与高度信息化、高度科学化的时代背景形成对比，我国目前的高校人事档案管理水平仍然较低，以手工处理和纸质存档为主，管理内容还停留在对资料的汇总保存上。现代信息化技术应用于档案资料管理中的能力较低。这对于高校人事管理发展，综合实力的提高，以及人力资源管理实效带来了不利影响。因此，对于高校的人事档案管理的信息化建设和完善还需要积极的探索和推广实践。国家教育部门和高校需要加强信息化管理体系的建设完善，以此来推动新时期下人事档案管理工作的科学化发展。

参考文献:

［1］张丽娜.地方高校人事档案信息化建设存在的问题及对策研究［J］.黄冈师范学院学报，2015（5）：122-124.

［2］侯光兰.信息化建设对高校人事档案发展趋势的影响研究［J］.人才资源开发，2015（8）：216-217.