之一、文件与文件处理

全省档案干部培训系列讲座之一

《文件与文件处理工作》

讲 座 主讲 赵海林

二 ○ ○ 五 年 六 月

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本讲座讲的“文件”专指用纸张制作的书面文件。在当今社会，文件是任何一个党政机关、社会团体、民主党派、企业、事业单位进行管理不可缺少的一种重要工具，是上情下达、下情上报、左右联系的一种基本的工作手段，即使进入信息化时代，纸介质文件的独特作用仍将不可替代，仍然是人们办事的最终依据和原始凭证。

第一讲 文件的定义、特点、 作用与分类 一、文件的概念 文件是指党政机关、社会团体、民主党．．．．．．．．．．．．．派、企业、事业单位在行使其法定的某种社．．．．．．．．．．．．．．．．．．．会职能、管理活动或者联系、商洽工作的过．．．．．．．．．．．．．．．．．．．程中，根据需要按照规范的程式和规定的程．．．．．．．．．．．．．．．．．．．序制作而成的具有法定效力和现行效用的．．．．．．．．．．．．．．．．．．书面文字信息记录。 ．．．．．．．．．

“文件”这一概念可以从以下五个方面．．．．进行理解：

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（一）文件出自法定的作者。这些作者包括依法成立的国家、党政机关、社会团体、民主党派、企业、事业单位及其负责人、因某种事项而与法人联系的个人（以下简称机关单位）。

(二)文件是一种管理工具。通过文件可以领导、指导生产、经营、科研、教学、工作并宣传教育人民群众等。

（三）文件具有法定的效力和现行效用。一方面，文件必须遵守国家法律法规，符合党和国家的路线、方针和，符合国家对发文责任者职责权限和活动范围的规定。一方面，公文一旦发出，有关单位和个人就必须予以遵守，且需要办理的要尽快办理，需要贯彻执行的要认真贯彻执行。

（四）文件有严格的处理程序和规范的体例格式。党和国家对文件的体例格式、处理程序和办理方法有严格的规定，任何单位和个人都要严格遵守。否则，文件将难以正常运行，发文者的意图也将难以如期实现。 （五）文件是一种书面文字形式的信息记录。这一信息记录形式已经延续了几千

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年，至今仍然起着记录和传递信息的重要作用，但这种形式与语言和现在的图像、电子等信息记录形式则有着很大的区别。

二、文件的五个特性 （一）鲜明的政治性。这是文件的灵魂，由使用文件的机关单位的性质及其活动情况所决定。每一个机关单位制发文件，都要认真贯彻执行党和国家的路线、方针和，有利于推动国民经济和社会的发展，有利于构建社会主义和谐社会。

（二）法定的权威性。在一定的条件下，文件是一个机关单位的指挥工具和“代言人”，代表着制发机关的法定权威。文件的法定权威性，在实际当中主要体现在三个方面：1、文件是由法定的责任者根据自己的职能、权限和需要制发的，所谓法定责任者就是指依法成立并能以自己的名义行使职权、承担相应的义务与责任的机关单位；2、文件具有法定的执行效力，也就是它的强制性和行政约束力，这就是我们常说的令必行、禁必止，有法必依、执法必严、违法必究；3、文件发出后能否达到预期目的或效

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果，一般要以其传递对象是否认可、拥护以及认可、拥护的程度为基础，如果缺此基础，文件的权威性将受到严峻考验。

（三）严密的科学性。文件科学性的实质，就是从实际出发，有利于解决问题、推进工作和发展事业。具体来说体现在以下四个方面：1、反映事实客观准确，不凭主观意愿夸大缩小或断章取义；2、结论表述正确，避免片面性和脱离实际的主观臆断；3、文字表达严谨，确切简明，反对形式主义，不说大话、空话、套话、假话；4、严格把握界限，既不违背法律法规，又要克服使用不足的问题。

（四）格式的规范性。一份完整的文件，由许多部分组成，但每一种文件都有其适用的特定范围，不能互相混用。只有遵守党和国家有关这方面的规定，才能保证文件结构的规范化和文件运行的畅通无阻。

（五）运转的程序性。文件的运转有其内在的规律，国家有关规定也明确了文件运转的程序。每一个机关单位只有遵循规定的程序处理文件，才能确保文件运转的畅通无

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阻和作用的有效发挥。

三、文件的作用 通过对机关单位工作长期实践的总结，文件的作用主要表现在以下六个方面： ．．．．（一）行政约束作用。如各种法律法规都是以文件的形式制定和发布的，这些文件一经生效，必须坚决执行，具有规范和准绳作用，在其有效的时间和空间内，人人必须遵守，违者将受到相应的制裁或惩罚。 （二）领导、指导作用。即机关单位可以通过制发文件的途径，制定方针，安排部署工作，提出对重要问题的解决意见等，从而实现对生产和工作的领导与指导。 （三）联系公务作用。即机关单位可以通过制发文件，在上下级、同级和不相隶属的机关单位之间，起到互通情报、商洽工作、联系有关事项的作用。

（四）宣传教育作用。如通过制发表彰先进的文件，可以起到宣传好人好事，营造良好社会风气的作用；通过制发交通事故发生情况的文件，可以起到教育全社会高度重视交通安全、自觉遵守交通规则的作用。

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（五）沟通信息作用。例如，发通知、通报、报送工作计划、总结交流经验、发送工作简讯、信息简报等，可以帮助机关单位掌握信息、互通情报等。

（六）依据凭证作用。文件体现了制发责任者的意图，除了一些参阅性的文件，许多文件则成为收文单位处理某项或者某方面工作的根据，成为日后证明某一事项的凭据，这也就是文件的依据凭证作用。

四、文件的分类 正确地对公文进行分类，对于实现机关单位文件处理工作的规范化和文件管理、整理归档的科学化，具有特别重要的意义。根据文件处理和档案管理的实践需要，可以从以下五个方面对文件进行分类： ．．．．（一）按照功能的不同划分，可以把文．．件分为三类：

1、法律法规性文件。例如•中华人民共和国公务员法‣、•甘肃省档案管理条例‣等。 2、行政管理性文件。例如•国家档案局第三次全国工业普查办公室关于认真做好

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第三次全国工业普查档案资料工作的通知‣、•国有企业文件材料归档办法‣等。 3、日常事务性文件。例如•甘肃省 ×× 厅2005年工作计划‣、•×× 市民营企业发展情况调查报告‣、• ××档案简讯‣。 （二）按照行文方向的不同划分，可以．．．．把文件分为三类：

1、上行文。指下级机关单位向上级机关单位报送的文件，例如• ×× 县档案局关于解决档案馆库建设经费问题的请示‣、•×× 市关于档案行政执法情况的报告‣等。 2、平行文。指同级机关单位或者不相隶属机关单位之间往来的公文，例如•×× 省档案局关于协商召开电子文件管理研讨会的函‣等。

3、下行文。指上级机关单位向下级机关单位发送的文件，如：•关于转发建设部等部门关于做好稳定住房价格工作意见的通知‣、•国家档案局关于省级和副省级市、计划单列市档案馆目标管理考评的通报‣、•中华人民共和国令‣等。 （三）按照保密程度的不同划分，文件

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可以分为五类：

1、绝密文件。指内容涉及国家或者本机关单位最重要的秘密，一旦泄露就会使国家或者本机关单位的安全或利益受到特别严重损害的文件。

2、机密文件。指内容涉及国家或机关单位重要秘密，一旦泄露就会使国家或本机关单位的安全或利益受到严重损害的文件。 3、秘密文件。指内容涉及国家或者机关单位一般的秘密，泄露后会使国家或者本机关单位的安全或利益受到一定程度损害的文件。

4、内部文件。指内容不涉及国家或机关单位重要秘密，但不宜向社会公开，只限于在本机关单位内部使用的文件。

5、公开文件。指内容不涉及国家或者机关单位重要的秘密，可以直接对国内外公开的文件。

（四）按照使用范围的不同划分，文件．．．．可以分为两类：

1、通用型文件。指各级各类机关单位都可以在一定条件下使用的文件，主要是党和

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国家公文处理规定中所列举的文种。

2、专用型文件。指只有具有某种专门职能的机关单位才产生，并且在特定的范围和条件下才使用的文件，如司法方面的诉讼文件，外交方面的国书、照会等文件，工商管理方面的企业注册登记文件等。 （五）按照版本的不同划分，文件可以．．分为六类：

1、草稿。指文件在其形成的初期所产生的尚不具备法定权威或效力的文稿，根据情况的不同有初稿、讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿、代拟稿等之分。

2、底稿。也称定稿，指经过机关单位负责人正式审核签发或正式会议通过，或经上级机关单位审核批准的正式文件的文稿，它是印制正式文件的唯一依据。

3、正本。指依据底稿和规定格式印制并按规定范围发给有关单位的具有法定效用的正式文本。 4、副本。“副本”含义的本源是正本的复制本或者抄本。但随着印刷技术的发展，副本、正本往往在形式上已经没有什么区

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别，实际上往往表现为正本的重份，并且在保管、使用方面有一定的区别。

5、试行本。是文件制发机关认为法规性的文件内容尚不成熟，先发布执行，待经过实践检验条件成熟时再修改完善的文本，试行本在试行期间具有法定的效力。 6、修订本。是根据情况变化和实践经验，对以前制发的法律法规修改完善后，再行发布的正式文本。

第二讲 常用文件的种类 与具体应用 常用文件是本讲座的重点，其它只是供同志们作一些必要的了解。

一、党和国家公文处理规定列入的文件及其应用 根据•中国党机关公文处理条例‣（中办发[1996]14号）、•国家行政机关公文处理办法‣（2000年8月24日发布）、•甘肃省实施†国家行政机关公文处理办法‡细则（试行）‣（甘政发[2000]81号）的

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有关规定，我国机关单位常用文件的种类与应用主要如下：

（一）命令（令） 适用于发布法律或依照有关法律规定发布行规、宣布施行重大强制性行政措施和嘉奖有关机关单位及人员。例如：•中华人民共和国令‣、•国家档案局令‣、•甘肃省甘肃省军区2003年冬季征兵命令‣。

（二）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。例如：•关于加强党的执政能力建设的决定‣、•人事部国家档案局关于表彰全国档案系统先进集体和先进工作者的决定‣、•全国常委会关于取缔邪教组织防范和惩治邪教活动的决定‣。

（三）决议 适用于经过会议讨论通过的重要决策事项。例如：•关于建国以来党的若干历史问题的决议‣、•中国党第十一届委员会第五次全体会议关于为刘少奇同志平反的决议‣。

（四）指示 适用于对下级机关单位布

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臵工作，提出开展工作的原则与要求。例如：•关于处理非法刊物非法组织和有关问题的指示‣。

（五）公报 适用于公开发布重要决定或重大事件。如：•中国党第十一届委员会第三次全体会议公报‣、•中国党总与亲民党宋楚瑜会谈公报‣。

（六）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者决定事项。例如：•甘肃省人民代表大会常务委员会公告‣、•国家工商行政管理总局公告‣。

（七）通告 适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。例如：•兰州市关于加强交通运输业税收征收管理的通告‣、•中华人民共和国通告‣。

（八）通知 适用于批转下级机关单位的文件，转发上级机关单位和不相隶属机关单位的文件，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员，发布法规。例如：•关于坚决制止占用基本农田进行植树等行为的紧急通知‣、

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•甘肃转发†省档案局党组关于进一步加强全省档案工作的意见‡的通知‣、•××市××局关于 ×××等同志职务任免的通知‣。

（九）通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者交流重要情况。例如：•××省通信管理局关于××通信公司业务推销宣传问题的通报‣、•××市 ××局关于各县区退耕还林还草工作进展情况的通报‣。

（十）议案 适用于各级按照法律程序，向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。例如：•甘肃省关于提请审议†甘肃省档案管理条例（草案）‡的议案‣。

（十一）报告 适用于向上级机关单位汇报工作、反映情况、提出建议或者答复上级机关单位的询问。例如：•国家档案局关于第13届国际档案大会情况的报告‣。

（十二）请示 适用于向上级机关单位请求指示、批准的事项。例如：•××县档案局关于扩建档案馆库问题的请示‣、• ×

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× 市农牧局关于处臵禽流感问题的请示‣。

（十三）批复 适用于答复下级机关单位的请示事项。例如：•国家××局国家××部关于国家××机关档案向地方档案馆移交有关问题的批复‣。

（十四）条例 适用于党和国家领导机关制定规范各级机关单位的工作、活动和成员行为的规章制度。例如：•中国党权利保障条例‣、•基本农田保护条例‣、•机关档案工作条例‣。

（十五）规定 适用于针对特定范围内的工作或者事务制定具有约束力的行为规范。例如：•罪犯、人员档案管理暂行规定‣、•甘肃省行政执法监督规定‣。

（十六）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。例如：•关于进一步推进西部大开发的若干意见‣、•关于进一步加强和改进未成年人思想道德建设的若干意见‣。

（十七）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问或答复问题，请求批准或答复审批事项。例如：•国家档案局关于不宜

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将档案库房设在地下室的复函‣、•××省档案局关于协商召开西部地区电子文件归档和管理研讨会的函‣。

（十八）会议纪要 适用于记载、传达会议主要精神和议定事项。例如：•全国企业档案工作座谈会会议纪要‣、•××厅与××厅关于解决××问题的协调会议纪要‣。

在上述文件种类的选用上，要注意以下几个区别： ．．．．

1、“报告”与“请示”的区别。“报告”的目的是向上级机关单位陈述情况、汇报工作，并不要求批示或批准什么问题或事项；而“请示”的目的则在于提出某一问题或事项，直接请求上级机关单位指示或批准，以便执行。在实际工作中，一些单位常常是“报告”与“请示”不分，或把应请示的事项写成“报告”，或在“报告”中夹带请示事项，甚至出现“请示报告”这样连用的现象，这些都是不规范的做法。

2、“指示”、“命令”、“批复”的区别。“命令”是一种只有和明确规定的机关和人员才能根据实际情况主动发布的、

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具有普遍强制力的文件；“批复”是一种上级领导机关单位针对下级机关单位的请示而被动作出答复的文件，而“指示”则是一种上级机关或领导对下级机关或人员主动发出的具有针对性、指导性的文件。

3、“通知”、“通报”、“通告”、“公告”的区别。“通知”是一种上级机关单位向下级机关单位或不相隶属机关单位告知或传达有关事项和意见，要求受文单位办理或知晓的文件；“通报”是用于表扬、批评和传递、交流情况，起倡导、警策、启发、教育和沟通信息作用的一种文件；“通告”是一种由国家机关或企业事业单位按其权限面向社会发布的、个人和单位必须遵守或照办的行政约束性文件；而“公告”则是国家权力机关或涉外群众团体向国内外宣布重要事项的一种文件。

二、党和国家公文处理规定没有列入的文件及其应用 （一）会议文件 指一个机关单位召开工作会议、专题会议、理论或业务研讨会产生的文件，包括会议通知、会议签到簿、参

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加会议人员名单、会议日程、领导讲话、经验交流材料、会议简报、会议记录等。

（二）章程 用于规定一个组织或者团体的性质、宗旨、任务、成员组成、机构设臵和权利义务、规章纪律等的规范性文件。例如：•中国党章程‣、•××省档案学会章程‣、•中国科学技术协会章程‣。

（三）办法 用于对有关法令、条例、规定或对某一地区、某一方面的工作提出具有针对性、可操作性的具体做法与要求。如：•中华人民共和国档案法实施办法‣、•电子公文归档管理暂行办法‣、•甘肃省行政执法证件管理办法‣。

（四）细则 也叫实施细则，是一个机关单位根据上级机关单位发布的有关行规，结合本地区、本系统或者本单位的实际情况，对法律法规中的某些条文作出的补充性解释和具体说明。例如：•××省†归档文件整理规则‡实施细则‣、•××县精神文明建设考评细则‣。

（五）计划 也叫规划、安排等，在具体应用上有一定区别，是一个机关单位为了

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在一定时期内实现某一目标或完成某项工作任务而预先制定的设想、安排等。其中规划适用于时间比较长、范围比较广、内容比较概括的情况，计划、安排一般适用于年度或更短的时间。例如：•2000年档案工作计划要点‣、•××市××局下半年工作安排‣、•宣传部司法部关于开展法制宣传教育的第四个五年规划‣。

（六）总结 这是一个机关单位在一项或一段时间的工作结束后，对原计划执行情况检查、分析和评价时所使用的文件。例如：•人民银行××县支行2003年工作总结‣。

（七）调研报告 这是采取一定的方法对既定的客观事物进行调查研究后产生的反映调研成果的一种文件，其目的是为了客观反映情况，介绍先进经验，反映存在问题，分析问题原因，提出意见建议，为领导决策和推动工作提供参考依据。根据涉及对象范围的不同，调研报告可分为两种：一是围绕某一客观对象进行多层次、全方位调查而形成的综合性调研报告，例如：•××县关于退耕还林情况的调研报告‣；二是围绕某一

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具体事件、具体问题或具体人物进行调查后形成的专题调研报告，例如：•关于××案件错判问题的调研报告‣、•关于残疾青年×××自学成才的调查报告‣。

（八）经济活动分析报告 这是反映一个地区、部门或单位的经济活动情况的文件，例如：•2005年第一季度物价变动情况分析报告‣。

（九）可行性研究报告 这是一个机关单位对自己打算采取的某种行为的必要性和实现预期目的的可能性进行论证、评价而形成的一种文件，例如：•××局关于××河流域综合开发的可行性研究报告‣。

（十）简报 常见的还有•××简讯‣、•××通讯‣、•××信息‣、•情况反映‣、•情况交流‣等形式，它是机关内部或有关单位之间反映情况、互通信息的一种重要工具，特点是简明快捷。

（十一）会议记录 这是以书面形式记录会议基本情况和内容的文件材料，如：•××局会议记录‣、•××厅办公会议记录‣。

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（十二）党、团组织发展成员的申请、审批文件。

（十三）党团、人事、工资、主管业务方面的统计文件。

（十四）人民群众来信来访文件。 （十五）合同、协议书 这是由具有法人资格的当事各方因某一事项，依据国家法律和规定，为明确各自权利与义务，经过协商取得一致意见后共同签订的一种文件，如：•建筑工程设计合同‣、•设备购臵合同‣。合同与协议书性质基本一致，但协议书更原则一些，合同更具体一些，约束力更强一些。

（十六）介绍信与介绍信存根 专门用于机关单位相互之间联系工作的一种文件，具有介绍和证明两种作用。

（十七）电报 包括密码电报、明传电报、传真电报等不同形式，这本是随着科技发展文件传递的一种新方式，但有时也被作为一种文件来对待。

（十八）管理制度 指依据有关法律法规的规定，结合本机关单位实际和工作需要

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而制定的专门用来规范干部职工行为的文件，例如：规则、守则、制度、规程、规范。

（十九）大事记 这是机关单位用来记录自身重要、重大活动的一种文件，有其专门的格式要求。

第三讲 文件的格式标准 与制作要求

机关单位文件格式的标准化是体现文件水平和质量的一个重要组成部分。如果文件的起草和印制缺乏统一的规定和要求，不仅影响文件的美观，不便于文件的管理，而且会导致公文发生差错，有时甚至会发生严重差错，造成严重损失。因此，文件标准化不仅仅是一个单纯的技术问题，通过这项工作可以促进日常管理工作的规范化，减少差错和失误，对提高机关单位整体管理水平具有十分重要的意义。根据•国家行政机关公文格式‣（GB/T9704-1999）和•中国党

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机关公文处理条例‣的规定，通用型文件格式的标准与制作要求主要如下：

一、关于文件纸张、书写材料及图文颜色的要求 （一）文件纸张质量。制作文件纸张应当选用60G-80G/㎡的胶版印刷纸或复印纸，白度为85-90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5-9.5。

（二）文件纸张规格。制作文件如无特殊要求，应使用GB/T 148规定的A4型纸张，其幅面为210㎜×297㎜。其中天头（上白边）为37㎜，订口（左白边）为28㎜，版心尺寸为156㎜×225㎜（不含页码），误差≤1㎜。电报用纸按机要系统规定执行，张贴文件的用纸根据实际确定（但应尽量为A4型的倍数）。

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附图一：A4型文件用纸页边及版心尺寸

版心尺寸 225㎜×156㎜ A4型文件用纸尺寸 297㎜×210㎜

（三）书写材料质量。制作文件（包括起草、修改、签发、印制、批示等）必须选用耐久性强的书写材料，禁止使用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等。

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（四）图文颜色。除眉首部分的发文机关标识、反线和印章为红色外，其余的图文统一为黑色。

二、关于文件的排版规格与印制要求 （一）字体与排版。正文用3号仿宋体字，每页排满时22行，每行排满时28个字，文字自左而右横写横排，双面印刷，字体匀称端正清晰，版面干净无底灰。

（二）装订。左侧装订，订位为两钉各距上下边1/4处，平订与文件左边沿距离为3㎜-5㎜，不掉页，无缺损。

（三）少数民族文字。民族自治地方可以并用汉字和少数民族文字，但少数民族文字应按其书写习惯排版。

三、文件的格式构成及各要素标识规则 组成文件的要素比较多，但从总体上可．．．．．．．以分为眉首、主体和版记三大部分。 ．．．．．．（一）眉首部分

位于文件首页红线（含）以上，由以下七种要素组成： ．．．．

1、公文份数序号：这是指同一文件印制

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若干份时每份公文的顺序编号，一般为重要的保密的文件所采用，需要时用阿拉伯数字编在顶格左上角第一行。带有密级的文件应当标明份数序号，以便于监督管理。

2、秘密等级和保密期限：秘密等级是标识文件保密程度的一种标志，涉及国家秘密的文件，应标定密级和保密期限，位臵在右上角顶格第一行，用3号黑体字，两字之间空一字；保密期限是对文件密级的时效的规定，标在秘密等级之后，并用“★”隔开，例如“绝密★3个月”。

3、紧急程度：这是对文件送达时限的要求。一份文件是否标出紧急程度，根据当时当地具体情况而定。如需标识时用3号黑体字顶格标识在右上角第一行，两字之间空一个字。如该处已标有其它要素，则标识在右上角第二行。紧急文件应当根据不同程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”或“平急”。 4、发文机关标识：由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”二字组成，一些特定的文件也可以不加“文件”二字；发文机

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关标识用红色小标宋体字印制，字号以醒目美观为原则酌定；发文机关标识上边沿至版心上边沿为25㎜，上报文件为80㎜；同级单位联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字臵于发文机关名称右侧上下居中排布；如果联合行文机关过多，必须保证文件首页显示正文；党政机关联合行文，党的机关排列在前，行政机关排列在后。 5、发文字号：由发文机关代字、年度和发文序号组成，在红线之上用3号仿宋体字居中排布。年度、序号用阿拉伯数字标识，年度要写全，扩入六角括号“„‟”。序号不编虚位（如“1”不编为“001”），不加“第”字。联合行文，只标明主办机关发文字号。例如：“甘政发„2000‟81号”等。

6、签发人：上行文应标明签发人、会签人的姓名，平行排列于发文字号右侧，此时发文字号靠左边空一字排布，“签发人：”与签发人的姓名靠右边空一字排布；如果有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第一行，其他签发人姓名从第二行起按发文机关顺序依次排列，并且其下各要素平行下移；

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如果是“请示”，还要在附注处注明联系人的姓名和电话。

7、红线：在发文字号之下4㎜处印一条与版心等宽的红色反线。

附图二：文件首页的版式排布

00001 机密★一年 特急 × × × × × 文 件 ××ׄ2000‟12号 关 于 × × 的 通 知 ××××××××： ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

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附图三：上报文件首页的版式排布

×××××× 文 件 签发人：××× × × ×„2002‟18号 ××× × × × × × 请 示 × × × × × × ： × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × ×× × × × 。 × × × × × × × × × × × × × × × × × × ×× × × × × × × × × × × × × × × × × ×× × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × ×。 × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × （二）主体部分：臵于红线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体，

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由以下七种要素组成：

1、文件标题：一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。文件标题中除法规、规章名称必须加书名号外，一般不用标点符号；在红色反线下空2行用2号小标宋体字居中排列，标题字数多需回行时要做到词意完整、排列对称、间距恰当。

2、主送机关：指文件的主要发送机关或者主要受理机关，应当使用全称或通用简称；在标题下空1行左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍然顶格。

3、正文：这是文件内容的主体，自主送机关之下一行开始按正常文章格式排列，须注意数字、年份不能从中间割裂回行。用3号仿宋体字标识。

4、附件：这是一个选择项目，也就是说文件根据实际情况，可以有附件也可以没有附件。一个文件如果有附件，应当于正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识，注明附件顺序和名称；附件序号使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号，附件的序号和名称前后标识应一致；如附件与正文不能

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一起装订时，应在附件左上角第一行顶格标识文件的发文字号并在其后标明附件。 5、成文时间：用汉字将年、月、日标写齐全，“零”写成“○”，位臵参见“6、印章”；成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的日期为准，电报以发出日期为准。

6、印章：文件除了以电报形式发出的加盖发报专用章外，其它文件都应加盖法人单位的印章，其中：一个机关单位制发的文件在落款处不署发文机关名称，右空四字标成文时间，印章要求端正居中，下压成文时间，上距正文2㎜-4㎜；联合上报的文件由主办机关单位加盖印章，联合下发的文件发文机关都要加盖印章；当联合行文需要加盖两个印章时，主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，相距2㎜；当联合行文需要加盖3个以上印章时，应按顺序排列发文机关名称，并将印章加盖在相应位臵；当文件排版后所剩空间容不下印章时，应通过调整行距、字距解决，使印章与正文同处一页，而不能采取“（此页无正文）”的方法进行处理；

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凡是加盖印章统一用红色。

7、附注：文件如有附注，应当空二字加“（）”标识在成文时间下一行，例如：“（此件发至县团级）”等。

（三）版记部分：主题词及以下各要素统称“版记”，臵于文件最后一页（封四）下端，其中最后一个要素臵于最后一行。主要包括以下四部分：

1、主题词：制作文件应当参照•公文主题词表‣标注主题词。现行•公文主题词表‣是1994年的修订版，由15类1000个主题词组成，分为主表和附表两大部分。主表旨在揭示文件的主题或内容，计13类715个主题词；附表旨在标识中国和世界的行政区划，计2类285个主题词。主题词标在文件的抄送栏之上，顶格排布。

2、抄送：抄送单位是指除主送机关外需要执行或知晓文件精神的其它机关，应当使用全称、规范化简称或统称，位于主题词之下一行。

3、印发机关和印发时间：位于抄送单位之下，无抄送单位时位于主题词之下，占

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一行位臵；印发机关在左空一字，印发时间在右空一字；印发时间以文件付印日期为准，用阿拉伯数字标识。

4、版记中的反线：版记中各要素之下均加一条反线，长度与版心相同。

四、页码 样式为“-1-”，正面页码居右空一字，背面页码居左空一字，空白页不标页码。

五、附表 文件如果有附表，对横排A4型表格应将页码臵于横表的左侧，单页码在左下角，双页码在左上角；单页码表头在订口边，双页码表头在切口边；文件最后一页如附A3型表格时，须加空白的封三、封四用以保护表格。

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附图四：文件末页的版式排布之一（一个机

关发文）

××××××××××××。 附件：1.××××××××××××× 2.××××××××××× 二○○○年八月六日 （××××××） 主题词：×× ××× ×× 抄送：××××××××，×××××××，××××××××，××××××××。 ×××××× 2000年6月8日

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附图五：文件末页的版式排布之二（两个机

关联合行文）

××××××××××××。 附件：1.××××××××××××× 2.×××××××××× 二 ○ ○ ○ 年 八 月 六 日 （××××××） 主题词：×× ××× ×× 抄送：××××××××，×××××××，××××××，××××。 ××××××× 2000年6月8日

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附图六：文件末页的版式排布之三（多个机

关联合行文）

××××××××××××。 附件：1.×××××××××× 2.××××××××××××× 二○○○年八月六日 （××××××） 主题词：×× ××× ×× 抄送：××××××××，×××××××，××××××××。 ××××××× 2000年6月8日

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六、三种特定的文件格式 （一）信函式文件格式：在实际工作中，经常使用一种只标识发文单位名称不标识“文件”二字的文件，用于处理一些平行文或下行文，这种文件除了不标识签发人外，其它各要素基本与“文件式”文件相同，在此称其为“信函式文件”。根据国家标准，信函式文件格式如下：1、发文机关名称上边沿距离上页边30㎜；2、在发文机关名称4㎜之下印一条上粗下细的武文线，在距下页边20㎜处印一条上细下粗的文武线，线的长度为170㎜；3、信函式文件如有份数序号、密级、紧急程度等项目时，可放在武文线之下左上角顶格，发文字号放在武文线之下右上角顶格，其它要素的标识方法均同“文件式”文件的格式。

（二）命令格式：命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文单位酌情而定；命令标识上边沿距离版心上边沿20㎜，下边沿空2行居中标识令号，令号下空2行标识正文，正文下一行右空4字标识签发人签名章，签

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名章左空2字标识签发人职务；在签发人签名章下一行右空二字标识成文时间。

（三）会议纪要格式：会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成，位臵与通用文件格式眉首部分的发文机关相同。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌情而定。会议纪要不加盖印章，其它要素的标注与通用型文件相同。

第四讲 文件处理的基本程序 及组织管理

文件处理是指文件的具体办理、日常管．．．．．．．．．．．理、归档管理等相互关联衔接、有序运转的．．．．．．．．．．．．．．．．．．．一项工作。要做好文件处理工作，必须坚持．．．．

实事求是、符合、精简高效、精益求精的原则，达到及时准确、安全统一、严谨细致、标准规范的要求。

一、发文处理程序 发文处理程序是指以本机关单位名义制．．．．．．．．．

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发文件的过程，具体可以分为十个环节： ．．．．．．．．．．

（一）交拟 这是发文处理程序的起点，是指由机关单位领导人根据工作计划或实际需要，将起草文件的任务交给有关部门或工作人员的环节。在这里，领导人应当尽量将自己的思路和想法向有关人员交代清楚，接受拟文任务人员应当充分了解和准确把握领导的意图。

（二）草拟 即由秘书或有关业务人员起草文件。起草文件一般应当达到以下十项．．要求： ．．

1、符合党的方针和国家的法律法规，如果提出新的规定，应切实可行并要加以说明。

2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，直述不曲，字词规范，标点正确，简明扼要，真正体现发文机关的决策意图。

3、根据行文目的、发文机关职权、与主送单位行文关系等，正确选用文种，如报告、请示、通知、通报等。

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4、拟制紧急文件应当确属紧急事项，标定紧急程度应当准确严格，不得滥用。

5、人名、地名、数字引用要准确；引用文件应当先引标题后引发文字号；引用外文应当注明汉文含义；日期应当写明具体的年、月、日；长度、面积、重量等应当使用国家法定计量单位。

6、结构层次序数，第一层为“一、”，第 二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”；发布法律规章性文件，按照立法要求办理。

7、文件内使用非规范化简称，应当先用全称并在其后注明简称；使用国际组织的外文名称或者缩写形式，应在第一次出现时注明准确的汉文译名。

8、文件中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

9、起草文件，首页应当使用规范的发文稿纸，其格式如下：

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××市××局发文稿纸

发„ ‟ 号 缓急 密级 签发 会签 主送 抄送 拟稿部门 打印 附件 主题词 文件题名 （正文）

拟稿人 校对

核稿人 份数

附图七：发文稿纸格式

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10、起草文件时，如果涉及其他部门职权范围内的事项，主办单位要主动与有关部门协商、会签并取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应出面协调；仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见并与有关部门会签后，报请上级机关协调或裁定；会签文件应在首页专用发文稿纸规定位臵署上单位名称和会签人姓名，不能在复印件和代拟稿上会签。

（三）审核 文件送负责人签发前，应当由（室）或综合部门进行仔细审核，审核重点是： ．．．．

1、报批程序是否符合规定；

2、行文是否必要，行文方式是否妥当，行文是否符合行文规则，文件格式是否规范。

3、文件内容是否符合起草文件的规定； 4、需要会签的文件是否已送有关单位会签；

5、文稿在审核过程中修改较多甚至不易辨认时，应退拟文单位清稿后，附上原修改

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稿再送审核部门继续运转。

（四）签发 以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发；签发人应当明确签署意见，并完整地签署姓名和时间。

（五）复核并编制发文字号 文件在正式印制之前，文秘部门应进行复核。复核的重点是：审核、审批和签发的手续是否完备，附件是否齐全完整，格式是否统一规范等，无误后按规定编上发文字号。经复核需对文稿进行实质性修改的，应按程序进行复审。

（六）缮印校对 要按照规定的格式和纸张进行印制，做到准确、及时、规范、安全、保密，并认真进行校对，以防出现差错。

（七）用印 按照规定格式用印，按照管理制度对用印情况进行严格登记。

（八）发文登记 要求建立严格的发文登记制度，设立专门的发文登记本，对发文严格按照文号顺序进行登记。发文登记本表格的参考样式如下：

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发 文 登 记 年 度

月 日 发文编号 文 件 题 名 主送抄送密份备单位 单位 级 数 注 （九）封发 认真写好信封，仔细封装文件，注意密级和时限，选择适当方式及时发出文件。

（十）存档 文件发出后，应将完整的底稿和正式印件一式两份及时收集管理起来，以便年终统一归档。

二、收文处理程序 收文处理程序是指对收到的文件的处理过程，具体可以分为以下十个环节：

（一）签收 指机要收发人员与外收发人员或发文单位办理收文的清点、签字手续

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的文件处理环节。

（二）登记 要求建立严格的收文登记制度，设立专门的收文登记本，对收文一般应按照来文单位分别进行登记。收文登记本表格的参考样式如下：

收 文 登 记 年 度

序号 月 日 来文来文文 件 题 名 份密承办备单位 编号 数 级 单位 注 （三）审核 对于收到的下级机关单位上报的需要办理的文件，文秘部门应当进行认真审核。审核重点是：该文件是否应由本机关单位办理，是否符合行文规则，内容是否符合党的方针和国家有关法律法规，涉及其它部门或地区职权的事项是否已经

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协调一致，文种使用是否正确，文件格式是否规范。

（四）拟办 对于经过审核符合规定的下级来文或收到的上级机关的文件，（室）应及时提出初步的倾向性办理意见，这就是拟办。

（五）批办 由机关负责人根据拟办意见或文件内容提出决定性的处理意见，就是批办。对于重要的来文应先送本机关单位分管业务负责人批示，再按照批示意见进行办理；一般性文件可经（室）负责人批示后，交有关部门进行办理，需要两个以上部门办理的文件应当明确主办部门；紧急文件应当明确办理时限；对不符合规定的来文，经（室）负责人批准后，可以退回原单位并说明理由；原则上不办理越级上报的公文。

批办文件时，对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名、批办日期，其它审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已知。

（六）承办 有关部门或人员根据单位

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负责人的批办意见具体处理有关事项的文件处理环节，叫承办。承办部门或人员收到交办的文件后要及时办理，不得延误推诿。紧急文件应按时限办理，办理确有困难时要及时说明情况。对于不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的公文，应及时退回交办的文秘部门并说明理由。

文件办理中遇到涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应主动与有关部门协商一致。如有分歧由主办部门负责人出面协商。仍不能取得一致时，由主办部门汇集各方意见并经主要负责人签署意见后，报请上级机关协调或裁定。

（七）催办 送负责人批示或交有关部门办理的文件，文秘部门要负责适时督促检查办理情况，叫做催办。催办要做到：一般文件定期催办，重要文件重点催办，紧急文件跟踪催办。

（八）反馈 即除一般的阅知性文件外，承办部门要及时向发文单位反馈文件办理结果或办理过程中出现的问题。

（九）注办 对已办理完毕的文件，文

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秘部门应及时注明办理结果和办结日期，以备日后查考，即为注办。

（十）存档 收文办理完毕后要及时归档，个人不得私自保存或做其它处理，归档范围按有关规定办理。

三、文件处理工作的组织与文件的管理 一个机关单位要保证文件处理运转准确、高效、保密，应设臵相应的机构，配备适应工作需要的专职或兼职人员，建立必要的工作制度。根据国家有关规定和长期的实践经验，机关单位文件处理的组织与文件的管理一般做法是：

（一）各级党政机关的（室）是文件处理工作管理机构，负责制订本机关单．．．．．．．．．．

位文件处理工作的规章制度，主管和承办本机关单位的文件处理工作，指导所属单位的文件处理工作。

（二）每一个机关单位的（室）应当设立文秘部门或者配备专职、兼职人员，统一负责收发、审核、用印、归档、销毁等各项文件处理工作。文秘人员应当接受业务培训，具备相关专业知识，忠于职守，

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勤政廉洁。

（三）上级单位的文件，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关单位经负责人或（室）主任批准可以进行翻印，但翻印时应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

（四）公开发布党政机关的文件，必须经过发文机关批准，经批准公开发布的文件与发文机关正式印发的文件具有同等效力，并且可以不另行文。

（五）文件的复印件作为正式文件使用时，加盖复印机关证明章方为有效。

（六）文件被撤消，视为自撤销之日起不再具有效力；文件被废止，视为自被废止之日起不再具有效力。

（七）不具备归档和存查要求的文件，经过鉴别、登记和（室）批准，即可销毁。

（八）销毁秘密文件应当到指定场所进行，并应有二人监销，确保不丢失、不漏销。

（九）机关单位合并时，其全部文件应当随之合并管理；机关单位撤销时，应将需

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要归档的文件按规定整理、移交档案部门；工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的文件按照规定移交、清退。

（十）密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第五讲 行文规范

文件的运转也即行文，必须遵守一定的规范，才能保证文件作用正确有效地发挥。行文规范也叫行文规则，是指文件在处理过程中应当遵守的规定、准则和组织关系、职权范围等。根据有关规定和长期约定俗成的做法，行文规范归纳起来主要是：

一、行文应当确有必要，注重实效。可发可不发的以不发为宜，要严格控制文件制发的范围和数量，从根源上抑制“文山”的增长。

二、行文关系应根据隶属关系和职权范围具体确定，一般不得越级请示、报告。

（一）下级单位向上级机关行文，一般

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用“请示”、“报告”、“意见”等。

（二）不相隶属的机关单位之间互相行文，一般用“函”。但对需要周知或共同执行的事项，也可以使用“通告”、“通知”、“通报”、“意见”等。

（三）上级机关单位向下级机关单位行文，用“命令”、“令”、“决定”、“通告”、“通知”、“通报”、“批复”、“意见”等。

三、对下级机关向上一级领导机关的“请示”、“意见”的答复。一般由上一级领导机关答复，也可以授权其（室）或者主管部门答复；党政各部门向本级党政领导机关的“请示”、“意见”，由本级党政领导机关答复，也可授权其（室）或者主管部门答复。

四、党政各部门依据职权可以相互行文，可以向下一级、的相关业务部门行文，但除了以函的形式商洽工作、询问或答复问题、审批事项外，一般不得向下一级、正式行文，部门内设机构除（室）外，不得对外正式行文。

五、同级、，同级、

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各部门，上级、各部门与下一级、可以联合行文；与同级、机关可以联合行文；部门相应的党组织和机关可以联合行文，与同级人民团体、具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

六、属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文，联合行文应当明确主办部门。需要经过或审批的事项，经过或审批同意后，也可以授权部门行文，并应在文中表明经或同意。

七、属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

八、部门之间对有关问题在未协商一致之前，不得各自向下行文。如果擅自行文，上级机关应当责令其纠正或撤销。

九、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

十、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关。需要同时送其它机关单位的应当用抄送形式，但不得抄送下级机关单位。

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“报告”、“意见”不得夹有请示事项。上级机关单位对下级机关单位的“请示”应当答复，而对“报告”不必答复，对“意见”则根据内容确定其是否批准、印发等。

十一、除上级机关负责人直接交办的事项外，下级机关单位一般不得以机关名义向上级机关单位负责人报送“请示”、“意见”或“报告”。

十二、受双重领导的机关单位向上级机关行文，应当写明主送机关单位和抄送机关单位；上级机关单位向受双重领导的下级机关单位行文，必要时应当抄送其另一个上级机关单位。

十三、行文应贯彻党政分开的原则，党政机关单位应在各自系统内行文，除必要时联合行文外，不得交叉制发指示性、报告性或请示性的文件。

十四、分发传递密级文件，必须采取保密措施，确保文件的绝对安全。

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附录一：

《文件与文件管理》课程

自测题（A卷）

一、 填空题：（每空1分，共20分）

1、文件的五个特性是（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）。

2、按照行文方向的不同划分，可把文件分为（ ）、（ ）、（ ）。

3、按照版本的不同，文件可分为草稿、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）。

4、文件正文字体规定为（ ）体。 5、发文字号由发文机关的（ ）、（ ）和（ ）三部分组成。

6、文件标题一般由（ ）、（ ）和（ ）三部分组成。

二、选择题：（选对一个1分，共10分） 在下列文种中，属于党和国家公文处理规定范围的在其后面的括号内划上“☆”，否则划上“○”：

决议（ ） 章程（ ） 公报（ ） 总结（ ） 通告（ ） 简报（ ） 议案（ ） 合同（ ） 命令（ ） 细则（ ）

三、名词解释：（每个4分，共20分）

1、文件

2、专用型文件

3、底稿

4、主送机关

5、批办

四、简答（论述）题：（选答五个题，每题10分，共

50分）

1、如何理解关于“文件”概念的表述？ 2、文件的重要作用体现在哪些方面？ 3、“请示”的适用范围。 4、“批复”的适用范围。 5、“规定”的适用范围。 6、“章程”的适用范围。

7、收文一般要经过哪些处理程序？

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《文件与文件管理》课程

自测题（Ｂ卷）

一、 填空题：（每空1分，共20分）

１、文件的作用主要表现在（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）等六个方面。

２、按照使用范围的不同划分，文件可以分为（ ）和（ ）两种。

3、制作文件禁止使用铅笔、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）等耐久性差的书写材料。

4、红头文件从总体上可以分为（ ）、（ ）、（ ）三大部分。

5、文件处理要达到（ ）、（ ）、（ ）和（ ）的要求。

6、成文日期以（ ）日期为准。 二、选择题：（选对一个1分，共10分）

在下列文种中，属于党和国家公文处理规定范围的在其后面的括号内划上“☆”，否则划上“○”： 决定（ ） 办法（ ） 指示（ ） 计划（ ） 公告（ ） 调研报告（ ） 通知（ ） 电报（ ） 会议纪要（ ） 会议记录（ ）

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三、名词解释：（每个4分，共20分）

1、平行文

2、通用型文件

3、修订本

4、文件处理

5、承办

四、简答（论述）题：（选答五个题，每题10分，共

50分）

1、“文件”有哪些特性？ 2、“决定”的适用范围。 3、“通知”的适用范围。 4、“函”的适用范围。

5、“报告”与“请示”的区别是什么？ 6、起草文件应当符合哪些要求？ 7、发文一般要经过哪些处理程序？

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附录二：

《文件与文件管理》课程

自测题答案

（A卷）

一、填空题：

1、鲜明的政治性、法定的权威性、严密的科学性、格式的规范性、运转的程序性。

2、上行文、平行文、下行文。

3、底稿、正本、副本、试行本、修订本。 4、3号仿宋体。

5、代字、年度、发文字号。 6、发文机关名称、事由、文种。 二、选择题：

决议（☆） 章程（○） 公报（☆） 总结（○） 通告（☆） 简报（○） 议案（☆） 合同（○） 命令（☆） 细则（○）

三、名词解释：

1、文件：指党政机关、社会团体、民主党派、．．．．．．．．．．．．．．．企业、事业单位在行使其法定的某种社会职能、管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．

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活动或者联系、商洽工作的过程中，根据需要按照规．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．范的程式和规定的程序制作而成的具有法定效力和．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．现行效用的书面文字信息记录。 ．．．．．．．．．．．．．．

2、专用型文件：指只有具有某种专门职能的机关单位才产生，并且在特定的范围和条件下才使用的文件，如司法方面的诉讼文件，外交方面的国书、照会等文件，工商管理方面的企业注册登记文件等。

3、底稿：也称定稿，指经过机关单位负责人正式审核签发或正式会议通过，或经上级机关单位审核批准的正式文件的文稿，它是印制正式文件的唯一依据。

4、主送机关：指文件的主要发送机关或主要受理机关，应使用全称或通用简称。

5、批办：由机关负责人根据拟办意见或文件内容提出决定性处理意见，即批办。 四、简答（论述）题：

1、如何理解关于“文件”概念的表述？ 答案要点：可从五个方面进行理解：第一、文件出自法定的作者；第二、文件是一种管理工具；第三、文件具有法定的效力和现行效用；第四、文件有严格的处理程序和规范的体例格式；第五、文件是一种书面文字形式的信息记录。

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2、文件的重要作用体现在哪些方面？

答案要点：通过对机关单位工作长期实践的总结，文件的作用主要体现在六个方面：第一、行政约束作用；第二、领导、指导作用；第三、联系公务作用；第四、宣传教育作用；第五、沟通信息作用；第六、依据凭证作用。

3、“请示”的适用范围。

答案要点：适用于向上级机关单位请求指示、批准的事项。例如：•××县档案局关于扩建档案馆库问题的请示‣、• ×× 市农牧局关于处臵禽流感问题的请示‣。

4、“批复”的适用范围。

答案要点：适用于答复下级机关单位的请示事项。例如：•国家××局国家××部关于国家××机关档案向地方档案馆移交有关问题的批复‣。

5、“规定”的适用范围。

答案要点：适用于针对特定范围内的工作或者事务制定具有约束力的行为规范。例如：•罪犯、人员档案管理暂行规定‣、•甘肃省行政执法监督规定‣。

6、“章程”的适用范围。

答案要点：适用于规定一个组织或者团体的性

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质、宗旨、任务、成员组成、机构设臵和权利义务、规章纪律等的规范性文件。例如：•中国党章程‣、•××省档案学会章程‣、•中国科学技术协会章程‣。

7、收文一般要经过哪些处理程序？

答案要点：收文处理程序是指对收到的文件的处理过程，具体可以分为以下十个环节：第一、签收；第二、登记；第三、审核； 第四、拟办；第五、批办；第六、承办；第七、催办；第八、反馈；第九、注办；第十、存档。

（B卷）

一、填空题：

1、行政约束作用领导指导作用、联系公务作用、宣传教育作用、沟通信息作用、依据凭证作用。

2、通用型文件、专用型文件。

3、圆珠笔、红色墨水、纯兰墨水、复写纸。 4、眉首、主体、版记。

5、及时准确、安全统一、严谨细致、标准规范。 6、签发人签发。 二、选择题：

决定（☆） 办法（○） 指示（☆） 计划（○） 公告（☆） 调研报告（○）

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通知（☆） 电报（○） 会议纪要（☆） 会议记录（○） 三、名词解释：

1、平行文：指同级机关单位或者不相隶属机关单位之间往来的公文，例如•×× 省档案局关于协商召开电子文件管理研讨会的函‣等。

2、通用型文件：指各级各类机关单位都可以在一定条件下使用的文件，主要是党和国家公文处理规定中所列举的文种。

3、修订本：是根据情况变化和实践经验，对以前制发的法律法规修改完善后，再行发布的正式文本。 4、文件处理：是指文件的具体办理、日常管理、．．．．．．．．．．．．．归档管理等相互关联衔接、有序运转的一项工作。 ．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．

5、承办：有关部门或人员根据单位负责人的批办意见具体处理有关事项的文件处理环节，叫承办。 四、简答（论述）题：

1、“文件”有哪些特性？

答案要点：第一、鲜明的政治性。第二、法定的权威性。第三、严密的科学性。第四、格式的规范性。第五、运转的程序性。

2、“决定”的适用范围。

答案要点：适用于对重要事项或者重大行动做出

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决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。例如：•关于加强党的执政能力建设的决定‣、•人事部国家档案局关于表彰全国档案系统先进集体和先进工作者的决定‣、•全国常委会关于取缔邪教组织防范和惩治邪教活动的决定‣。

3、“通知”的适用范围。

答案要点：适用于批转下级机关单位的文件，转发上级机关单位和不相隶属机关单位的文件，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员，发布法规。例如：•关于坚决制止占用基本农田进行植树等行为的紧急通知‣。

4、“函”的适用范围。

答案要点：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问或答复问题，请求批准或答复审批事项。例如：•国家档案局关于不宜将档案库房设在地下室的复函‣。

5、“报告”与“请示”的区别是什么？ 答案要点：“报告”的目的是向上级机关单位陈述情况、汇报工作，并不要求批示或批准什么问题或事项；而“请示”的目的则在于提出某一问题或事项，直接请求上级机关单位指示或批准，以便执行。在实

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际工作中，一些单位常常是“报告”与“请示”不分，或把应请示的事项写成“报告”，或在“报告”中夹带请示事项，甚至出现“请示报告”这样连用的现象，这些都是不规范的做法。

6、起草文件应当符合哪些要求？

答案要点：起草文件一般应当达到十项要求：第一、符合党的方针和国家的法律法规，如果提出新的规定，应切实可行并要加以说明。第二、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，直述不曲，字词规范，标点正确，简明扼要，真正体现发文机关的决策意图。第三、根据行文目的、发文机关职权、与主送单位行文关系等，正确选用文种，如报告、请示、通知、通报等。第四、拟制紧急文件应当确属紧急事项，标定紧急程度应当准确严格，不得滥用。第五、人名、地名、数字引用要准确；引用文件应当先引标题后引发文字号；引用外文应当注明汉文含义；日期应当写明具体的年、月、日；长度、面积、重量等应当用国家法定计量单位。第六、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”；发布法律规章性文件，按照立法要求办理。第七、文件内使用非规范化简称，应当先用全称并在其后注明简称；使用国际组

织的外文名称或者缩写形式，应在第一次出现时注明准确的汉文译名。第八、文件中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第九、起草文件，首页应当使用规范的发文稿纸。第十、起草文件时，如果涉及其他部门职权范围内的事项，主办单位要主动与有关部门协商、会签并取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应出面协调；仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见并与有关部门会签后，报请上级机关协调或裁定；会签文件应在首页专用发文稿纸规定位臵署上单位名称和会签人姓名，不能在复印件和代拟稿上会签。

7、发文一般要经过哪些处理程序？

答案要点：发文处理程序一般可以分为十个环节：第一、交办。第二、草拟。第三、审核。第四、签发。第五、复核并编制发文字号。第六、缮印校对。第七、用印。第八、发文登记。第九、封发。第十、存档。

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