印鉴使用管理办法

作者：山东省地矿工程勘察院

第一章 总则

第一条 为进一步加强印鉴管理工作，规范印鉴使用程序，保证印鉴使用的合规性、严肃性和可靠性，有效维护单位利益，杜绝各类违规现象和不法行为的发生，现结合单位实际，制定本办法。

第二条 印鉴包括队、院、院（队）属非法人单位、院（队）管理的法人单位的行政印鉴、专用业务印鉴和负责人名章等，主要有：

1、法人单位行政印鉴、法定代表人印章；

2、财务、人事、党群及资质、合同、结算、调拨、质检等业务专用章； 3、、纪委、工会、团委印鉴；

4、管理服务部门印鉴、非法人经营单位行政印鉴； 5、钢印； 6、电子印章。

第三条 印鉴实行分类管理、区别对待。

第二章 印章的使用范围

第四条 本办法所称印鉴的适用范围主要包括： 1、以单位名义上报的文件、报表； 2、以单位名义印发的各类文件； 3、以单位名义签订的合同、协议；

4、以单位名义颁发的各种聘书、证书、奖状；

5、以单位名义出具的各种委托书、证明、介绍信、便函； 6、以单位名义制发的各种证件；

7、以部门名义代表单位上报的报表、出具的各种证明、介绍信、制发的证件、颁发的各种聘书、证书、奖状等各类印证材料。 8、人事调令等。

第五条 院（队）法人印章及其负责人名章，可用于以单位名义对外签订合同、发布文件、上报报表资料、出具委托书、信（文）函、介绍信、证书、证明等。

、纪委、工会、团委印鉴（包括负责人名章）用于对口业务报表资料、发布文件、出具委托书、信（文）函、介绍信、证书、证明等。 第六条 专用章的使用

合同专用章、结算章用于单位对外签订合同、业务结算等。

财务专用章用于单位收付款、与银行业务往来、财政地勘项目预决算。

劳动人事部门、党群部门、其他职能部门、非法人（包括驻外机构）的印鉴、其负责人名章及其他业务专用章只能用于相关业务活动。

报送局以外的业务主管部门的报表、资料必须加盖本单位行政印鉴和法定代表人名章。 第七条 钢印、电子印章

钢印主要用于特殊证书、证照的制作等。

电子印章主要用于网络直报报表资料、年检资料上报等专用业务，上报前至少打印一套文本资料，履行审批程序后方可上报有关资料。

第三章 印鉴的管理

第 院（队）行政印鉴、钢印、法定代表人名章、合同专用章、资质印鉴等由办公室管理。 结算专用章、设备调拨专用章由经营管理科管理。

第九条 、纪委、工会、团委印鉴和负责人名章由党群工作部管理。

第十条 院（队）管理的法人单位的行政印鉴、单位负责人名章由本单位指定专人负责管理，报办公室备案。

院（队）属非法人经营单位（包括驻外机构）由本单位负责人指定专人负责管理行政印鉴、负责人名章、项目管理临时用章，报办公室备案。

院（队）属管理服务部门行政印鉴由各职能部门指定专人负责管理，报办公室备案。

第十一条 院（队）财务专用章、银行预留个人印鉴，院（队）属经营单位的财务专用章、单位负责人名章，由财务机构按照不相容岗位相互牵制的原则指定专人负责管理，报办公室备案。

第四章 用印批准权限

第十二条 使用印鉴必须履行审批手续和备案登记

第十三条 院（队）行政印鉴、钢印、合同专用章、资质专用章、质检、结算专用章、电子印章、法定代表人名章等印鉴的使用，必须经院长或授权人批准。

项目设计书、立项报告、成果报告等需要向外单位提交的，加盖单位行政印章或资质专用章应经院长或授权人批准。

第十四条 、政治处印鉴使用需经负责人审批，纪委、工会印鉴使用需分别经纪委、工会审批。

第十五条 院（队）上报的各类材料、报表等需加盖法人单位印鉴的，由分管领导审核后，填写“用印申请单”，经院长或授权人批准后用印。

由院长或授权人签署的文件、报表资料、委托书等，监印人可直接加盖印鉴。

第十六条 院（队）管理的法人单位的行政印鉴、法定代表人名章的使用由该单位法定代表人或实际负责人审批。

第十七条 财务专用章用于单位收付款、与银行业务往来、财政地勘项目预决算，由财务机构负责人监督使用，其他业务需要加盖行政印鉴的，由分管领导审核后，填写“用印申请单”，经院长或授权人批准后用印。

第十 对于一般事务性、临时性的事项，如介绍信、证明、便函、各类奖状、事务性函件等，需加盖单位党政工团印鉴的，由职能部门负责人签署意见，印鉴管理部门负责人审核后批准用印。 项目部印鉴由项目经理在经营单位负责人和合同许可的范围内使用，项目结束后由院长办公室负责收缴。

第五章 印鉴使用手续和要求

第十九条 对外合同签订、设计书（或立项申请书）提交、成果报告提交必须按规定履行会签手续，未按职能部门审查意见进行修改的，印鉴管理部门不得用印。

向业主或甲方单位提交成果资料的，提交单位应当出示档案管理部门出具的归档通知书，履行上款规定手续后，印鉴管理部门方可用印。

经营单位对外投标需凭法定代表人批准的授权委托书。

第二十条 资质、营业执照、法人代码证、税务登记证、单位荣誉证书等证照的复印由业务管理部门负责，复印件用于任何业务必须由证照管理部门加盖“本复印件仅供 项目 业务使用， 年 月 日”印章后，有关印鉴管理部门凭审批的授权委托书方可用印。

第二十一条 项目竣工验收需加盖行政印鉴、资质印鉴的，履行有关审查和批准手续后方可用印。 第二十二条 国内非法人驻外机构不得用该机构印鉴及负责人名章对外开展业务活动，对外签订合同、提交设计或立项、提交成果报告等必须按规定履行会签手续，必须加盖院（队）行政印鉴或合同专用章、资质专用章、结算专用章等代表法人的印鉴。

第二十三条 各类用印审批表由相关职能部门保管，用印人用印时，需到相关职能部门领取审批表，

按照用印审批表中列出的部门和领导签字后方可用印。

第二十四条 任何印鉴的使用必须履行批准，监印人方可用印，并做好用印记录。

用印登记式、登记内容由办公室负责设计、编号和印刷，由办公室组织有关部门不定期地抽查用印登记的落实情况。

用印申请单、专项用印审批表（如合同评审表、设计或报告提交评审表、证照使用审批、竣工用印审批等）由院长办公室、业务管理部门负责设计。

第六章 印鉴使用纪律

第二十五条 印鉴管理部门必须将监印人员报院长办公室备案。

监印人员用印时必须凭完善的审批手续，未经批准的不得加盖有关印鉴，否则由监印人负直接责任，该单位负责人承担监督责任。

严禁在空白信笺、介绍信、证书、合同上用印。

第二十六条 监印人员在用印前必须认真审核用印件内容。对于用印件存在内容有误，或因字迹不清、书写潦草、涂改、错别字等易产生岐义的，监印人员必须要求用印申请单位重新履行审批手续方可用印。 第二十七条 合同类文件页内修改处应加盖印鉴，两页以上的必须加盖骑缝章。

第二十 监印人员加盖印鉴时，加盖位置必须符合要求，印鉴要与用印件的落款保持一致，做到不漏盖、不多盖。

第二十九条 各类印鉴一律不得带离印鉴管理部门，如因特殊情况需带离印鉴管理部门的，必须经印鉴管理部门负责人和分管领导批准，监印人必须在现场监督用印。 第三十条 监印人员必须妥善保管好印鉴，保持印鉴整洁、安全。

第三十一条 按本办法规定必须履行审批手续而未履行的，监印人员不得用印。 不需要履行审批手续的，必须经所在单位负责人授权批准，监印人员方可用印。 监印人员必须及时做好用印备案登记，接受办公室组织的用印记录检查、监督。

第三十二条 经检查或抽查，监印人未经审批用印和用印后不履行登记手续的，印鉴管理部门必须要求监印人立即改正错误，责令其按审批用印和履行用印登记手续，否则必须更换监印人。

用印登记必须连续，不得缺页或修改，登记内容出现错误的，应当加盖作废印鉴，重新进行登记方可按审批手续用印。

第三十三条 因岗位调整，监印人应及时办理好交接手续，并编制交接清单，部门负责人监交确认。

第七章 印鉴的刻制和销毁

第三十四条 法人单位、非法人经营单位、职能部门因工作需要并经批准需刻印鉴的，由印鉴申请单位提出书面申请，经分管领导和院长批准后，由院长办公室负责刻制。

因部门或单位名称变更需重新刻制印章或原印章变形磨损需刻制新印章的，按上款规定办理。 第三十五条 印鉴刻好后，由院长办公室留存印模一式两份，通知使用部门或单位签字领取，同时交回原印鉴，并将监印人员报院长办公室备案。

第三十六条 因工程项目需要刻制的项目部印鉴，履行第三十五、三十六规定的程序，项目结束后由印鉴保管人员上交院长办公室。

第三十七条 作废或停用的法人印鉴、合同专用章、财务专用章印鉴、法定代表人名章等至少保存15年方可销毁。

其他作废或停用的印鉴至少保存10年方可销毁。 印鉴的销毁由院长办公室负责，相关部门监督销毁。 第三十 新刻制印鉴启用前，由院下发印鉴启用公文。

印鉴撤销时，由院下发印鉴撤销公文，办公室负责撤消印鉴的回收与保管工作。

第八章 责任追究

第三十九条 监印人未按规定履行审批手续或私自加盖印鉴的，不论是否给单位造成损失或不良影响，都将追究监印人和部门负责人的全部经济责任、行政责任或法律责任。

第四十条 国内驻外机构对外签订合同用驻外机构印鉴的，视为违纪违规行为，一经发现，给予通报批评处分；给单位造成不良影响和经济损失的，责令其挽回不良影响或赔偿相应的经济损失；造成重大损失或严重后果的，将依法追究其法律责任。

第四十一条 作废或停用的印鉴原管理部门不及时交回院长办公室的，院长办公室应当及时催交，印鉴管理部门在规定时间内不交回或继续使用该印鉴的，所造成的不良影响和经济损失由监印人和该部门负责人负全部责任。

第四十二条 监印人超过印鉴批准的使用范围用印的，给单位造成不良影响和经济损失的，由监印人负全部责任。

第九章 附 则

第四十三条 本办法实施前由原印鉴管理部门管理时发生印鉴违规、违纪使用而给单位造成不良影响和经济损失的，按本办法规定进行处罚。

第四十四条 本办法实施之日起由院长办公室公布有效印鉴、人名章、印模及印鉴管理部门、监印人名册。

未公布的印鉴、人名章自公布之日起为作废和停用印鉴，原管理部门应立即将印鉴交回院长办公室，否则，视为违法（规）印鉴，责任由该管理部门和监印人负全部责任。 第四十五条 驻外机构印鉴管理办法报院长办公室备案。 第四十六条 本办法由院长办公室负责解释。

第四十七条 本办法自公布之日起执行，原办法与本办法不符的以本办法为准。