数据库课程设计--采购管理系统

采购管理系统

软件需求规格书

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目 录

引言 ....................................................................... 3 1.1. 编写目的 .............................................................. 3 1.2. 读者对象 .............................................................. 3 1.3. 参考文档 .............................................................. 3 1.4. 名词与术语 ............................................................ 3 2. 系统概述 ................................................................ 4 2.1. 系统功能描述 .......................................................... 4 2.2. 面向的用户群体 ........................................................ 5 3. 功能性需求 .............................................................. 5 3.1. 功能列表 .............................................................. 5 3.2. 采购管理系统详分 ...................................................... 5

3.2.1. 系统模块图 ........................................................ 5 3.2.2. 系统用例图 ........................................................ 7 3.2.3. 采购管理系统DFD图 ................................................ 8 3.2.4. 采购管理系统E-R图 ............................................... 10 3.2.5. 采购管理系统数据字典（DD） ....................................... 11 3.2.6. 采购模块 ........................................................... 17 3.2.7.仓库模块 ............................................................ 22 3.2.8. 供货商模块 ......................................................... 27 4. 模块间衔接 ............................................................. 30 5.非功能性需求 ............................................................ 31 5.1界面需求 .............................................................. 31 5.2其他要求 .............................................................. 31

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引言

1.1. 编写目的

采购系统帮助采购人员控制并完成从采购计划、采购合同直到合同跟踪全部过程管理，可有效地监控采购计划的实施，采购成本的变动及供应商交货履约情况，从而帮助采购人员选择最优秀的供应商和采购策略，确保采购工作高质量、高效率及低成本地执行，使企业具有最佳的生产状态。

1.2. 读者对象

计算机及电子信息类相关专业的学生，从事计算机软件研究与系统开发工作的研究和开发人员。

1.3. 参考文档

[1]蔡延光；数据库原理与应用；2010年10月第1版

[2]殷人昆 郑人杰 马素霞 百晓颖;实用软件工程（第三版）；2010年10月 1.4.

名词与术语

名称 请购单 表1.1 名词与术语 英文名称 requisition form Data Flow Diagram 解释 根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份需求表 数据库系统最重要的需求分析工具之一 提供了表示实体类型、属性和联系的方法，用来描述现实世界的概念模型 数据流图（DFD） 实体-联系图（E-R图） Entity Relationship Diagram 功能模块图 画出功能模块图是软件工程过程中的一个重要环节，它将显示出工程所要实现的各种功能，并分类，然后软件工程师根据功能模块图来具体实现这些功能（通过代码） 由主角、用例以及它们之间的关系构成的图 由于一个订单的商品可能会一次性运送商品或分批次运送商品，因此需要分批次检验 采购合同是要求一个供应商按3

用例图 检验单 采购合同

照规定的条款和条件供应某种材料或提供某种服务的具有约束力的要求，是采购部用来向供应商订购材料的凭证 到货通知单 是采购物料到达时，通知质检部门检验、地磅过磅、仓库收料入库的依据

2. 系统概述

2.1. 系统功能描述

（1）生成采购订单

根据物料需求计划生成的采购申请，同时综合考虑物料的订货批量、采购提前期、库存量、运输方式以及计划外的物料申请，进行系统自动物料合并，也可以人工干预和修改。

（2）确定供应商

该过程是落实采购供应商。采购业务人员根据系统中的供应商资源，综合考查有关供货价格、交货数量、交货期、质量要求与技术要求，进行供应商选优评价，落实每种物料的优选供应商。对新开发的供应商资源还要进行供应商的认证过程，经过相应的评审并合格后才能作为许可采购的供应商。

（3）下达采购订单

根据订货批量、采购提前期、库存量、运输方式、用款计划以及计划外的物料申请进行物料合并，生成采购订单。并经过确认后即可进行订单输出，最后下达给供应商。也可以网上发布订单。对于临时追加的采购任务，可以通过与供应商协商直接下达采购订单。

（4）采购订单检验

采购业务人员对下达的采购订单按计划进行跟踪，系统可以设置跟踪的时间周期，形成订单跟催计划。在跟催过程中，要了解供应商的生产进度及质量情况，并及时对供应商给予支持。

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2.2. 面向的用户群体

采购员、供货商

3. 功能性需求

3.1. 功能列表

表3.1 功能列表 系统名称 模块 功能 需求点 采购模块 采购管理 子系统 仓库模块 供货商模块

根据需求决定需求计划、生成需求分析、生成采购单、确定采购的材料及数并处理采购订单 量 入库、出库和库核对并修改库存变化 存的检查 接收采购订单、准备货物、提供能够提供采购单的货物 发货数量及价格 3.2. 采购管理系统详分

3.2.1.

系统模块图

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采购管理系统采购部门需生生求成成计采采划购购管计订理划单 仓库部门库入存库检处查理

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供货商供提货供单供处货理材料

3.2.2. 系统用例图

需求计划分析生成请购计划单采购管理系统采购员生成请购单库存检查入库处理仓库管理员提供供货材料生成供货单供货商

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3.2.3.

采购管理系统DFD图

PF1需求计划单S1需求部门采购管理系统

采购管理系统第0层

P3需求部门F1需求计划单采购计划管理F2采购计划单生成采购订单P2F3采购订单采购收货管理P1F4入库单仓储部门F4入库单S2仓存部门D1采购计划文件D2采购订单文件D3收货单文件

采购管理系统第1层

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P1.1S1需求部门F1.1需求计划需求计划汇总F1.2采购需求单生成采购计划P1.2F2采购计划单生成采购订单P2D2.3供应商资料D1.1需求计划文件D1.2采购计划文件D2.1采购合同文件D2.1采购订单文件F3采购订单P3.2仓库部门F4.2入库单入库管理F4.1入库信息P3.1采购收货管理D3收货单文件

采购管理系统第2层

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3.2.4.

编号采购管理系统E-R图

编号部门代码需求部门部门名称检验单编号 部门代码 生成决策结果N采购计划单N生成部门名称审核时间检验单P审核人M审核结果收货单编号检验订单编号1商品代码供货1收货单1收货M采购订单商品编号备注收货单编号11供货商代码供货商供货商编号入库N物品存单N记帐1库存存单编号存货人存货时间

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3.2.5. 采购管理系统数据字典（DD）

数据项 数据项编号 数据项名称 类型及宽度 说明 数据项编号 数据项名称 类型及宽度 说明 取值范围 I1 订单号 char(13) 需求计划编号 I2 订单号 char(13) 货物需求计划编号 数据项编号 数据项名称 类型及宽度 说明 取值范围

数据项编号 数据项名称 类型及宽度 说明 取值范围 I3 收获通知编号 char(13) 收获通知单编号 I4 供应商编号 char(5) 供应商编号 I5 仓库部门编号 char(5) 仓储部门编号 数据项编号 数据项名称 类型及宽度 说明 取值范围

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数据项编号 数据项名称 类型及宽度 说明 取值范围

数据项编号 数据项名称 类型及宽度 说明 取值范围

I6 数量 decimal(10,2) 采购数量 I7 单价 decimal(10,2) 采购单价 数据流的描述 数据流编号 F1.1 数据流名称 需求计划单 简述 由需求部门根据供需情况制定的所需的货物清单 数据流来源 需求部门 数据流去向 需求计划汇总处理模块 数据项组成 日期+货物编码+单价+数量 数据流编号 F1.2 数据流名称 采购需求单 简述 根据需求订货单和存货情况制定的所需采购的货物清单 数据流来源 需求计划汇总处理模块 数据流去向 生成采购计划处理模块 数据项组成 日期+货物编码+单价+数量 数据流编号 F2 数据流名称 采购计划单 简述 根据采购需求单和库存情况由采购员制定的采购计划 数据流来源 生成采购计划处理模块 数据流去向 生成采购订单处理模块 数据项组成 日期+供应商编码+货物编码+单价+数量

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数据流编号 数据流名称 简述 数据流来源 数据流去向 数据项组成 F3 采购订单 由采购主管根据采购计划和供应商信息填制的所需采购的货物订单 生成采购订单处理模块 采购收货管理处理模块 日期+订单号+供应商编码+订货部门编码+订货数量 数据流编号 数据流名称 简述 数据流来源 数据流去向 数据项组成 简述 数据存储组成 关键字 相关联的处理 F4.1 入库单 货物经验收合格实际出库的单据凭证 入库管理处理模块 仓储部门 日期+出库单编号+收货通知号+仓库编码+入库数量+入库单价 登记采购计划的文件 日期+供应商编码+货物编码+单价+数量 供应商编码，货物编码 P1.2 数据流编号 数据流名称 简述 数据流来源 数据流去向 数据项组成 F4.2 入库单 货物经验收合格实际出库的单据凭证 入库管理处理模块 仓储部门 日期+出库单编号+收货通知号+仓库编码+入库 数量+入库单价

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处理逻辑 处理逻辑编号 处理逻辑名称 简述 输入的数据流 处理描述 P1.1 需求计划汇总 汇总所需货物的相关信息 需求计划单 根据需求部门的需求信息得出所需货物的汇总信息 输出的数据流

处理逻辑编号 处理逻辑名称 简述 输入的数据流 处理描述 输出的数据流

处理逻辑编号 处理逻辑名称 简述 输入的数据流 处理描述 P2 生成采购订单 填写采购货物的订单 采购计划 根据采购计划和供应商资料，选择合的供应商，确认价格填写采购订单 输出的数据流

处理逻辑编号 处理逻辑名称 简述 输入的数据流 处理描述 P3.1 采购收货管理 对采购的货物进行收获管理 采购订单 当货物到达时，根据采购订单，对货物进行查验质量，数量等 输出的数据流

采购需求单 P1.2 生成采购计划 填写采购货物的计划 采购需求单 根据需求计划单和存货情况编写出采购计划 采购计划 采购订单 入库信息 14

处理逻辑编号 处理逻辑名称 简述 输入的数据流 处理描述 P3.2 入库管理 对已收货进行入库管理 入库信息 根据入库信息，对已经检验收货的货物，入库，记录 输出的数据流 数据存储 数据存储编号 数据存储名称 简述 数据存储组成 关键字 相关联的处理 数据存储编号 数据存储名称 简述 数据存储组成 关键字 相关联的处理 数据存储编号 数据存储名称 简述 数据存储组成 入库单 D1.1 需求计划文件 存储需求计划的文件 日期+货物编码+单价+数量 部门代码，货物编码 P1.1 D1.2 采购计划文件 登记采购计划的文件 日期+供应商编码+货物编码+单价+数量 供应商编码，货物编码 P1.2 关键字 相关联的处理

D2.1 采购订单文件 登记采购货物订单的文件 日期+订单号+供应商编码+订货部门编码+发运方式+存货编码+计量单位+订货数量+订货单价+订货金额 订单号，供应商编码，订货部门编码 P2 15

数据存储编号 数据存储名称 简述 数据存储组成 D2.2 采购合同文件 编写采购合同的文件 订单号+供应商编码+订货部门编码+订货数量 订货单价 关键字 相关联的处理 订单号，供应商编码，订货部门编码 P2 D3 收货单文件 汇总收货单的文件 日期+订单号+供应商编码+订货部门编码+订货数量+订货单价 订单号，供应商编码，订货部门编码，存货编码 P3.1+P3.2 数据存储编号 数据存储名称 简述 数据存储组成 关键字 相关联的处理

外部实体 外部实体编号 实体名称 简述 输入的数据流 输出的数据流 外部实体编号 实体名称 简述 输入的数据流 输出的数据流

S1 需求部门 产生货物需求的部门 申请单 需求计划单 S2 仓库部门 主管货物存储，搬运的部门 入库单 库存明细账 16

3.2.6. 采购模块

请购单起到收集采购信息的作用，是合并生成采购计划或订单的前提，采购员依照请购单信息，经采购部门审核后确认采购任务。或可有库存预警等自动生成采购申请单，满足企业订购的需要。采购员提交请购单，有正确的订单，也有异常和错误话单。对于异常话单要进行相应的处理，然后重新提交审核。

功能说明表：

表3.1.1采购功能表

功能编号 1 功能名称 调查时间 采购模块 所属部门 审核人 采购部 调查者 采购员 功 能 描 述 输入项 处 理 描 述 输出项

根据相关库存、用量等信息产生请购单 需要的货物名称、数量 对库存信息进行读取反馈给采购员 详细的采购单 17

DFD图：

需求部门需求计划需求计划采购计划单采购部门需求计划文件

用例图：

生成采购计划单生成采购单生成采购单检查审核采购员查看需求计划采购经理重新提交采购计划

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E-R图：

标号编号1审核结果生成提交M采购计划单部门名称部门名称订单编号M部门编号商品编号商品代码采购订单N检验生成部门代码采购部门

数据字典：

数据项 数据项名称 类型及宽度 说明 取值范围 数据项名称 类型及宽度 说明 订单号 char(13) 需求计划编号 供应商编号 char(5) 供应商编号用来区分不同的供应商 取值范围 数据流的描述 数据流编号 F1.1 数据流名称 需求计划单 简述 由需求部门根据供需情况制定的所需的货物清单 数据流来源 需求部门 数据流去向 需求计划汇总处理模块 数据项组成 日期+货物编码+单价+数量

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数据流名称 采购需求单 简述 根据需求订货单和存货情况制定的所需采购的货物清单 数据流来源 需求计划汇总处理模块 数据流去向 生成采购计划处理模块 数据项组成 日期+货物编码+单价+数量 数据流名称 简述 数据流来源 数据流去向 数据项组成

处理逻辑 处理逻辑名称 简述 输入的数据流 处理描述 需求计划汇总 汇总所需货物的相关信息 需求计划单 根据需求部门的需求信息得出所需货物的汇总信息 输出的数据流 处理逻辑名称 简述 输入的数据流 处理描述 输出的数据流 数据结构 数据结构名称 说明 组成

采购订单 由采购主管根据采购计划和供应商信息填制的所需采购的货物订单 生成采购订单处理模块 采购收货管理处理模块 日期+订单号+供应商编码+订货部门编码+订货数量+订货单价 采购需求单 生成采购计划 填写采购货物的计划 采购需求单 根据需求计划单和存货情况编写出采购计划 采购计划 采购部 对采购部进行管理、分析需求、审核生成采购订单、选择供货商、跟踪采购进度 编号+代码+部门名称 20

数据存储 数据存储名称 简述 数据存储组成 关键字 数据存储名称 简述 数据存储组成 关键字 数据存储名称 简述 数据存储组成 关键字 外部实体 外部实体编号 实体名称 简述 输入的数据流 输出的数据流

表3-1需求计划单

字段名称 xqjhID 编号 采购计划单cgjhID 编号 BMDM bmNAME xqReason 部门代码 部门名称 需求理由 字符型 字符型 字符型 12 50 200 字符型 10 字段说明 需求计划单字符型 10 类型 宽度 小数位数 需求计划文件 存储需求计划的文件 日期+货物编码+单价+数量 部门代码，货物编码 采购计划文件 登记采购计划的文件 日期+供应商编码+货物编码+单价+数量 供应商编码，货物编码 采购订单文件 登记采购货物订单的文件 日期+订单号+供应商编码+订货数量+订货单价+订货金额 订单号，供应商编码，订货部门编码 S1 需求部门 产生货物需求的部门 申请单 需求计划单 21

表3-2采购计划单

字段名称 字段说明 采购计划单cgjhID 编号 BMDM bmNAME jcResult 部门代码 部门名称 决策结果 字符型 字符型 字符型 12 50 150 字符型 10 类型 宽度 小数位数

3.2.7.仓库模块

仓库管理员根据库存的变化，实时更新库存货物的数量，当库存达到一定警戒值时自动生成请购单并上报。

表3.1.3仓库模块功能表

功能编号 调查者 功 能 描 述 输入项 处 理 描 述 输出项

3 功能名称 调查时间 仓库处理 所属部门 审核人 仓库部 对仓库的库存量进行检查、更新 入货量 进行更新操作并检测库存量是否充足 出货量 22

DFD图：

入库信息采购管理入库单管理入库单仓库部门收货文件 用例图：

接收入库单供货单修改库存退货单仓库部门库存检查采购计划单

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E-R图

检验编号收获单编号审核人收货单编号审核时间检验单1检验1 收货单审核结果收货编号1收货人库存1记帐N物品存单N入库库存量收货人存货编号

数据字典 数据项 数据项名称 类型及宽度 说明 取值范围 数据项名称 类型及宽度 说明 取值范围

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收货通知编号 char(13) 收获通知单编号 收货编号 char(13) 收货编号标识收货数据量

数据项名称 类型及宽度 说明 取值范围 数据项名称 类型及宽度 说明 取值范围 数据项名称 类型及宽度 说明 取值范围 数据流 数据流名称 简述 数据流来源 数据流去向 数据项组成 简述 数据存储组成 关键字

数据结构 数据结构名称 说明 相关元素

仓库部门编号 char(5) 仓储部门编号 数量 decimal(10,2) 采购数量 单价 decimal(10,2) 采购单价 入库单 货物经验收合格实际出库的单据凭证 入库管理处理模块 仓储部门 日期+出库单编号+收货通知号+仓库编码+制单人+审核人+计量单位+入库数量+入库单价+入库金额 登记采购计划的文件 日期+供应商编码+货物编码+单价+数量 供应商编码，货物编码 仓库部门 对仓库的库存监管、处理收货、退货等 仓库名称 仓库编号 25

处理逻辑 处理逻辑名称 简述 输入的数据流 处理描述 采购收货管理 对采购的货物进行收获管理 采购订单 当货物到达时，根据采购订单，对货物进行查验质量，数量等 输出的数据流

处理逻辑名称 简述 输入的数据流 处理描述 入库管理 对已收货进行入库管理 入库信息 根据入库信息，对已经检验收货的货物，入库，记录 输出的数据流 入库单 数据存储 数据存储编号 收货单文件 数据存储名称 简述 汇总收货单的文件 数据存储组成 日期+订单号+供应商编码+订货数量+订货单价 关键字

外部实体 外部实体名称 简述 输入的数据流 输出的数据流

入库信息 订单号，供应商编码，订货部门编码，存货编码 仓库部门 主管货物存储 入库单 库存明细账 26

表3-3采购订单

字段名称 ddID 字段说明 订单编号 采购计划单cgjhID 编号 spDM SPID Memo

表3-4收货单

字段名称 shID shQuantity Fzperson Memo

字段说明 收货编号 收获数量 负责人 备注 类型 字符型 整型 字符型 字符型 宽度 10 20 20 200 小数位数 商品代码 商品编号 备注 字符型 字符型 字符型 12 10 200 字符型 10 类型 字符型 宽度 10 小数位数 3.2.8. 供货商模块

表3.1.4 供货商功能表

功能编号 调查者 功 能 描 述 输入项 处 理 描 述 4 功能名称 调查时间 供货商处理 所属部门 审核人 根据采购员提供的采购单，供货商提出供货的相关信息 供货信息 对提供的货物进行价格数量的核对 27

输出项 DFD图

供货单 供货商供货信息供货商信息供货详细信息采购部门供货单

用例图：

供货申请供货详细信息供货供货单接收退货供货商退货处理主角1

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E-R图

供货商代码供货单编号供货商供货商编号供货单代码 1供货1供货单

数据字典 数据项 数据项名称 类型及宽度 说明 取值范围 数据流 数据流名称 简述 数据流来源 数据流去向 数据项组成 处理逻辑 处理逻辑名称 简述 输入的数据流 处理描述 输出的数据流 生成供货订单 填写供货的单价、数量 供货的单价、数量 出货单 供货单编号 char(13) 供货单编号 供应货物的单据凭证 供货商模块 仓库部门、采购部门 日期+出库单编号+收货通知号+仓库编码+入库 数量+入库单价 根据采购订单，提供相应的供货价格及数量 供货单 29

数据存储 数据存储名称 简述 数据存储组成 关键字

表3-5出货单

字段名称 chID chQuantity Fzperson Memo 字段说明 出货编号 收获数量 负责人 备注 类型 字符型 整型 字符型 字符型 宽度 10 20 20 200 小数位数 采购合同文件 编写采购合同的文件 订单号+供应商编码+订货数量+订货单价 订单号，供应商编码

4.模块间衔接

表4.1 采购单模块---供货商模块

模块 采购单模块 供货商模块 衔接设计 采购员实施采购 请求供货给出相应的供货价格、数量

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表4.2 采购模块---仓库模块

模块 采购模块 仓库模块

衔接设计 仓库通过检查库存可以自动生成请购单 仓库检查自己的库存 5.非功能性需求

5.1界面需求

（1）界面简洁大方，易于使用数据以列表的形式体现，表头要突出显示。 （2）操作简单易懂。

（3）提示审核信息和库存警告信息

5.2其他要求

（1）硬件环境 客户端需为奔腾III及其以上兼容机，且具备上网条件。

（2）软件环境 操作系统为Windows 2000 Server或其以上操作系统、数据库服务器为Microsoft SQL Server 2000或其以上。

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