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差旅费报销管理规定

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差旅费报销管理规定

1、目的

为加强差旅费用管理,规范相关报销手续,保证员工因工作需要异地业务的顺利开展,结合公司有关人事管理制度,特制订本规定。 2、适用范围

本规定适用于云南繁屹医药有限公司。 3、关键词解释

本制度所指“差旅费”包括员工因公离开公司所在城市所发生的长途交通费、住宿费、在外地城市发生的市内交通费、伙食补贴。 4、职责

4.1 总经理:负责副总经理差旅费的审批。

4.2 分管副总经理:负责经理级人员标准内差旅费的审批;可授权财务部经理。

4.3 财务部经理:负责经理级(不含)以下人员标准内差旅费的审批。 4.5 核算会计:负责审核差旅费手续是否完备、是否符合标准,及票据是否合法、合规、合乎逻辑和完整有效。

4.6 部门负责人:负责审核本部门人员差旅费的真实、必要、合理性。 4.7 报销人:负责提供完整的差旅费报销材料。 5、内容

5.1 出差原则及手续

5.1.1 各级人员出差应坚持厉行节约、勤俭办事,严格控制各项费用开支。 5.1.2 上级人员对出差人员要定任务、定时间、定人数、定地点的管理。 5.1.3 经理级(含)及以下人员在出差前需填写《出差审批单》(见附件2),经直接上级批准后报综合部备案;出差人员如乘坐公司车辆出差,应在出差审批单中注明,未办理相关出差手续发生的差旅费一律不予以报销。 5.2 出差费用管理

5.2.1 出差人员交通费、住宿费、餐补实行标准额度内据实报销(见附件1)。5.2.2 出差人员职务以公司正式文件为准,代理主持部门工作的,按代理职

位享受差旅费报销标准;出差人员如对职务判别有疑问,按公司设定架构职责部门认定。

5.2.3 因工作需要,不同级别人员一同出差,可随同行人员中最高级别乘坐相应的交通工具、享受相应的住宿标准。

5.2.4 经理级(含)以下同性别的人员同行出差,无特殊情况下2人必须共住一个房间。如遇出差目的地正在举办全国性大型会议等活动,造成同等条件下宾馆的标准提高,由总经理(或其授权人)审批后核销。 5.2.5 交通工具管理:

5.2.5.1 乘坐火车,从晚八时至次日晨七时之间,在连续乘车时间超过六小时的,可购硬卧或软坐票;如购硬卧或软坐票而未购的,经核实可将其差价部分的50%作为节约奖励。

5.2.5.2 出差单程在800公里以上且无夕发朝至的火车、汽车的,经部门负责人、总经理批准,相关人员可乘坐飞机;不符合该条件且无其他正当合理理由而乘坐飞机或软卧的,按制度规定可乘坐的交通工具核报费用。 5.2.5.3 自行驾车出差:省外一律不允许自驾出差;除公司总经理(含副职、助职)级人员、销售部门经理外,其他人员未经公司分管副总批准,不得在省内自驾出差;总经理级人员出差期间发生的加油费、路桥费据实报销,销售经理按公司规定标准额度内据实报销。

5.2.6 住宿费管理:住宿费必须凭正式住宿,在规定标准范围内以实际住宿天数计算按实报销,房间的电话费、有偿物品消费及洗衣费等不予报销,住宿费超标部分不予报销。 5.2.7 伙食补助(餐补)管理:

5.2.7.1 出差人员按实际出差天数计算补贴,计算方法为:出差启程日期起至出差返回日期止。

5.2.7.2 出差人员在出差期间发生业务招待费时,应按比例扣除当天的补贴; 到外地参加会议和各种培训的人员,若会议费中未包含食宿费的,按相应标准计算餐补。 5.3 其他事项

5.3.1 出差人陪客户出差,应事先提出签呈,列出各项预计要发生的费用预算,报总经理(或其授权人)批准;如在出差过程中临时发生预算外特殊费

用,须事先电话请示经部门负责人、总经理同意,报销时补写书面说明,经部门负责人、总经理批准后附于报销单后,作为财务部审核费用的依据。 5.3.2 经理级(含)以下人员出差,市内交通以公交、地铁为主,未经允许,不得报销市内出租车费用;确因事情紧急,经同意乘坐出租车的,报销时应在的背面注明往返地点,同时说明事由。 5.4 报销管理要求

5.4.1 出差人员报销差旅费时,须附签批完整的出差审批单作为原始附件之一,并按规定完整填写《差旅费报销单》(见附件3)、规范粘贴原始票据、正确计算相关费用和补贴。

5.4.2 报销时必须提供原始及相关单据;因遗失而无法提供,或因损坏无法辨别真伪、金额、单位等重要信息,经本部门经理确认实际发生,可申请替票报销。

5.4.3 差旅费用报销时,如出现本制度未涉及或不明确的事项,财务部有权 本着必要、合理、节约的原则进行核定;如存在争议,报总经理(或其授权人)协调处理。

5.4.4 出差人员应于出差回公司后3个工作日内完成报销手续,否则每推迟一天,按该项差旅费总额扣减1%,并依此类推。 6.罚则

6.1 因财务部人员工作疏忽,造成公司损失(如多付)且无法弥补的,由责任人及经理各按70%、30%承担,直接从当月工资中扣除。

6.2 出差人员如虚报差旅费,一经查实,按虚报金额的3倍罚款;情节严重的,给予开除处理。 7.附件

附件1:差旅费标准 附件2:《出差审批单》 附件3:《差旅费报销单》

附件1:差旅费标准:

往返交通工具 职 务 火车 总经理(含副职、助职) 飞机 其他交通工具 伙食 市内 住宿 地补助 交通费 (元/区 (元/(元/天) 天) 天) A 据实据实 B 报销 C 报销 D A 300 50 B 260 C 200 30 D 160 A 260 B 200 C 150 D 120 不限 普通 部门经理/主从晚八时至次日晨七时管 之间,在连续乘车时间超过六小时的可乘软座普通员工 或硬卧。

地区类别如下:

普通 800公里以上且无夕发朝至的火车、汽车等交通工具的情况下经批准可乘坐 据实报销 A类:北京、上海、广州、深圳、大连、青岛、厦门、苏州、杭州。 B类:省会城市。 C类:地级市。 D类:县。

附件2:《出差审批单》

出差审批单 姓名 出差地点及路线 出差事由 预计时间 实际时间 职务 交通工具 预计费用 年 月 日 时至 年 月 日 止(共计 天) 年 月 日 时至 年 月 日 止(共计 天) 工 作 计 划 工 作 完 成 情 况 直接上级 部门:

隔级上级 附件3:《差旅费报销单》

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