文印人员培训资料
目 录
第一章 基础知识 ·············································································· 1
第一节 关于纸的知识 ·································································· 1
一、纸的单位 ········································································· 1 二、纸的规格及名称 ································································ 1 第二节 纸和图书的开切 ······························································· 2
一、纸的开切 ········································································· 2 二、图书开本（净） ································································ 2 第三节 印刷专业术语 ·································································· 3
一、印刷部分常见名词解释 ······················································· 3 二、后期工艺部分常见名词解释 ················································· 5 三、印后加工常用术语 ····························································· 6
第二章 计量单位符号和数字的规范使用 ··············································· 8
第一节 国际单位制及其应用 ························································· 8 第二节 有关量、单位和符号的一般规则 ········································· 10 第三节 数字的规范用法 ······························································ 14 第三章 规范化编排·········································································· 20
第一节 国家行政机关公文格式 ····················································· 20 1 范围 ···················································································· 20 2 引用标准 ·············································································· 20 3 定义 ···················································································· 20 4 公文用纸主要技术指标 ·························································· 20 5 公文用纸幅面及版面尺寸 ······················································· 21 6 公文中图文的颜色 ································································· 21 7 排版规格与印制装订要求 ······················································· 21 8 公文中各要素标识规则 ·························································· 21 9 页码 ···················································································· 24
10 公文中表格 ········································································· 25 11 公文的特定格式 ·································································· 25 第二节 各类文件、科技图书、论文的规范化编排 ····························· 27
一、页面设置要统一 ······························································· 27 二、样式要统一 ····································································· 27 三、表格编排规范 ·································································· 27 四、插图的规范 ····································································· 28 五、参考文献著作格式的规范编排 ············································· 29
第四章 编排技巧 ············································································· 31
第一节 快捷方式介绍 ································································· 31 第二节 设置 ············································································· 32
一、Word的基本设置 ····························································· 32 第三节 技巧点点 ······································································· 36
一、样式与目录 ····································································· 36 二、绘图巧门 ········································································ 37 三、常见的“选中”方法 ···························································· 39 四、分页符、分栏符、分节符和换行符的使用技巧························ 40 五、Ctrl键、Shift键、Alt键的妙用 ··········································· 41 六、双击、右击的妙用 ···························································· 42 七、关于段落、排版 ······························································· 43 八、关于图形(剪贴画、图片文件、自选图形) ······························ 43 九、中文字字号与磅的对应关系、输入特大字和特小字 ················· 44 十、文档可能已经损坏 ···························································· 45 十一、“查找与替换”功能妙用及特殊符号、通配符的表示和使用 ······ 45
第一章 基础知识
第一节 关于纸的知识
一、纸的单位
1、克：一平方米的重量(g)
2、令：500张纸单位称：令(出厂规格)
3、吨：与平常单位一样1吨=1000公斤，用于算纸价。
二、纸的规格及名称
1、纸最常见有四种规格
正度纸：长109.2厘米.宽78.7厘米 大度纸：长119.4厘米.宽88.9厘米 不干胶：长765厘米.宽535厘米
无碳纸：有正度和大度的规格，但有上纸、中纸、下纸之分，纸价不同。 2、纸张最常见的名称
拷贝纸：17g正度规格：用于增值税票，礼品内包装，一般是纯白色。 打字纸：28g正度规格：用于联单.表格，有七种色分：白、红、黄、兰、绿、淡绿、紫色。
有光纸：35-40g正度规格：一面有光，用于联单、表格、便笺，为低档印刷纸张。
书写纸：50-100g大度、正度均有，用于低档印刷品,以国产纸最多。 双胶纸：60-180g大度、正度均有，用于中档印刷品以国产、合资及进口常见。
新闻纸：55-60g滚筒纸、正度纸、报纸选用。
无碳纸：40-150g大度、正度均有，有直接复写功能，分上、中、下纸，上中下纸不能调换或翻用，纸价不同，有七种颜色，常用于联单、表格。
铜版纸：A、双铜80-400g正度.大度均有，用于高档印刷品。 B、单铜：用于纸盒、纸箱、手挽袋、药盒等中、高档印刷。 亚粉纸：105-400g用于雅观.高档彩印。
灰底白版纸：200g以上，上白底灰，用于包装类。 白卡纸：200g，双面白，用于中档包装类。
牛皮纸：60-200g，用于包装.纸箱、文件袋、档案袋、信封。
特种纸：一般以进口纸常见，主要用于封面、装饰品、工艺品、精品等印刷。
第二节 纸和图书的开切
一、纸的开切
二、图书开本（净）
成品 对开 4开 8开 16开 32开 正度（mm） 520×740 370×520 260×370 185×260 130×185 大度（mm） 570×840 420×570 285×420 210×285 140×210
第三节 印刷专业术语
一、印刷部分常见名词解释
词语 出血 成品尺寸 含 义 印刷品设计制作和印刷过程中的一个特有名词，即制作时需要保留，但最终成品要被裁切掉的部分，称为出血。 指最终印刷完毕（或者装订完毕），裁切后的尺寸大小，也称为净尺寸 如果一个出版物中许多页面都有相同的元素（如页眉和页脚等），要是逐一插入这些元素到每一页中将非常麻烦。使用主页可以将主页上的元素快速显示到其所应用的所有页面上。 将字体、字号、行距、制表符和缩排等组合在一起，使它能最快且最容易地改变文本的格式。 打印文档或将文档提交给客户之前，可以对此文档进行品质检查。 预检是此过程的行业标准术语。 预检程序会警告可能影响文档或书籍不能正确成像的问题，例如，缺失文件或字体。 它还提供了有关文档或书籍的帮助信息，例如，使用的链接、显示字体的第一个页面和打印设置。 分辨率是一个非常重要的概念，图像扫描输入、编辑和分色输出都与分辨率有关。分辨率是衡量图像细节表现力的技术参数。分辨率的种类很多，其含义也各不相同。本书分辨率主要是指图像分辨率。图像分辨率表达了图像中存储的信息量。这种分辨率有多种衡量方法，典型的是以每英寸的像素数（PPI，Pixels Per Inch）来衡量。由于数字图像的像素是一系列“小点”，故PPI也被写成DPI（Dots Per Inch），这种写法被广泛采用。 在排版软件中，设置底色为黑色，称为黑色底。 背景为黑颜色的图。 在设置颜色时，K=100，CMY也取大于0的数值时，称为四色黑。例如，C=30、M=50、Y=25、K=100。 在设定背景颜色时，背景颜色铺满整个页面。 也称为胶片。一套彩色的胶印版至少包括4张菲林片，分别代表C、M、Y、K四个颜色。 由于印刷时墨量过大，纸张在堆放时容易发生相互蹭脏的情况。 也称孔版印刷，是使用誊写版、镂空版、丝网版等印版的印刷方式，大多采用直接印刷。丝网印刷的成品，印刷油墨特别浓厚，有隆起的效果，用主页 样式 预检 分辨率 黑色底 黑色图 四色黑 满铺 菲林 过背 丝网印刷 词语 含 义 放大镜观察时，隐约可见有规律的网纹。 网点是印刷工艺中表现图像阶调与颜色的最基本单元，印刷品中所有连续调和半色调图像都是通过网点来表现的 指以数字出版印刷系统为基础，在出版印刷生产过程中按照出版印刷生产标准与规范处理好页面图文信息，直接输出彩色样稿的新型打样技术 拼版是在印刷前，将各单独的页面拼接成符合印刷机大小、符合装订要求的一个较大的印版。 电分即电子分色。在传统意义上，利用电子分色机将图像分为C、M、Y、K独立的四色，通常称为电分。 像素是组成点阵图像的基本元素，也是点阵图像构成的最小单位，像素越多，图像呈现越细腻、自然，但图像也会越大。 RGB等值会产生灰色，这个灰色称为中性灰（不包括黑白两色）。 与中性灰的概念相似，理论的CMY等值产生灰色或者黑色，但由于油墨的纯度因素，CMY按不同比例混合才能产生灰色，这称为灰平衡。 很多人称抠像为去背，就是去除背景的意思。 专色是指一种预先混合好的特定彩色油墨（或叫特殊的预混油墨）。用来替代或补充印刷色（CMYK）油墨。如明亮的橙色、绿色、荧光色、金属金银色油墨等，或者可以是烫金版、凹凸版等，还可以作为局部光油版等。它不是靠CMYK四色混合出来的，每种专色在付印时要求专用的印版（可以简单理解为一付专色胶片，印刷时为专色单独晒版），专色意味着准确的颜色。 也称为补漏白，是一种专业的印刷技术，用来弥补色版之间因套印不准引起的缺陷。 印在纸张周边用于指示裁切部位的线条。 两色以上印刷时，各分色版图文能达到和保持位置准确的套合。 在套色印刷过程中，印迹重叠的误差。 由于印版图文部分溢墨，造成承印物上的印迹不清晰，属胶印印品故障 指印刷品的页数，与尺寸无关。 指CMYK四种印刷颜色中的其中一种颜色。 紫外线固化油墨是在紫外线(Ultraviolet)光波的照射下发生交联反应，能够网点 数码打样 拼版 电分 像素 中性灰 灰平衡 抠像 专色 陷印 裁切线 套印 套印不准 糊版 P（page） 单色 UV 词语 含 义 瞬间由液态变为固态的油墨，故又称“UV”油墨。 PS版是预涂感光版，PS版分为“光聚合型”和“光分解型”两种。光聚合型用阴图原版晒版，图文部分的重氮感光膜见光硬化，留在版上，非图文部分的重氮感光膜见不到光，不硬化，被显影液溶解除去。光分解型用阳图原版晒版，非图文部分的重氮化合物见光分解，被显影液溶解除去，留在版上的仍然是没有见光的重氮化合物。 氧化锌版纸是以静电原纸为纸基，覆以氧化锌涂层。 PS版 氧化锌版 二、后期工艺部分常见名词解释
词语 覆膜 含 义 以透明（半透明）塑料薄膜通过热压覆贴到印刷品表面，起到保护及增加光泽的作用，一般有光（亮）膜和哑膜 也称过油或者叫上光油，在印刷品表面涂上（或喷、印）一层无色透明涂料，干后起保护及增加印刷品光泽的作用，这一加工过程叫做上光。一般书籍封面、插图、挂历、商标装璜等印刷品的表面要进行上光处理 以金属箔或颜料箔，通过热压，转移到印刷品或其他物品表面上的加工工艺，叫做烫箔，俗称烫金，其目的是增进装饰效果 将印刷品的局部做凸出纸面或者凹陷的感觉，通常叫击凸、压凹，都要制作凹凸模 在与书背的垂直方向用锯片在书背上锯切成一定深度、宽度和间隔的沟槽，以利于胶粘剂对书页粘连 印刷书页在折页加工时的折叠线 用铣刀或锯刀将书心后背铣开或铣成沟槽状，便于胶液渗透的一道工序 切口出现凹凸不平的刀痕 手工分本后，书背纸宽于书心厚度的部分。或包本后，封皮在书背与封面或封底的连接处凸起呈楞线 因印刷事故，使书页的一面或两面未印上印迹 将印张按照页码顺序折叠成书刊开本大小书帖的工作流程 将书帖或多张散印书页按照页码的顺序配集成书的工作过程 平装书的封面前口边大于书心前口边宽约20～30mm，再将封面沿书心前口切边向里折齐的一种装帧形式 利用钢线，通过压印，在纸片上压出痕迹或留下拱弯的槽痕 上光 烫金 凹凸版 锯口 折缝线 铣背 刀花 岗线 白页 折页 配页 勒口 压痕 词语 环衬 毛本 光本 平锁 交叉锁 包角 书槽 针距 针数 假脊 包边 烫金口 连接书心和封皮的衬纸 三面未切光的书心 三面切光的书心 含 义 将配好的书帖逐帖以线串订成书心，且纱线在各书帖间排列成行的锁线方式 将配好的书帖逐帖以线串订成书心，且纱线在各书帖间相互错开的锁线方式 在书封壳的前口两角上包一层皮革或织品 又称书沟或沟槽，指精装书套合后，封面和封底与书脊连接部分压进去的沟槽 锁线订（或缝纫订）中，同一书帖（或同一订口）上相邻两个针位的距离 锁线订（或缝纫订）中，书册订缝的针眼数 精装的一种。书心没有起脊，但通过对书壳的特殊装饰加工，使整本书的外观像起脊的精装书 书壳表面材料的四边沿书壳纸板边回折并包粘在纸板的部分 在书籍、簿册、卡片的切口上，用金色材料和特制工具滚烫着色的工艺
三、印后加工常用术语
词语 书帖 订口 前口 天头 地脚 书背 含 义 将印张按号码排列顺序，折成一叠多张页 指书刊应订联部分的位置 也称口子，指与订口折缝边相对的阅读翻阅边 书刊正文最上面一行字到书页上边沿处的空白 书刊正文最下面一行字到书页下边沿处的空白 也称后背，指书帖配册后需粘连（或订连）的平齐部分。精装书背有圆背和方背之分 衬纸下面印有书名，出版者名，作者名的单张页。有些书刊将衬纸和扉页印在一起装订（即筒子页）称为扉衬页 开本是书刊装订成册的幅面 也称封面、外封、皮子、书封等（精装称书壳），封皮是包在书芯外面的，扉页 开本 封皮 词语 有保护书芯和装饰书籍的作用 破口 粘口 小页 缩帖 插页 套帖 护封 热熔胶 冷胶 书腰 中径 中缝 圆背 方背 堵头布 筒子纸 含 义 书芯裁切后书页的切口出现破损 书帖粘联零散书页时在书帖上涂胶的部分。通常以最后一折的折缝线为基准线，按一定的宽度在书帖边涂胶 书帖中小于裁切尺寸的书页 其任意一边缩进书芯中的书帖 书刊中由于图表版面的安排，需在书芯内插入的一张或多张页 将一个书帖按页码的顺序依次套在另一个书帖的面（或里面），成为一本书刊的书芯，再将封面套在书芯最外面的一种配页方法 套在封面或书封壳外的包封纸，常用于讲究的书籍和经典著作 加热熔融施胶，在室温下迅速固化的粘胶剂 施胶时不需加热的粘胶剂 也称中腰。封一和封四所夹的中间位置 指书封壳内的封二和封三两块纸板之间的距离 指中径纸板与书壳纸板之间的两个空隙 精装的一种，书背制作成一定弧度的圆弧面 精装的一种，书背平直且与封面封底垂直 贴在精装书芯背脊天头与地脚两端的特制物 粘成筒状的牛皮衬纸。分别与书芯的书背和书壳粘联，以加固大开本、厚本精装书的书背
第二章 计量单位符号和数字的规范使用
随着科学技术的快速发展，我国出版界呈现出一片繁荣景象。各种图书、期刊、报纸，应有尽有，而且，出版界不少业务已开始走向数字化和电子化，并向Internet转移。以纸介为文字和图片等信息的载体的一统天下将不复存在。电子出版、网络出版已正在涌现，并逐渐为越来越多的人们所接受。信息传播的数字化、网络化，使我国的科技信息开始大规模走出国门，面向世界。国内有不少期刊、书籍、报纸已经上网，这些信息正在通过Internet的电缆连到世界各地的每一台终端。因而，我们国家的高层次书刊，像高校教材、学术著作、学术期刊、高校学报等，除了要努力提高刊物的学术质量之外，还要在编排的规范化、标准化上下功夫，尽早、尽好地和国际标准接轨，为更多更好的出版物走向世界作好基础工作。
书刊编排的规范化、标准化问题，一直是出版界关注的热点。在有关国家标准和国际标准的指导下，加上出版界人士的努力，我国目前出版的各种科技书刊的规范化、标准化工作已取得了显著的成绩和进步。但是，由于人们一般比较重视内在质量，再加上这几年科技出版界产出极多，有的出版部门的管理、检查、监督机制又不大健全，致使出版工作中还存在一些这样那样的问题。翻开高校的一些教材和一些学术著作、学术期刊等知识密集型的书刊，在编排上还有不少不符合国家标准的地方和一些其它差错。
本章依据GB3100～3102—1993《量和单位》，着眼于量和单位标准化、规范化用法，为在编排书刊工作量和单位的正确使用提供了一个统一要求。
第一节 国际单位制及其应用
国际单位制是我国法定计量单位的基础，一切属于国际单位制的单位都是我国的法定计量单位。国际单位制（SI）的构成体系规定了可以与国际单位制并用的单位以及计量单位的使用规则，适用于国民经济、科学技术、文化教育等一切领域中使用计量单位的场合。
1、SI词头只用于构成倍数单位和分数单位，不得单独使用，例如：μm不应写作μ。不得重叠词头，例如：mμs应写作ns。词头符号与紧接的单位符号应作为
一个整体对待，并具有相同的幂次，例如：10hm2=10×(100m)2=105m2。 2、组合单位一般只用一个词头，交应尽量用于第一个单位，分母中一般不用词头，但质量单位kg在分母中时例外，例如：质量热容单位可以是kJ/（kg·K）。当组合单位分母是长度、面积、和体积单位时，分母中可以选用某些词头构成倍数单位，例如：密度单位可以是g/cm3。
3、有些国际单位制经外的我国法定计量单位可以加词头构成倍数单位，例如：MeV、mL等。但摄氏温度单位（℃），角度单位（º）、（′）、（″），时间单位（d、h、min）不得使用词头。
4、组合单位的分母由两个或两个以上单位相乘构成时，应使用括号，例如：J/（kg·K）。组合单位中的斜线（/）不应超过一条，必要时使用负指数。组合单位的乘除号可以有以下形式：N·m，Nm；m/s，m·s-1，一。
5、单位名称：
（1）单位名称有全称和简称2种。
在GB3102的“单位名称”一栏中，没有方括号的单位名称均为全称，带有方括号的单位名称，去掉方括号里的字即为简称。例如：帕[斯卡]，“帕斯卡”为全称，“帕”为简称。
有一部分单位的全称与简称相同，如米、秒、升、吨。
（2）组合单位的名称与其符号表示顺序一致，乘号无名称，除号的名称为“每”，且“每”只能出现1次。例如：
力矩的单位N·m的名称为“牛顿米”或“牛米”；
速度的单位m/s的名称为“米每秒”，而不是常到有人说的“秒米”、“秒分之米”、“每秒米”；
质量热容的单位J/（kg·K）的名称为“焦耳每千克开尔文”，而不是“焦耳每千克每开尔文”或“每千克开尔焦耳”。
（3）乘方形式的单位名称，其顺序是指数名称在前，单位名称在后，指数名称由相应的数字加“次方”构成。例如： 截面系数的单位m3的名称为“三次立方米”； 截面惯性矩的单位m4的名称为“四次方米”。
当长度的2次和3次幂分别表示面积和体积时，则其相应的指数名称分别为“平方”和“立方”。例如：
面积的单位cm2名称为“平方厘米”，不应称为“二次方厘米”； 体积的单位dm3名称为“立方分米”，布不应称为“三次方分米”。
m。注意全书应统s （4）书写组合单位名称时，每个单位用全称或简称，不得加任何符号。例如：
摩尔体积的单位m3/mol的名称这“立方米每摩尔”或“立方米每摩”，而不是“立方米/摩尔”、“米3/每摩尔”、“米·摩-1”等。
（5）单位名称用于口述，也可用于叙述性文字中。在不致混淆的情况下，可以使用简称。
6、单位和词头的符号在叙述性文字中的应用要注意以下三点。
（1）带有“几”字的数字表示约数的单位，应用中文符号，例如：几千克、十几千克、几十千克等。
（2）单位名称的简称可用作该单位的中文符号，例如：电流的单位名称为“安培”，其简称为“安”，即单位的中文符号；电压的中文符号是“伏”而不是“伏特”。中文符号主要用于小学、初中课本和普通书刊。摄氏度的符号可以作为中文符号使用。时间的单位h的中文名称是“小时”，中文符号是“时”，单位中文符号“桶/时”不能用“桶/小时”。
（3）当文字叙述中用单位符号表述“每”的意思时，建议加数字1，例如：每1A、每1h，而不用每A、每h（如使用中文符号每时、每安，则可不加1）。 7、不应在组合单位中同时使用单位符号和中文符号，例如：速度的单位不应写作km/时，而应写作km/h。
当组合单位中含有计数单位或没有国际符号的计量单位时，允许同时使用汉字单位和单位的国际符号构成组合单位。例如：元/t，m2/人，kg/（月·人）等。 8、万（104）和亿（108）是我国习惯使用的数词，它们可以与单位符号连用。例如：习惯使用的统计单位“万吨公里”可以写作“万t·km”，“亿千万瓦时”可记为“亿kW·h”。当然，在非普及性科技书刊中，最好把它们写成“104t·km”和“108kW·h”。
9、不应将非标准化的缩略语作为单位符号使用，例如用“sec”代替“s”（秒），用“mine”代替“min”（分），用“hrs”代替“h”（小时），用“cc”代替“cm3”（立方厘米），用“lit”代替“L”（升），用“amps”代替“A”（安培）。
第二节 有关量、单位和符号的一般规则
1、量和单位一般应使用GB3100～3102—1993标准中规定的国际符号，量的
符号要用斜体字母书写，单位符号要用下棋体字母书写。标准中没有规定的符号的可使用量的中文名称和单位的中文符号。表示量值时，应写其单位，单位符号前应空四分之一字的间隙。
2、量符号下角标字母的正斜体：下角标字母表示物理量符号、坐标轴、几何图形中点面线体及连续数时，一律用斜体；其下标一律用正体。
3、不能把化学元素符号作为量符号使用，如“H2：O2=2 ：1”，这是不规范的表达方式，它的含义也不清楚。该式的规范化表示如 下： 若指质量比，应为m（H2）：m（O2）=2 ：1； 若指体积比，应为V（H2）：V（O2）=2 ：1； 若指物质的量比，应为n（H2）：n（O2）=2 ：1；
4、在图和表中用持定单位表示某物理量的数值时，可以用斜线或花括号加注两种方式，例如：F=5 N，表示数值5可以有F/N=5或{F}N=5，推荐使用前者。
力学性能 冲击韧性 aK/（J·cm-2） v /（km/h）
图 2
热性能 热导率 λ /(W/（m·℃）) 表面粗糙度 Ra/ μm 28
24 20 16 12 8 4 0
4 6 8 10 12 14 16 18 20
w（Cr）/%
图 1
（1）全表用同一单位时，可将单位移至表头右上角。
mm
类型 长度 内径直径 外圆直径 aK/（J/cm2） 图 3
（2）当图、表中使用百分率符号%表示量的数值时，可用如下形式表示，例如：wB/%、δS/%等。
（3）当图、表中有10的幂时，例如：F（105 N），应改为F/105 N。 （4）当图、表中遇到非法定计量单位时，应改为法定计量单位。 5、物理量的数字运算应将数值和单位一起代入方程式中，考虑有时计算式中包含的量较多，允许将计算得出的单位写在数值运算式末。
6、指数、对数、三角函数中的变量都是数、数值或量的量纲为一的组合，例如：ln（p/kPa）括号内的p/kPa为数值。
7、量方程是与选用单位无关的，因此不应在量方程后加单位，也无需加公式注，例如：υ后不应加上（m/s）。
数值方程是与所选用的单位有关的，例如：当分别选用km/h、m、s作为速度、距离、时间的单位时，上述的量方程可以写成下列数值方程
υ3.6 l/t
lt 采用此方程时，对于图书稿件必须同时写 式中：υ——速度，km/h； l——距离，m； t——时间，s。
当一个数值方程中出现非法定计量单位时，注意用法定计量单位替代并应修正方程中的数值因数。
8、可用%代替数字0.01，但应尽量避免用‰代替0.001，。不可以使用ppm一类的缩写符号，而应改为10-6或10-4%。
9、不应在单位符号上附加表示量的特征和测量过的信息的标志，而应该将这些特征标记到物理量符号上去。例如：Umax=500V，不应写成U=500Vmax。 10、应使用具有专门名称的SI导出单位，不要再使用其原来的组合单位。例如：压力、压强的单位用帕斯卡（Pa）而不要用牛顿每平方米（N/m2）。 11、量值范围和偏差范围的表示方法。 （1）表示量值时，按下列方式书写 示例1：20℃～40℃（不写伯25～40℃）。
示例2：63%～67%还可以表示为（63～67）%（不写作63～67%）。 示例3：2×103～3×103（不写作2～3×103）
（2）表示外形尺寸和一系列单位相同的量值时，按下列方式书写 示例1：80mm×25mm×50mm（不写作80×25×50mm，也不应写作80×
25×50mm3)
示例2：100、200、300、400、500Ω或100Ω、200Ω、300Ω、400Ω、500Ω。 （3）表示数值公差时，按下列方式书写
示例1：80μF±2μF或（80±2）μF（不写作80±2μF）。 20℃±2℃或（20±2）℃（不写作20±2℃）。 示例2：80+2 0mm（不写作80+2 -0mm）。 20-1℃或（20-1）℃（不写作20+2℃-1℃）
80mm+50 -20μm，应表示为80+0.050 -0.020mm，不可表示为80+50 -20mm。
示例3：用“（65±2）%”表示带有公差的中心值，不应使用“65±2%”和“63%～67%”的形式。
示例4：“220×（1±5%）V”、“220×（1±0.05）V”和“220V，具有±5%的相对误差”均不宜表示为“220V±5%”。
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第三节 数字的规范用法
1 范围
本标准规定了出版物在涉及数字(表示时间、长度、质量、面积、容积等量值和数字代码)时使用汉字和阿拉伯数字的体例。
本标准适用于各级新闻报刊、普及性读物和专业性社会人文科学出版物。 自然科学和工程技术出版物亦应使用本标准，并可制定专业性细则。 本标准不适用于文学书刊和重排古籍。
2 引用标准
下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T 7408—94 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法 GB 3100—93 国际单位制及其应用
GB 3101—93 有关量、单位和符号的一般原则
GB 7713—87 科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式 GB 8170—87 数值修约规则 3 定义
本标准采用下列定义。 物理量 physical quantity
用于定量地描述物理现象的量，即科学技术领域里使用的表示长度、质量、时间、电流、热力学温度、物质的量和发光强度的量。使用的单位应是法定计量单位。
非物理量non physical quantity 日常生活中使用的量,使用的是一般量词。如30元、45天、67根等。
4 一般原则
4.1 使用阿拉伯数字或是汉字数字,有的情形选择是唯一而确定的。
4.1.1 统计表中的数值,如正负整数、小数、百分比、分数、比例等,必须使用阿拉伯数字。
示例：48 302 ―125.03 34.05﹪ 63﹪ ～ 68﹪ 1/4 2/5 1：500 4.1.2 定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字,必须使用汉字。
示例：一律 一方面 十滴水 二倍体 三叶虫 星期五 四氧化三铁 一○五九(农药内吸磷) 八国联军 二○九师 二万五千里长征 四书五经 五四运动 九三学社 十月十七日同盟 路易十六 十月革命 “八五”计划 五省一市 五局三胜制 二八年华 二十挂零 零点方案 零岁教育 白发三千丈 七上八下 不管三七二十一 相差十万八千里 第一书记 第二轻工业局 一机部三所 第三季度 第四方面军 十三届四中全会
4.2 使用阿拉伯数字或是汉字数字，有的情形，如年月日、物理量、非物理量、代码、代号中的数字，目前体例尚不统一。对这种情形，要求凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，均应使用阿拉伯数字。遇特殊情形，或者为避免歧解，可以灵活变通，但全篇体例应相对统一。
5 时间 (世纪、年代、年、月、日、时刻)
5.1 要求使用阿拉伯数字的情况 5.1.1 公历世纪、年代、年、月、日
示例：公元前8世纪20世纪80年代 公元前440年 公元7年 1994年10月1日
5.1.1.1 年份一般不用简写。如：1990年不应简作“九○年”或“90年”。 5.1.1.2 引文著录、行文注释、表格、索引、年表等，年月日的标记可按GB/T 7408—94的5.2.1.1中的扩展格式。如：1994年9月30日和1994年10月 1日可分别写作1994-09-30和1994-10-01, 仍读作1994年9月30日、1994年10月1日。年月日之间使用半字线“-”。当月和日是个位数时，在十位上加“0”。 5.1.2 时、分、秒
示例：4时 15时40分(下午3点40分) 14时12分36秒
注：必要时，可按GB/T 7408—94的5.3.1.1中的扩展格式。该格式采用每日24
小时计时制，时、分、秒的分隔符为冒号“ ： ”。
示例：04:00(4 时) 15:40(15 时 40 分 ) 14:12:36（14时12分36秒）
5.2 要求使用汉字的情况 5.2.1 中国干支纪年和夏历月日
示例：丙寅年十月十五日 腊月二十三日 正月初五 八月十五中秋节 5.2.2
中国清代和清代以前的历史纪年、各民族的非公历纪年。 这类纪年不应与公历月日混用，并应采用阿拉伯数字括注公历。
示例：秦文公四十四年(公元前722年) 太平天国庚申十年九月二十四日 (清咸丰十年九月二十日，公元1860年11月2日) 藏历阳木龙年八月二十六日(1964年10月1日) 日本庆应三年(1867年) 5.2.3 含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组
如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“·”将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。
涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。 示例 1：“一·二八”事变(1月28日) “一二·九”运动(12月9日) “一·一七“批示(1月17日) “一一·一○”案件（11月10日)
示例2：五四运动 五卅运动 七七事变 五一国际劳动节 “五二○”声明 “九一三”事件
6 物理量
物理量量值必须用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。小学和初中教科书、非专业科技书刊的计量单位可使用中文符号。
示例：8736.80 km (8 736.80 千米) 600 g(600克) 100 kg～150 kg (100 千克～150 千克) 12.5 m2（12.5平方米） 外形尺寸是400 mm×200 mm×300 mm（400毫米×200毫米×300毫米） 34 0C～39 0C（34摄氏度～39摄氏度） 0.59 A（0.59安[培]）
7 非物理量
7.1 一般情况下应使用阿拉伯数字。
示例：21.35元 45.6万元 270美元 290亿英镑 48岁 11个月1 480人 4.6万册 600幅 550名
7.2 整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。
示例1：一个人 三本书 四种产品 六条意见 读了十遍 五个百分点 示例2：截至1984年9月，我国高等学校有新闻系6个，新闻专业7个，新闻班1个，新闻教育专职教员274人，在校学生1 561人。
8 多位整数与小数
8.1 阿拉伯数字书写的多位整数和小数的分节
8.1.1 专业性科技出版物的分节法：从小数点起,向左和向右每三位数字一组，组间空四分之一个汉字( 二分之一个阿拉伯数字)的位置。
示例:2 748 456 3.141 592 65
8.1.2 非专业性科技出版物如排版留四分空有困难,可仍采用传统的以千分撇“，”分节的办法。小数部分不分节。四位以内的整数也可以不分节。
示例：2,748,456 3.14159265 8703
8.2 阿拉伯数字书写的纯小数必须写出小数点前定位的“0”。小数点是齐底线的黑圆点“.”。
示例：0.46不得写成 .46 和0·46 8.3 尾数有多个“0”的整数数值的写法
8.3.1 专业性科技出版物根据GB 8170—87关于数值修约的规则处理。 8.3.2 非科技出版物中的数值一般可以“万”、“亿”作单位。
示例：三亿四千五百万可写成 345,000,000, 也可写成34,500万或3.45 亿，但一般不得写作3亿4千5百万。
8.4 数值巨大的精确数字，为了便于定位读数或移行，作为特例可以同时使用“亿、万”作单位。
示例：我国1982年人口普查人数为10亿817万5 288人；1990年人口普查人数为11亿3 368万2 501人。
8.5 一个用阿拉伯数字书写的数值应避免断开移行。
8.6 阿拉伯数字书写的数值在表示数值的范围时，使用浪纹式连接号“～”。
示例：150千米～200千米 ―36℃～―8℃ 2 500元～3 000元
9 概数和约数
9.1 相邻的两个数字并列连用表示概数,必须使用汉字,连用的两个数字之间不
得用顿号“、” 隔开。
示例：二三米 一两个小时 三五天 三四个月 十三四吨 一二十个 四十五六岁 七八十种 二三百架次 一千七八百元 五六万套 9.2 带有“几”字的数字表示约数，必须使用汉字。
示例：几千年 十几天 一百几十次 几十万分之一
9.3 用“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示的约数一般用汉字。如果文中出现一组具有统计和比较意义的数字，其中既有精确数字，也有用“多”、“余 ”等表示的约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。
示例1：这个协会举行全国性评奖十余次，获奖作品有一千多件。协会吸收了约三千名会员，其中三分之二是有成就的中青年。另外，在三十个省、自治区、直辖市还设有分会。
示例2：该省从机动财力中拿出1 900万元，调拨钢材3 000多吨、水泥2万多吨、柴油1 400吨，用于农田水利建设。
10 代号、代码和序号
部队番号、文件编号、证件号码和其他序号，用阿拉伯数字。序数词即使是多位数也不能分节。
示例：84062 部队 国家标准GB 2312—80 国办发[1987]9号文件 总3147号 国内统一刊号CN 11‐1399 21/22次特别快车 HP‐3000型电子计算机 85号汽油 维生素B12
11 引文标注
引文标注中版次、卷次、页码，除古籍应与所据版本一致外，一般均使用阿拉伯数字。
示例1：列宁：《新生的中国》，见《列宁全集》，中文2版，第22卷，208页，北京，人民出版社，1990。
示例2：刘少奇：《论共产党员的修养》，修订2版，76页，北京，人民出版社，1962。
示例3：李四光：《地壳构造与地壳运动》，载《中国科学》，1973( 4 )，400～429页。
示例 4：许慎：《说文解字》，影印陈昌治本，126页，北京，中华书局，1963。
示例 5：许慎：《说文解字》，四部丛刊本，卷六上，九页。
12 横排标题中的数字
横排标题涉及数字时，可以根据版面的实际需要和可能作恰当的处理。
13 竖排文章中的数字
提倡横排。如文中多处涉及物理量，更应横排。竖排文字中涉及的数字除必须保留的阿拉伯数字外，应一律用汉字。必须保留的阿拉伯数字、外文字母和符号，均按顺时针方向转90度。
14 字体
出版物中的阿拉伯数字，一般应使用正体二分字身，即占半个汉字位置。
八月六日零时三十分返回基地。 洋上航行了十三天，于一九九○年示例海二军：J12号打捞救生船在太平返修率仅为百分之零点一五。 二十五瓦，市场售价两千零五十元，容量是一百八十八升，功率为一百示例雪一花：牌BCD188 型家用电冰箱
第三章 规范化编排
第一节 国家行政机关公文格式
1 范围
本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。
使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。 2 引用标准
下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB 148－1977 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸 3 定义
本标准采用下列定义。 3.1 字 Word
标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。 3.2 行 line
标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。 4 公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％～90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7.5～9.5。
5 公文用纸幅面及版面尺寸 5.1 公文用纸幅面尺寸
公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。
5.2 公文页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm 版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）
6 公文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 7 排版规格与印制装订要求 7.1 排版规格
正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。 7.2 制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
7.3 印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色没墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 7.4 装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。 8 公文中各要素标识规则
本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 8.1 眉首
8.1.1 公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 8.1.2 秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。 8.1.3 紧急程度
如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 8.1.4 发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 8.1.5 发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 8.1.6 签发人
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。 8.2 主体 8.2.1 公文标题
红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 8.2.2 主送机关
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 8.2.3 公文正文
主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 8.2.4 附件
公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。 8.2.5 成文时间
用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；成文时间的标识位置见8.2.6。 8.2.6 公文生效标识 8.2.6.1 单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm~4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。 8.2.6.2 联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
8.2.6.3 特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 8.2.7 附注
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。 8.3 版记 8.3.1 主题词
主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。 8.3.2 抄送
公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 8.3.3 印发机关和印发时间
位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 8.3.4 版记中的反线
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 8.3.5 版记的位置
版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。 9 页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 10 公文中表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。 11 公文的特定格式 11.1 信函式格式
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。
函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。 ①标题
一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。 ②正文
一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：\"务希研究承复\"，敬请大力支持为盼\"等。 11.2 命令格式
命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发
人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。 11.3 会议纪要格式
会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成。其标识位置同8.1.4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。
国家质量技术监督局1999－12－27批准发布 2000－01－01实施
本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。
第二节 各类文件、科技图书、论文的规范化编排
科技图书和各类论文的编排除需要遵守量和单位符号规范化，数字使用的规范化以外，要求格式统一，布局美观。特别是论文，由于没有统一的国家规范，各单位的要求也各不相同，甚至有些论文要求不敢恭维。每个人的审美观不同，甚至是每个人视力不同也会对编排有不同的要求。比如：年龄大的人希望字号大些，这样会比较容易阅读；而在有些未定稿的文件需传阅审核修改的情况下，应考虑留有一定添加文字的空间，行距就应该加宽些。
一、页面设置要统一
在一些长篇文件、图书、论文中，由于在撰写过程可能直接插入一个整体文件，导致所有页面中出现增节现象，而在不同的节中存在页面设置的不同。也有些人以插入节的形式强制换页，在后续的撰写或编过程中，又进行过页面的设置，以满足当时编排的要求。这样的最终结果导致了页面大小不等，严重的可能发生出血现象。所以在编排长篇文件时，应尽量避免插入分节符号，一般需强制分页时，首选是分页符而不是分节符。
插入整体文件后，如果不可避免出一增节（如需横向页面），那么最好的办法是把所有需要衔接的文件全部插入后，再做一次页面的统一设置。
二、样式要统一
在集合型的长篇文件中，各篇文章作者编排不同，带来了很多不同的样式，在样式列表中罗列一大串，编排带有麻烦，同时页面让人看上去杂乱无章。在文件整合后，应去掉不必要的样式。
在实际编排工作中，应按编排要求，给题目、各同级标题、摘要、正文、表头、表格内容、图注、注释等都应做好单独样式，以便编排中快速应用并保证格式的统一。
在科技图书中标题章、节、知识点的字号是逐级变小的。标题章一般是上空两行占三行居中，节是占两行居中，知识点是占一行居左。
在Word编排中，最好用Word的标题定义功能，这样在制作目录及样式变换上非常方便。
三、表格编排规范
由于表格具有简洁、清晰、准确的特点，同时表格的逻辑性和对比性又强，
因而表格在科技图书和其他科技文献中被广泛应用。
一般表格有无线表、系统表和卡线表。在项目和数据比较少、内容也比较简单的表格，可选用无线表形式。对于表述隶属关系的多层次事项，应该采用系统表的形式。卡线表在我们科技书刊中大量使用，他的各项数据之间分割得很清晰，隶属关系一一对应，读起来不易串行，排版也可排的很紧凑，但其缺点就是横线和竖线多，而且栏头有斜线，显得繁杂、不简练，所以现在国际上和国内科技编辑界都推荐使用三线表。
三线表是对卡线表的简化和改造而成的。它以卡线表为基础，栏头取消了斜线，省略了横、竖分割线（即行线和栏线），通常一个表格只有3条线。即顶线、底线（粗线，铅字排版俗称“反线”）和栏目线（细线，铅字排版俗称“正线”）。 表序编号同图的编号规则相同。表序和表题排在顶线的上方，表序同表题排为同一行，一般表序居左，前空2字排，表题居中排，这样使全书的表序都在同一个位置上，清晰整齐，便于查找。字号要比正文小一个字号。
项目栏中的栏目名称其量的名称或符号与单位符号之间用斜线“/”相隔，如“速度/(m•s-1)”或“v/(m•s-1)”等。
表身中同一栏目的数值一般应以个数位（或小数点）或者以“~”等符号为准上下对齐，小数点前的“0”不能省略。 项目栏和表身的字号与表题相同或小一号。
四、插图的规范
插图不仅可以使某些内容的叙述更加简洁、准确和清晰，而且还具有活跃和美化版面的功能，使读者在阅读时赏心悦目，调剂精神，取得提高阅读兴趣的效果。科技书刊中的插图又不同于一般美术作品，它注重表现事物的构成，尤其是它们之间的量化关系，因此在表达方式和表达侧重点上有自己的特殊要求；同时为了节省版面，降低制作费用，科技书刊中的插图幅面一般不能太大。 函数图应与其他插图，包括照片类插图一起，按文中出现的先后顺序给出图序与图题。图序与图题之间空一个字距，不用任何点号。期刊文章中的图序码使用阿拉伯数字，全文插图连续编码如“图1”、“图2”。图书中的图序码可以按章甚至节用阿拉伯数字连续编码，章节与序号之间用半字线“-”或小圆点“.”分割，如第二章的图可以编为“图2-1”或“图2.1”。
为便于阅读，也为了板式美观，每幅图都应随文编排，即插图出现在文中第一次提到它的文字段的后面，而不宜先见插图后见文，或把插图远移到后续的文章段落中去，也不宜吧全文所有插图集中起来在文末一起给出。 插图中的文字应小于正文一个字号。
图序与图题的字号也应小于正文一个字号，图中说明应比图题再小一个字号。它们一般排在据图的下方中间部位。
插图在用Word软件排版时，应尽量使用嵌入方式。插图比较大时应通栏排，如果插图小于版面宽度一半时，应该和文字混排。此时解决图序与图题排在图的下边中间位置方法，应采取表格无边框方式编排。
五、参考文献著作格式的规范编排
图书中参考文献的著录方法，按照我国国家标准GB 7714-87《文后参考文献著录规则》的规定，采用顺序编码制和著者-出版年制两种。顺序编码制为我国科学技术书刊所普遍采用。
按标准著录的好处是：写、读方便，所占篇幅少，能提高录排功效；便于计算机存储、检索和输出。 1、顺序编码制的规范化应用
在引文处，对引文的文献，按它们在论著中出现的先后，用阿拉伯数字连续排序，将序号置于方括号内，并视具体情况把序号作为上角标，或者作为语句的组成部分。
参考文献表中的序号不加方括号，顶格排列，不加符号，空一个字符后排各著录项，转行时与著录项的首字排齐。 2、图书文献的著录格式
顺序号 主要责任者. 书名（不加书名号）. 版本 （数字用阿拉伯数字）. 出版地：出版者，出版年. 页码
主要责任者为多个时，只著录前三位，责任间用“，”隔开，第三人后边加“，”号，排“等”（外文图书第3位作者后排 et al）。版本项中，第1版的不用著录。
当参考文献属于大型资料文献而只参考相关内容（即专著中析出的文献）时,可按下列格式排列：
顺序号 主要责任者. 题名. 见：原文献责任者. 原文献题名. 版本. 出版地：出版者，出版年. 页码
当文献为中译本时，著录格式为：
顺序号 原作者. 中文书名. 版本. 译者。 出版地：出版者，出版年. 页码（在原文中的位置）
当文献为外文图书时，著录主要责任者姓在前名在后，名缩写时不加缩写点，只在其间留半个字符的空隙以示间隔，其它著录项的排列与中文文献相同。 论文集中析出的文献的标准格式是：
顺序号 作者. 题名. 见（In）：编者. 文集名. 出版地：出版者，出版年. 页码 期刊中析出文献的著录格式是：
顺序号 作者. 题名. 刊名，年，卷（期），页码 报纸中析出文献的著录格式是：
顺序号 作者. 题名. 报纸名，年-月-日（版次） 专利文献的著录格式是：
顺序号 专利申请者. 专利题目. 专利国别，专利文献种类，专利号. 年-月-日（表明出版日期）
技术标准的著录格式是：
顺序号 起草者. 标准代号 标准序号——发布年 标准名称 出版地：出版者，出版年
学位论文的著录格式是：
顺序号 作者. 题名:[学位论文]. 保存地：保存者，年份
第四章 编排技巧
第一节 快捷方式介绍
Ctrl Ctrl+Shift Alt+Shift Ctrl+Alt Ctrl Ctrl+Shift Alt+Shift Ctrl+Alt Ctrl A 全选 大写 I 斜体 斜体 预览 Q B 粗体 粗体 J C 拷贝 版权符号 K D E F 查找 定义字体 G 定位 O H 替换 P 打印 定义字符大小 字体格式 居中对齐 插入日期 L 左对齐 T 首行缩进 修订 插入尾注 插入脚注 M 左缩进 N 两端对齐 超级链接 R S 保存 新建文档 打开文档 减少左缩进 降级为正文 U 下划线 标记目录项 插入页码 普通视图 大纲视图 页面视图 V 粘贴 格式粘贴 5 W 写盘关闭 = X 剪切 标记 取消段落格式 右对齐 页眉页脚链接 Z 撤销 Ctrl+Shift symbol字体 Alt+Shift Ctrl+Alt Ctrl Ctrl+Shift Alt+Shift Ctrl+Alt Ctrl Ctrl+Shift Alt+Shift Ctrl+Alt Y 重复 定义样式 减小首行缩进 下划线 0 插入时间 1 2 段前12p切换 单位行距 双倍行距 1.5倍行距 下标切换 上标切换 重复查找 默认字体样式 [ ] 字号缩小 字号放大 【 】
Shift Ctrl Ctrl+Shift Alt Alt+Shift Ctrl+Alt 拼写 F1 F2 F3 F4 定位 F5 F6 定位至下一窗格 获得联机帮助移动文字或图插入“自动图重复上一次操Office助手 展现格式 形 复制文本 打印预览 文集”词条 作 改变字母大小重复查找或定移动到前一处定位至前一窗写 剪切到“图文场” 插入“图文场”中的内容 插入“图文场”中的内容 位 关闭窗口 修订 格 还原文档窗口定位至下一窗文档大小 编辑书签 还原程序窗口大小 F11 口 定位至前一窗口 F12 退出Word 退出Word 定位至下一域 定位至前一域 保存 Microsoft系统信息 F7 打开 F8 F9 F10 激活菜单栏 扩展所选内容 更新选定域 在域代码和其定位至下一域 另存为 Shift 同义词库 “控制”菜单中的“移动\"命令 更新Word源缩小所选内容 结果之间进行显示快捷菜单 定位至前一域 保存 切换 将文档窗口最大化 Ctrl “大小”命令 扩展所选内容（或块） 插入空域 锁定域 打开 Ctrl+Shift 文档中链接的信息 查找拼写错误解除域的链接 激活标尺 解除对域的锁定 显Visual Basic代码 示打印 在所有域和它们的结果之间进行切换 中运行Alt （自动拼写检运行宏 查） 将程序窗口最大化 Alt+Shift 中英词典 Gotobutton或 Macrobutton Ctrl+Alt
第二节 设置
一、Word的基本设置
在文件录入特别是文稿编过程中，Office软件安装后的一些默认设置显得有些多余，甚至有点碍手碍脚。比如：利用Word绘图工具进行绘图时，它自动创建一个画布，这个画布在实际工作没有多大作用，不如在需要的地方加留空白直
接绘图更方便。自动套用格式对于有些操作似乎快捷方便了，但在实际工作中也会常常出现错误。比如：自动编号给录入者和审阅修改者带来快捷的方式，但进行复制后，如果在另一个级别标题下粘贴，序号则与复制处连续编号，原来的1、2、3编号，则成了4、5、6了。所以在文档编排人员来说，自动套用格式不实用。样式跟踪功能所导出的自动样式，在样式列表中让人眼花缭乱，不利于编排时快速找到想要的样式。根据本人的工作经验，office安装后应随即进行必要的设置。
1、选项卡的设置
从“工具”→“选项”点出选项卡。
在选项卡中“常规”和“修订”是必须要进行设置的。“常规”卡中的“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布”和“使用字符单位”这两项前的勾要去掉。前者在此不必说了，后者这样的设置是能够使标尺以厘米做单位，这样比较符合一般人的长度概念，比较直观。在“修订”卡中把所有的修订标记都设置为“无”，“批注框”设置为“从不”。因为作为编排人员不需要去研究谁谁谁修改了哪里、怎么修改，我们要的是最终修改结果。 2、“自动套用格式”设置
点击“工具”→“自动更正选项”或“格式”→“自动套用格式”→“选项”后，出现自动套用格式窗口。
你可以根据自己的习惯爱好进行设置，建议“自动套用格式”卡片的“应用”中的4项都去掉勾，其他的选项自己可以根据习惯爱好、文本要求进行设置，一切以方便、快捷为前提。 3、绘图网格的设置
点击“视图”→“工具栏”→“绘图”，这时在电脑界面的下方，状态栏的上方出现“绘图工具栏”，再点“绘图”“绘图网格”，出现“绘图网格”窗口。
在“绘图网格”窗口上方“对象与网格对齐”和“对象与其他对象对齐”前去掉勾，这样设置的也处是在我们编排图形对象时可以用“←↑→↓”每步以0.01厘米的最小尺寸进行调整。 4、特殊页面的设置
Word的页面默认设置是A4纵向幅面，上下边距2.54厘米，左右边距3.17厘米，版式为首页相同、奇偶相同。但实际工作中，我们可能需要A5幅面或其他特定幅面。如果我们单纯设置成A5幅面，那么打印时每张纸上只能打印一页，这样既造成纸张的浪费，也给后期的印刷工作带来不必要的拼版麻烦。
（1）拼页设置和打印
A5（或32开）页面的设置一般用A4（或16开）页面，采用拼页方式比较实用。设置后的页面完全和单纯A5（或32开）直接设置相同。
应该注意的是，从原来的A4幅面设置成A5后，外侧边距为切口，内侧边距为订口，下边距应相应缩小，如果上下边距缩小了，同时要考虑到页眉页脚位置也要进行相应的调整。否则影响版心尺寸。
打印时一般一张纸面上有两页，如果是骑马订的话，那么最后页与第一页打印在一面，在打印窗口中的“页码范围”输入页号。如：“16,1”“2,15”……，页码范围的逗号为英文状态下的逗号。
同样的道理，也可以A3幅面的纸设置A4页面的拼页。
（2）论文集页面设置
论文的编排一般要求有首页不同，奇偶不同的页眉。这类页面设置只要设置妥当后，后续操作就比较简单了。
在“页面设置”的“版式”卡中，选中“奇偶页不同”和“首页不同”，“节的起始位置”一般选择“新建页”，也可以选择“奇数页”。
在这类文稿编排中，一般首页页眉会相同，奇偶页的页眉各节会不相同。当第一个节的3个页眉做好后，后续节的页眉也显示前一节的页眉内容。在界面进入后一节时，“页眉和页脚”窗口里有个“与前节相同”按钮亮起，你只要把按钮关闭后，再修改该的内容。后续节的页眉修改以此类推。
第三节 技巧点点
一、样式与目录
对于每个编排人员来说，定制自定义样式是非常重要的。一旦自定义样式制定好，就不要随意修改，千万不要大修大改，否则文稿界面会乱得不堪入目。同一级别样式应用同一标题，绝对不可混用。
一册图书的文稿输入电脑后，编排人员首先要对图书编排要求有个系统的了解，比如目录有几级，是否有特殊要求的文字段需要做样式等等，心里有底后就开始做样式，样式一般从文稿的顺序做，样式名称自己定，要便于记忆和应用方便。比如：题、章、节、大标、小标……，在后面的编排中看到文稿的内容就知道应用哪个样式。样式的大纲级别是用于自动形成目录时必须的条件，所以样式的级别在做样式时就定下来。
先将要定制样式的段落编排好（字体、字号、段落等），光标放在此段落中，点击“新样式”，在“名称”栏里输入你取的样式名，再点“格式”→“段落”，在“大纲级别”栏里选择级别数，确定就可以了。
各级样式做好后，再要编排个目录就轻松了，不需要你在翻前翻后地去打目录内容和对页码数。
点击“插入”→“引用”→“索引和目录”→“目录”。
如果你已经做好了所有需要做目录的样，那么这些样式名都会在预览框中显示，选择好“制表符前导符”类型，按确定就可以了。如果你嫌自动生成的目录格式不满意，你接下去就对目录进行格式修改吧。
二、绘图巧门
由CAD导入的图形，在打印时就会发现其线条特别细，有的甚至看不清，这给后续印刷质量带来直接的影响，利用Word绘图工具可以绘制出各式各样漂亮的几何图、电路图、电子集成图。
先画一根线脚，然后复制出另外的10根，将最上面和最下面的线脚放在适当位置，再将其余的线脚放在这两根脚之间，然后用绘图工具栏中的“选择对象”，按住Shift键，选中所有线脚，点击“绘图”→“对齐或分布”→“左对齐”，再
“绘图”→“对齐或分布”→“纵向分布”，光标放在所选线脚上呈现“十”字形时，按右键，点击“组合”。将组合后的线脚复制一个放在左边合适位置，与右边的进行一次“顶端对齐”就行了。 值得一用的绘图技法。 1、多次使用同一绘图工具
一般情况下，单击某一绘图工具后可绘制相应的图形，但只能使用一次。如果想多次连续使用同一绘图工具，可在相应的绘图工具按钮上双击，此时按钮将一直处于按下状态，当你不需要此工具时，可用鼠标单击或按“ESC”键。如果接着换用别的工具，则直接单击将要使用的工具按钮，同时释放原来多次使用的绘图工具。
2、画箭头的技巧
Word提供的绘图工具中没有直接用来画箭头的，但通过改变图形对象格式可方便地画出箭头。首先用直线工具画一线段，单击选定该线段，可用下面的三种方法激活“图形对象”对话框：一是在“格式”菜单中执行“图形对象”命令，二是将鼠标在线段上移动，当鼠标变成四个箭头的标志时，双击鼠标左键，三是将鼠标在线段上移动，当鼠标变成四个箭头标志时，单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“设置图形对象格式”选项。激活“图形对象”对话框后，可在对话框中设置箭头的样式、宽度、长度。另一种方法是在选定线段后单击绘图工具条中的“线型”按钮，可以选择带箭头的直线，但不能直接改变箭头的样式。 3、画直线的技巧
如果想画水平、垂直或15、30、45、60、75度角的直线，则固定一个端点后在拖动鼠标时按住Shift键，上下拖动鼠标，将会出现上述几种直线选择，合适后松开Shift键即可。 4、画弧的技巧
按住Shift键拖动鼠标可画出45度圆弧，按住Ctrl键可画出从起点向两侧延伸的弧线，同时按住Shift键和Ctrl键可画出从起点向两侧延伸的45度弧线。鼠标拖动的距离决定弧线的长短，拖动的方向决定弧线开口的方向。 5、画矩形的技巧
按住Shift键拖动鼠标会画出一个正方形，按住Ctrl键可画一个从起点向四周扩张的矩形，同时按住Shift键和Ctrl键可画出从起点向四周扩张的正方形。 6、画椭圆的技巧
按住Shift键可画出一个正圆形，按住Ctrl键可画一个从起点向四周扩张的椭圆形，同时按住Shift键和Ctrl键可画出从起点向四周扩张的正圆形。 7、文本框和垂直文本框的互换
文本框和垂直文本框的区别在于框中文字的排列方式，事实上，无论哪一种文本框，选中后单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“正文排列”，可以改变文字的排列方式，从而实现文本框和垂直文本框的互换。 8、图形对象的选择技巧
若要选择的图形对象叠放在文字下方，光标处于文字编辑状态时，你是无法选中这个图形对象的。要首先单击绘图工具栏上的“选择对象”按钮，然后才能选择。选择多个图形对象的方法是按住Shift键后用鼠标逐个选择所需对象。
三、常见的“选中”方法
1、全选（快捷键Ctrl+A）：就是全部选中文档内的所有内容。这所有内容包括：文字、表格、图形、图像等可见的和不可见的标记。
2、按住Shift＋Page Down从光标处向下选中一屏，Shift＋Page Up从光标处向上选中一屏。
3、按住Shift+←选中光标左边第一个字符，Shift+→选中光标右边第一个字符，Shift+↑选中从光标处向上到同列的字符，Shift+↓选中从光标处向下到同列的字符。
4、Ctrl+Shift+↑从光标向上选中光标所在的一段，Ctrl+Shift+↓从光标向下选中光标所在的一段。
5、扩展选中（快捷键F8）：按一次打开扩展功能；再按一次选中光标所在的位置的单词（若是中文的话选中光标所在的后一个字）；再按一次选中光标位置所在的一句；再按一次选中光标位置所在的一段落；再按一次则相当于全选。取消扩展功能，按Esc键。
6、把光标放到页面的左边，出现形如“”，点击就选中一行，双击则选中
该段落，段连续三击鼠标左键全选整个文档。上下拖到就选中若干行。 7、Ctrl+Shift+Home ：从光标处选至文件开头处。 Ctrl+Shift+End ：从光标处选至文件结尾处。
Shift+ 移动光标：逐字逐行地选中文本（用于一边看一边选取文本）。 Alt＋鼠标拖动：选中矩形区域。
Shift+Alt+ 鼠标左键单击：可选中原光标所在位置至后鼠标左键单击光标位置的矩形区域。
8、按住Shift选中多个对象（非嵌入型的），也可以用绘图工具栏第二个按钮的“选择对象”（“”）来选择。
特例：对段落进行样式时，不需要选中段落的，只要把光标放到段落中就行
了。
四、分页符、分栏符、分节符和换行符的使用技巧
1、分页符（Ctrl+Enter）
顾名思义分页符是用来分页的，分页符后的文字将另起一页。文稿中各章的标题要求新起一页，放在新页的第一行，这时就可以使用分页符。在前一章的最后放置一个分页符，这样不管前一章的版面有什么变化，后一章的标题总是出现在新的一页上。肯定还有人用敲多个回车的方法来把章标题推到新页！这样做的缺点是显而易见的。若前一章的版面发生了变化，比如删掉了一行，这时后一章的标题就跑到前一章的最后一页的末尾；若增加一行，则后一章标题前又多了一个空行。快抛弃这种费力不讨好的作法吧！ 2、分栏符
分栏符是文稿进行多栏编排时使用。当需要该段落新起一栏，那么就可以将光标放在该段落前面，插入“分栏符”，而不需要用空段落把该段落推到新栏里。分栏符的作用类似于分页符的作用。 3、分节符
这里的“节”不同于论文里的章节，但概念上是相似的。节是一段连续的文档块，不同节的页面可以拥有不同的边距、纸型或方向、打印机纸张来源、页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号及脚注和尾注。如果插入了分节符而未对各节进行另外的设置处理，那么后面的的所有设置与前节相同。如果没有插入分节符，Word默认一个文档只有一个节，所有页面都属于这个节。若想对页面设置不同的页眉页脚，必须将文档分为多个节。
分节符的类型有“下一页、连续、偶数页、奇数页”4种。“下一页”分节符是分节符后的内容在下一页起行，它同时也包含分页符的作用；“连续”分节符后的内容在同一页面上，但另起一行。此分节符包含段落符的作用；“偶数页”和“奇数页”分节符的意思是分节符后的内容在新建的偶数页或奇数页的页面上。如果当前页面为奇数页，插入奇数页分节符后，从电脑界面上看，光标出现在下一页，但其实页码直接显示下一个奇数页，两奇数页之间的偶数页没有被显示，Word会自动在相应位置留出空白页。在书刊之类的文稿中一般习惯将新的章节题目排在奇数页。
在需要对分节符进行删除的时候，要注意分节符中所保存的版式信息影响的是其前面的文字，而不是后面的。这一点请大家一定要记牢，不然在删除时容易选错删除对象，而把编辑好的文档弄得面目全非。
值得注意的是，在删除分节符时，该分节符前面的文字会依照分节符后面的文字版式进行重新排版。例如，如果把一篇文档分为两个小节，第一小节分两栏，第二小节分三栏。此时如果删除它们之间的分节符，那么整篇文档就会变成三栏版式。
如果需要一次性删除文档中所有的分节符，可以使用Word 2002的“查找替换”功能。在“查找和替换”对话框中的“查找内容”选项中填写“^b”(这2个字符代表分节符)，也可以单击“高级”按钮，在“特殊字符”列表中选取“分节符”选项，并替换为空，然后点击“全部替换”按钮，文档中所有的分节符即可全部删除。
4、换行符（Shift+Enter）
这里涉及Word的一个概念：段落。段落是独立的信息单位，具有自身的格式特征，如对齐方式、间距和样式。每个段落的结尾处都有段落标记（一个灰色的拐弯箭头）。敲Enter键有两个作用，一是在光标位置插入一个段落标记，表示一个段落的结束；二是另起一行。换行符和敲Enter键不同，它只有第二个作用，没有第一个，即换行符的前一行和后一行仍然属于同一个段落，共享相同的段落格式。
五、Ctrl键、Shift键、Alt键的妙用
1、Ctrl+Enter可以插入分页符。
2、按下“Ctrl+C+C”键（即在按住Ctrl键的同时连按两下字母C），可以快捷打开“剪贴板”任务窗格。
3、在按住Ctrl键的同时，按住鼠标左键，将其拖放到需要的位置后松开，即可快速完成对所选文本的复制操作。
4、按住Ctrl键可以选择多处不相连的文本，例如，你可以在第一段中选中一个单词并在第五段中选中一个单词，但却不选中这两个单词之间的任何单词，操作方法如下：首先选中第一处文本，然后按住Ctrl键再选中其它各处需要选择的文本即可。
5、按住Ctrl键后滚动鼠标滚轮，可以改变视图界面显示比例。
6、将鼠标移到文档的左边，鼠标变成空心箭头状，此时按住Ctrl单击鼠标，选定全文。
7、可以在移动“对象”的同时按住Ctrl键，达到微调的目的。
8、有时我们会在文档中放置一些图片，并作适当的修改，如果修改得不满意，想还原后重新修改，可按住Ctrl键，用鼠标双击该图片，即可快速还原。
9、按住CtrI键，光标再移动到图形对象上且拖动，可在新位置处复制出图
形对象。
10、按住Shift键，光标移动到图形对象上且拖动，可按垂直或水平方向移动图形对象到新位置。
11、同时按住Ctrl和Shift键，光标移动到对象上且拖动，可在垂直或水平方向上的新位置处复制出图形对象。
12、如果你对一个文本中字符排版格式不满意，那么你不妨选中某段文本或全部文本，然后按下“Ctrl+Shift+Z”组合键就可以去掉选中文本或全部文本的一切修饰，以缺省的字体和大小显示文本。
13、按下Shift+F1组合键后，单击段落中任意文本，可查看该文本正在使用的字体、段落格式。
14、按住Alt键(或同时按住鼠标上的两个按钮)再拖动左右(上下)边距，可精确调整其值(在标尺上会显示具体值)。
15、按住Alt再进行相应操作，还可以精确调整图形、艺术字等“对象”的形状、大小和在文档中的位置等（在绘图网格默认状态下有效）。
16、按住Alt后单击任意单元格可快速选定单元格所在列。按Alt键后双击表格中任意位置，可快速选定整个表格。
17、按住Alt后拖动鼠标可以按列选定文本。
18、按住Alt拖动菜单命令或工具栏上的图标可删除或移动该项到其他位置(同时还按住Ctrl则复制)。
六、双击、右击的妙用
双击大多数对象，将弹出相应的设置对话框，可以快速设置有关项目；选定对象(或将光标置于特定位置)后右击，弹出的快速菜单常会出现工具栏和主菜单中没有的选项。
1、双击横标尺上的空白灰色区域或竖标尺上任意位置，会弹出“页面设置”对话框。
2、双击标尺上栏间距区域，会弹出“分栏”对话框。 3、双击标尺上任何一个制表位，会弹出“制表位”对话框。
4、双击工具栏两侧空白处会弹出“自定义”对话框。如双击上下边线则工具栏会变为浮动工具栏。打开“自定义”对话框后右击菜单命令或工具按钮可修改它的样式。
5、选定要复制的格式，再双击格式刷，可将选定格式多次复制到其他位置。 6、快速拆分窗口：将鼠标指针移动到垂直滚动条顶端上的拆分条上，变成双向箭头后双击或拖动可拆分窗口。
7、状态栏中的双击：双击状态栏的前两个框中任意位置可快速打开“查找和替换”对话框。双击“录制”则弹出“录制宏”对话框，双击“修订”、“扩展”、“改写”、书形图标则分别进入修订文档、扩展选定、改写、进行拼写与语法状态。
七、关于段落、排版
1、无法调整行间距，字间距：检查“页面设置”中的“字符数/行数”选项，设置为“使用默认字符数”，在“段落”对话框中就可调整行间距。
2、设置特大字体：字体列表中的最大字体只有72磅。单击字体按钮后再键入你想要的磅数(最大为1638磅)，再按回车，可得到更大的字体。
3、“三色一无”的妙用：正文或图形等对象如果设为“白色”、“无线条色”、“无填充色”或“无边框”往往有特殊的作用：代替空格、隐藏、辅助排版(分栏、添加文字等)。
4、格式刷的妙用：碰没碰过怎么也无法改变一些文字格式(或者改不成和其他内容相同的格式)的现象？用格式刷试试，往往奏效。
5、查看字体、段落格式：按下Shift+F1组合键后，单击段落中任意文本，可查看该文本正在使用的字体、段落格式。
6、撤消“自动更正”等自动功能：用“撤消”(Ctrl+z)来即时撤消由“自动更正”等产生的意外结果(撤消自动功能替你完成的那一步操作)效果奇佳。
7、快速替换Normail.dot模板：在“另存为”对话框的文件列表中找到文件~$Normao.dot(前缀为“~$”的临时文件)，将已打开编辑好的模板保存为该文件，重新启动Word即可。用此法也可替换其他正在使用的文件。
8、无法调整“页面设置”中的项目：在更改纸张大小、方向时有时会出现错误提示而无法修改的现象，这多半是因为有些段落的栏宽太窄或左右边距太小造成的。打开“分栏”对话框后复选“栏宽相等”再进行其他设置即可。
9、段落边框：选定多个段落后才能设置内部边框；可以拖动缩进标记调整外部边框的大小，还可以直接拖动边框线修改外部边框的位置。
八、关于图形(剪贴画、图片文件、自选图形)
1、图形等“对象”的上下叠放：插入文档的对象要和正文重叠，必须先设置图片格式中“文字环绕”为“无环绕”(此时图片浮于文字上方)，“叠放层次”设为“置于文字下方”就可将图片叠放在文字下面，形成“背景”或“水印”。
2、编辑环绕顶点：单击“图片”工具栏上“文字环绕”中的“编辑环绕顶点”，图片周围会出现许多顶点，拖动它们可以调整文字环境位置，按住Ctrl键再单击顶点间连线(顶点)可以增加(或删除)顶点。
3、图形裁剪后的恢复：可以用“图片”工具栏中的“裁剪”工具逆向拖动来恢
复被裁剪掉的部分。
4、旋转、编辑：插入文档中“剪贴画”，如果你先“取消组合”，再“组合”，就可整体旋转了。“取消组合”还可以修改各组成部分(以文件方式插入的剪贴画可双击后编辑)。
5、图片的再现：插入文档的图片，有时在改变显示比例等操作时会不翼而飞，此时，单击“绘图”工具栏上的“选定”按钮，丢失的图片就无处藏身。
6、文档中的“图形对象”比“图片”有更大的灵活性，不但可以缩放、移动，还可以旋转，因此，我们有时就想让图片也转换成图形，这样就可以更加自由地进行编辑了。转换的方法是:选中图片，单击绘图工具栏中的“绘图”按钮，在弹出的菜单中选中“文字环绕”中的一种方式，此时，文档中的“图片”就转换成与“图形对象”一样可自由移动、旋转的对象。如果要几个图片与图形对象组合，经过对图片的上述操作，就可利用“绘图”工具栏的“选择对象”按钮和“绘图”菜单中的“组合”命令，使几个对象组合成一体。
7、图片或其他对象的“选定“：当图片等置于文字下或其他对象下时，有时再也不能用鼠标选定。只要单击“绘图”中的“选定”图标后，再移到对象上，就能单击“或划框”选定(选定一个后再按Tab可切换选定不同层次)。
8、移动或复制对象：按住Shift后再拖动可按垂直或水平方向移动(同时还按Ctrl则复制)图形等对象到新位置。
九、中文字字号与磅的对应关系、输入特大字和特小字
中文Word中字体的大小有两种单位，一种是字号另外一种则是国际上通用的磅,他们对应关系如下。
字号 磅 初号 42 小初 36 一号 26 小一 24 二号 22 小二 18 三号 16 小三 15 四号 14 小四 五号 小五 9 六号 小六 七号 八号 5 12 10.5 7.5 6.5 5.5
Word中的度量单位有厘米、毫米、磅(1厘米约等于28.35磅)、英寸和十二点活字(1个十二点活字等于12磅)五种。可在“工具→选项”的“常规”选项卡上选定使用哪一种度量单位。
众所周知，在Word文档编辑过程中，选择适当大小的字体，可使文档美观大方，并且具有较好的阅读性。可是Word文档字号的默认设置最大只能为72磅，最小只能为5磅，那么如何输入比72磅还大或者比5磅更小的字呢？操作的步骤是：先选中要修饰的文本，然后点击菜单“格式”中的“字体”项，直接在“字
号(S)”栏输入所需的磅值即可，字体大小的磅值范围为1～1638之间。在改变字体大小时，为了更具有直观性，可反复使用快捷键“Ctrl+]”使字体逐渐增大，使用快捷键“Ctrl+[”使字体逐渐变小，直到您满意为止。
十、文档可能已经损坏
如果Word文档已经损坏，则在试图打开时Word会没有反应。这时，你可以使用Word提供的专门的文件恢复转换器来恢复损坏文档中的文本。
方法一：
打开Word程序，“文件”→“打开”，找到要打开的文件名并选中，点击“打开”右下角的下拉式窗口，点击“打开并修复”。
方法二：
单击“工具”→“选项”→“常规”选项卡，选中“打开时确认转换”复选框，“确
定”。
单击常用工具栏中的“打开”，在“文件类型”下拉列表框中，选择“从任意
文件中恢复文本”选项。如果在“文件类型”框中没有看到“从任意文件中恢复文本”选项，则需要安装相应的文件转换器。 像通常一样打开Word文档。
在你使用文件转换器成功打开损坏文档后，可将它保存为Word格式或其他格式（例如文本格式或HTML格式），文档中的段落、页眉、页脚、脚注、尾注和域中的文字将被恢复为普通文字，但不能恢复文档格式、图形、域、图形对象和其他非文本信息。
在实际操作过程中发现，方法比较实用。
十一、“查找与替换”功能妙用及特殊符号、通配符的表示和使用
1、快速替换特殊格式的字体
如：要将全文中的“电脑”一词改为粗体、红色、下划线。
操作方法：启动“替换”功能，在“查找内容”中填入“电脑”。在“替换为”中填入“电脑”，并单击“高级”选项，打开“格式”菜单（注意要在激活“替换为”下拉窗口的条件下），将字体设为粗体、红色、下划线。单击“全部替换”按钮即可。
2、通配符的妙用
如：要将全文书名号内的内容都设为黑体、绿色。因为书名号的内容不一定相同，所以要使用通配符功能。
操作方法：启动“替换”功能，在“查找内容”中填入“《＊》”（注：“＊”可表示多个字符，“？”可表示一个字符），在“替换为”中点击鼠标，使光标定位，但不填入任何内容，再应用“高级”选项，将字体设为黑体、绿色，并在“使用通配
符”前打钩。单击“全部替换”按钮即可。
3、Word中特殊符号、通配符的表示和使用 ^? 任意字符 ^# 任意数字 ^$ 任意字母
^l 手动换行符（软回车） ^p 段落标记（硬回车） ^v 段落符号 ^t 格式标记 ^d 域 ^f 脚注标记 ^e 尾注标记 ^m 手动分页符 ^b 分节符 ^t 制表符
^n 分栏符 ^& 原查找内容 ^c 剪贴板内容 ^= 短划线“–” ^+ 长划线“—” ^q 四分之一长划线 ^^ 脱字符
^x 无宽可选分隔符 ^z 无宽非分隔符 ^g 图形
^~ 不间断连字符 ^s 不间断空格 ^- 可选连字符
^w 空白区(空格、不间断空格、以及任意顺序的格式标记)
“>”：使用该通配符的话，可以用来指定要查找对象的结尾字符串。例如要是大家在查找对话框中输入“en>”的话，word程序就会在当前文档中查找到以“en”结尾的所有目标对象，可能找到“ten”、“pen”、“men”等等。
“?”：该通配符是用来代表任意单个字符，几个“?”就代表几个未知字符。如输入“?家”的话，word程序就可以找到类似“大家”、“国家”、“全家”之类的目标内容。
“[!x-x]”：这个通配符的作用就是用来排除指定范围内的任意单个字符。例如输入“[!a-c]”的话，word程序就可以找到“good”、“see”、“these”等目标字符，而所有包含字符a、b、c之类的内容都不会在查找结果中出现。
“@”：使用该通配符的话，可以用来指定要查找字符中包含一个以上的前一字符。如输入“go@d”的话，word程序就可以找到“god”、“good”之类的字符串内容了。
“[ ]”：该方框内的字符可以是指定要查找的字符之一。如输入“[红黄]色”的话，word程序就可以找到“红色”、“黄色”内容了。
“*”：“*”的含义是用来代替任意多个字符。如输入“*家”就可以找到“大家”、“保卫国家”、“我爱我家”等字符串内容了。
“{n}”：可以用来指定要查找的字符中包含前一字符的个数。如输入
“cho{1}se”就是说包含1个前一字符“o”，可以找到“chose”，输入“cho{2}se”就是说包含2个前一字符“o”，可以找到“choose”。
“[x-x]”：该通配符是用来指定范围内的任意单个字符。如输入“[a-c]”id 的话，word程序就可以找到“aid”、“bid”等字符内容了。
“<”：使用“<”，可以用来指定要查找字符中的起始字符串。如输入“ 组合使用通配符可以更精确地查找。如输入“<(mo)*(ing)>”，就表示查找所有以“mo”开头并且以“ing”结尾的字符串，不过这里需要注意的是大家必需要用括号来区分开不同的查找规则。 因篇幅问题不能全部显示，请点此查看更多更全内容