物业档案管理制度(15篇)

物业档案管理制度1

加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。 (一)管理内容：

1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;

2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装修申请表等;

3、财务档案：逐年形成的.财务收支报表、物业维修基金使用报表等;

4、文件档案：有关物业管理法规、公司文件等; 5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。 (二)管理措施：

1、制定档案制度，并严格执行;

2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密;

3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达

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100%;

4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。物业档案管理制度2 1目的

为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状,确保物业、设备、设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案。 2适用范围

适用于东莞市__物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。 3职责

3.1档案管理员直接向行政主管负责。

3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。 3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。

3.4各部门主管每月将变更的.资料整理交档案管理员。 4档案存放位置

4.1电脑保存一份电子文档。 4.2__四楼资料室。 5档案管理员 5.1行政人事部

6档案编号规则(见附件1)

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7部门档案内容

7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。

7.2财务部:财务资料、合同。 7.3保安部:警戒器材、合同。

7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同。

7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。 7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。 8档案管理制度

8.1档案资料保管由专人负责,任何人不得擅自开启资料柜和移动档案柜内资料。

8.2如须借阅档案资料,需到管理员处登记后方可借阅,借阅完后管理员检查无损坏放回原文件夹中。

8.3资料借阅只能在档案室内查看,不能损坏的涂改资料,否则追究借阅人责任。

8.4资料借阅必须是部门主管以上人员,只能借阅本部门资料,如需借阅其它资料必须经总经理批准同意。

8.5档案室必须保存两份资料:一份为历史资料档案,一份为借阅资料。

8.6工作需要复印资料的只可复印本部门资料,必须做好登记。

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8.7档案管理员必须保证资料的完整及完好,如有损坏必须立即进行更新。

8.8档案管理员必须每月对资料进行一次更新,更新后的资料必须放于本文件的首页。

8.9档案管理员制定文件档案总目录,以及每个档案文件目录放于文件的首页便于查找。

8.10变更合同资料需另行存放至少保存一年以上。 9相关文档

9.1《档案编号规则》 10修订及实施

10.1本规定由全公司各部门实施,行政人事部进行监督。 10.2本规定修订权在公司。

10.3本规定从二零零四年六月一日实行。物业档案管理制度3

物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的,尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节,然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后,几乎每一个环节都离不开档案,无论是维修、养护物业设施,还是了解业主及物业使用人情况,或是收取管理费用、开发经营活动等,都要用到物业档案。随着现代科学技术的发展,无论是物业管理还是档案管理,都在向着现代化的管理目

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标迈进,物业档案的现代化管理也成为必然趋势。

物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善,物业档案的种类也在不断增加。

一、档案管理运作环节

1、设立档案室,采取系统化、科学化、现代化的先进手段,建立相应的规章制度,对所有档案资料进行严格管理。

2、资料的收集坚持内容真实的原则,根据实际资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要出发,扩大资料的来源渠道。 二、资料分类整理

收集后的所有信息资料,统一由档案管理员整理。整理的重点是去伪存真,根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分,做到条理清晰、分类合理。 三、档案内容 范围分类资料内容

房产公司提供资料产权资料立项文件、工期批复文件、规划会审文件、规划用地许可证、土地证、扩初会审文件、建设规划许可证

技术资料规划图、竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、

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图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料

管理处建立的`资料物业资料小区基本资料、商业网点资料、娱乐设施资料、路标、门牌、室号配置图

业主资料入住通知书、业主公约、业主情况登记表、装修申请表、房屋交接单

日常管理资料日常工作记录、各类协议、各种设施设备档案 四、资料归档整理

1、按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。 2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑,分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。

3、档案的出室、入室都有严格的规定:出室必须由管理处主任同意,经登记后方可借出;入室时,须由专人进行检查,如有破损,立即修复,并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件,严防文件的流失。

4、档案的管理环境做到'三防',即防火、防潮、防变质。物业档案管理制度4

美术馆物业管理制度和档案的建立与管理

档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学

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的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及共用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指导和服务。针对美术馆的物业管理形式，做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作详实记录，计算机系统对原始文件资料进行管理，完善档案管理工作，从物业管理的角度记录每一个住宅单元的生活档案，配备专职档案管理人员，建章立制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。

(一)档案制度建立与管理 1、主要思路

档案资料分类:依据美术馆的具体情况，管理特点略有增减、各有侧重。在管理过程中，注重对原有资料的整理，找到过往管理中存在的缺陷和不足，并进行重新的'分类和补充，使其符合对美术馆细致管理的需求。

档案建立抓住重新接管这一契机，整理住户全面的原始资料，并对陈旧部分进行及时的修正，最大限度的明确现有物业状况和业主的自然状况，作为分户管理的档案基础，以方便接管后日常管理。

档案管理实行原始资料与电脑管理资料综合管理。原始资料包括:纸张、文字、卷宗、录像带、胶卷、照片、图表等形式;电脑资料包括:电脑软、硬盘储存系统;做到各种档案资料并重，互相

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补充，形成美术馆管理的无盲点网络。

区内各项管理工作必须建立档案资料，依照'采取的管理方式'中制定的规范程序，逐一建档，形成标准化、制度化的档案管理体系。

2、建立档案、资料的分类检索 1)业主提供的资料 a、项目批准文件 b、用地批准文件 c、建筑执照 d、拆迁安置资料 2)技术资料 a.总平面图

b.单体建筑、结构、设备竣工图 c.消防、附属工程及地下管网竣工图 d.地质勘测报告 e.工程合同开 f.竣工报告 g.工程预决算 h.图纸会审记录

i.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)

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j.隐蔽工程验收签证 k.沉降观察记录 l.竣工验收证明书

m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书 n/新材料、构配件的鉴定合格证书

o.水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书 p.砂浆、混凝土试块试压报告 q.供水的试压报告

r.绿化工程竣工图纸及相关资料 s.其他技术资料 3)管理处建立的资料 a.住宅区基本资料 b.住宅区分区资料 c.商业网点资料 d.娱乐设施资料 4)住户资料 a.住户入住资料 入住通知书 入住协议书 b.家庭人员档案

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住户情况登记表

(二)管理处各项管理制度目录 序号文件名称文件编码

1管理处内部岗位设置、标准__.00.01 2职业安全健康职责__.00.02 3物料管理办法__.00.03 4停电停水应急预案__.00.04 5水浸应急预案__.00.05 6治安应急预案__.00.06

7文件质量记录管理办法__.00.07 8犬类管理办法__.00.08 9保安岗位架构图__.01.01 10保安运作规程__.01.02 11人员出入管理办法__.01.03 12监控中心管理办法__.01.04 13车辆管理办法__.01.05 14保安岗位操作规程__.01.06 15安保岗位标准__.01.07

16燃放烟花爆竹管理规定__.01.08 17保洁岗位监管规程__.02.01

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18绿化(地)养护监管规程__.03.01 19消防安全管理办法__.04.01 20火警应急预案__.04.02

21消防设备(设施)运行管理办法__.04.03 22消防设备(设施)操作规程__.04.04 23消防管理制度__.04.05

24消防设备(设施)维修保养规程__.04.06 25弱电设备(设施)运行管理规定__.04.07 26弱电设备(设施)操作规程__.04.08 27弱电设备(设施)维修保养规程__.04.09 28弱电设备(设施)安全管理制度__.04.10 29电梯设备监管办法__.05.01 30电梯故障紧急预案__.05.02

31供配电设备(设施)安全管理制度__.06.01 32供配电设备(设施)运行管理规程__.06.02 33供配电设备(设施)操作规程__.06.03 34供配电设备(设施)维修保养规程__.06.04 35电工安全操作守则__.06.05

36给排水设备(设施)安全管理制度__.07.01 37给排水设备(设施)运行管理规程__.07.02

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38给排水设备(设施)操作规程__.07.03 39给排水设备(设施)维修保养规程__.07.04 40管道维修工作规程__.07.05

41房屋设备(设施)安全管理制度__.09.01 42房屋设备(设施)运行管理规程__.09.02 43房屋设备(设施)操作规程__.09.03 44房屋设备(设施)维修保养规程__.09.04 45房屋、设备设施巡视内容与要求__.09.05 46设备完好率标准__.09.06

47房屋、设施维修保养规程__.09.07 48服务供方质量监管规程__.10.01 49雨

天防滑管理办法__.10.02

50业户管理办法__.11.01物业档案管理制度5

1、发文格式中,函、通告、通知、报告、请示等文件如何使用 (1)函:与不相隶属机关或本系统单位之间互相商洽和联系工作,询问和答复问题等用'函'。

(2)通告:在工作中可能出现或已经出现了问题,或者是有些工作或其他事项需要外界配合等用'通告'。

(3)通知:是'发现行规和规章,转发上级机关、同级机关

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和不相隶属机关的公文批转所属单位,要求属下单位输或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'会议通知'、'任免通知'。 (4)报告:向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的询问等用'报告'。

(5)请示:请求上级机关对某项重要工作作出指示,答复和批准事项时用'请示'。

2、如何收集物业管理的重要文件、法规及信息 (1)可从上级公司传阅的文件、资料中收集; (2)从相关部门下发的文件资料中整理收集; (3)从物业管理协会会刊中收集;

(4)征订有关物业管理的专业信息、刊物及法规汇编等资料; (5)经常了解物业管理专业书籍的`出版情况;

(6)保持与物业管理各业务主管部门的联系,从中获得物业管理的有关文件法规;

(7)可从报刊、杂志等资料中收集。

3、档案材料的收集和清理的具体要求是什么 (1)严格档案材料的收、发制度和借阅制度;

(2)及时做好催还、清退工作,档案材料不得个人保管; (3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中时间整

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理前一年的档案材料;

(4)档案工作应统一领导,分级管理。公司办公室负责公司的主体档案,对各职能部门的档案管理工作进行指导和检查,各职能部门分层管理本部门的档案工作;

(5)档案材料的收集和清理要便于公司及各部门的利用; (6)必须按档案分类项目进行档案的整理和归档;

a、档案材料的分类方法主要有:部门分类法、问题分类法、材料性质分类法、人物分类法和时间分类法。各部门应根据自己的工作性质和涉及范围确定分类方法。

b、档案分类项目一旦确定,要执行到底,不因易人而变更。 c、正式归档材料一般指已经处理完毕的材料。对归类界限不明确的材料,可根据材料与类目的密切程度进行归类。 (7)档案材料的卷宗的处理:

a、对无主题的材料应拟定确切的标题;

b、所有归档材料均须编号,并按序号进行先后排列; c、填写材料目录表,其主要内容有:顺序号、发文部门、标题、文号和日期;

(8)确定档案材料的保管年限。一般档案分为永久保管、长期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。 (9)档案材料的保管。档案材料应集中指定地点保存,并按类

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上架进柜,注意防盗、防火、防潮、防虫、防泄密等事件的发生,要经常对档案材料进行检查。

4、物业管理应保存的基本材料有哪些

物业管理公司应保存的基本材料有:会议记录;上下行文;文件;工作计划、总结、报告;规章制度;调查分析;重大事件和投诉;工作检查、评比记录;物业管理委托合同;物业管理各项分承包合同、协议;公司人事材料;治安事件记录、处理材料;各工程竣工图纸、验收合格证明材料;技术图纸、工程档案;客户/业主档案;固定资产清单;财务凭证、帐册、报表;财产和物资单据;各类经营证明、证件等。物业档案管理制度6

1)管理好物业工程设施时关系到物业是否能够保值增值以及也只切身利益的大事。物业管理人员必须发掘设备潜能,做到物尽其用,充分发挥设备的使用价值。

2)物业工程设施须实行档案管理制度,对设备的'原始档案必须归档、汇总、登记造册,以便查考,为设备的完好使用以及安全使用提供方便。以下资料须归物业工程管理部建档管理: a)设备系统的资料,如竣工图、构造图等。

b)设备系统原始、收据、用户手册以及售后服务卡等。 c)设备系统中重点部位的拍照资料及相关注释。

3)建立设备管理考核制度,奖赏分明,调动员工工作积极性。

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a)建立设备管理考核、督察制度。 b)对设备管理定期、不定期抽查、考核。 4)建立iso9001质量管理体系: a)建立机房管理制度。 b)建立供、配电管理制度。 c)建立设备维修制度。

d)严格各项管理制度,做到责任到岗、任务到人、用科学化的管理提高设备管理水平。

5)对于住宅小区物业工程设施管理在做到“三好、四会、五定”。

a)三好:即是设施要用好、修好、管理好。

b)四会:即是对设施使用、会保养、会检查、会排除故障。 c)五定:即对设施进行润滑、通风、清洁、检修时,做到定点、定人、定岗、定时和定责。

6)住宅小区工程设施在设备管理上,必须坚持安全第一,降低耗能。

a)遵循“安全、经济、;合理、实用”的原则。

b)尽可能采用节能、经济适用且品质优良的材料,修旧利新。 c)培养管理队伍的创新精神,维护业主的权益。

d)设施操作人员应严格按照操作规程和制度开展工作,做好

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必要的防护工作。住宅小区配套设施管理最基本和最重要的要求是保证配套设施体系的安全运行,包括用户使用安全和操作人员操作安全。

e)加强安全意识,防止意外发生,做好宣传工作。 7)提高物业管理服务质量。

a)坚持“物业管理服务第一”的意思,培养职业道德和责任心。

b)保证配套设施岗位上有专业操作人员,做到岗前培训、持证上岗、在岗轮训。

c)对员工做好“传、帮、带”工作,对设备进行现场操作,知道相关人员,使员工能够适应岗位要求。物业档案管理制度7 一、物业管理公司档案管理规定:

1.公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作。 2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,他人不得动用。

3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清

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单及编号目录。

4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5.物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。

7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,如有违反的作泄密处理。

8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分。

9.物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的,公司将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。 二、物业管理公司保密规定:

1.在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料,业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

2.业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中,由专人

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负责注记及存档等工作,由物业管理公司主管每周审核,其他工作人员未经许可禁止查阅。

3.物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管,主管及秘书因需告假时,经指定的授权人士,方可代为执行以上事务4.应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等,必须隐藏放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。

5.公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引,由物业管理处统一保管,高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续),每次限时一周。

实行借阅目的为指引员工培训,严禁任何形式的抄袭及复印。 6.发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。

7.员工应具有维护他人阴私权利的'法律意识,主动为公司及业主保守秘密,对于任何人士不正常的打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。

8.员工因执行保密规定不当,致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的,公司将按员工守则有关规定从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。 三、物业管理公司档案资料: 1、物业管理公司验收档案:

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1)土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料);2)设施设备之质检、消防、劳动局、及音像管理等部门验收合格文件;3.)机电设备保养合约;

4)公共区域设施设备验收记录(管理公司);

5)公共区域设施设备移交记录(发展商、承包商与管理公司); 6)单元验收及移交记录(承包商、业主与管理公司);2、物业管理公司二次装修档案:

1)用户单元二次装修图则及审批手续;2)二次装修期间管理处监督检查资料;3、业户资料:

1)入伙情况记录;2)业主(租户)情况登记(包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等); 4、物业管理公司管理文本汇编:

1)管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册; 2)物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等; 3.)物业管理公司各项管理分包合约; 5、物业管理公司设备维修保养类:

1)各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施;2)各类设施设备有的维修档案,及日常巡检维修记录;3.)主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交记录、巡视记录及人员进出记录;

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4)物业管理处有用户维修保修单,维修后应有回访记录; 6、物业管理公司设施设备检测类:

1)变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录;2)电梯要有劳动部门合格证书及年检报告;3.)生活水箱要定期清洗并存记录,清洗后要有卫生部门水质检测报告,清洗工作应有有效体检证明;

4)避雷系统要有定期检测报告; 5)应有定期沉降检测报告;

6)消防泵、管道应有定期试机及换水记录,烟感及温感探头应有定期测试工作记录;

7)其它设施设备检测记录资料; 7、物业管理公司物业管理处运作类:

1)正式文件应用电脑打印操作,并有规定的电脑档号及存档目录记录;2)物业管理公司管理费收缴情况3.)物业管理公司管理费财务报告

4)物业管理公司物业管理处运作报告;

物业管理公司物业管理处会议记录(包括内部会议及与发展商或业主委员会的会议)

(八)依据《中华人民共和国国档案法》,结合企业实际情况,确保档案的完整和安全,特制定本制度。

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一、档案工作的基本原则档案实行集中管理与分散管理相结合,即分别为公司、部门管理,专人负责档案管理工作。 公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料,由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。 二、文件资料点收、整理和归档

1、文件结案移送归档时,检查文件的文本及是否完整,如有短缺,应立即追查归入。

2、文件如经过抽查,应有部门主管领导的签认。

3、文件的处理手续必须完善,如有遗漏,应立即退回承办人。 4、做好收件登记、编号、运转、催办工作,按规定程序符合立卷标准要求,及时分类、立卷、归档。 三、档卷管理

1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。 2、做好相关的防范措施,注意保密工作。

3、保持档案室清洁,随时擦拭档案橱、架,并采取防虫蛀腐朽工作。

4、每年按规定清理一次,已到保管期限,确定销毁的档案材料必须列册登记,经领导审批后作销毁处理。 四、档案调、借阅

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1、严格履行调、借阅登记、审批手续,一般仅限在档案室查阅。

确因工作需要带出复印或摘抄文件,须经领导批准。 2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。 3、档案归还,经档案管理人员检查无误后,立即归入档卷。物业档案管理制度8

1.客户档案的管理工作由客务部负责。

2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。

3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及时装订另存。

4.每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前面。

5.客户档案的标牌须与档案内现客户的.公司名称吻合。 6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。

7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。

8.原始客户档案一般不可修改，客务部工作档案需经客务部

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经理同意方可修改。

9.客务部档案应积极推行计算机管理，由客务主管设置客户档案管理系统，将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。 物业客户档案管理制度 一。制度内容

为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度。

二。管理目标

客户档案资料全面、准确、有效。 三。适用范围

客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

一般客户档案包括以下的资料： 1. 收集客户单位资料

2. 客户缴费记录包括各样应付之押金 3. 客户装修工程文件

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4. 客户迁入时填具之资料 5. 客户资料补充 6. 客户联络资料

7. 紧急事故联络人的资料 8. 客户与管理处往来文件 9. 客户违规事项与欠费记录 10. 客户维修记录 11. 客户投诉记录

12. 客户单位有关的工程档案（与二次装修工程有关资料）与工作程序 四。注意事项

1. 及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。 2. 协调与客户之间的关系，加强横向沟通；

3. 做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进；

4. 接听客户投诉，解决客户投诉；

5. 接听客户工程报修电话，及时联系修复。物业档案管理制度9

依据《中华人民共和国国档案法》，结合企业实际情况，确保

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档案的完整和安全，特制定本制度。 一、档案工作的基本原则

档案实行集中管理与分散管理相结合，即分别为公司、部门管理，专人负责档案管理工作。公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。

二、文件资料点收、整理和归档

1、文件结案移送归档时，检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

2、文件如经过抽查，应有部门主管领导的`签认。

3、文件的处理手续必须完善，如有遗漏，应立即退回承办人。 4、做好收件登记、编号、运转、催办工作，按规定程序符合立卷标准要求，及时分类、立卷、归档。 三、档卷管理

1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。 2、做好相关的防范措施，注意保密工作。

3、保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并采取防虫蛀腐朽工作。

4、每年按规定清理一次，已到保管期限，确定销毁的档案材

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料必须列册登记，经领导审批后作销毁处理。 四、档案调、借阅

1、严格履行调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅。确因工作需要带出复印或摘抄文件，须经领导批准。 2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。 3、档案归还，经档案管理人员检查无误后，立即归入档卷。物业档案管理制度10

1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作;

2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅; 3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件;

4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的`变更，保证信息的准确性; 5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象;

6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作;

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7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。物业档案管理制度11

为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 一、档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。 2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。 二、归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

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4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、所有科室的业务活动方面的'资料，应将相关资料的复印件报综合办公室备案。

6、由公司对外签订的合同，至少应保留一份原件，交由综合管理部保存。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合办公室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 三、档案保管制度

1、公司综合办公室设存放档案的专门档案柜，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。 4、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。 5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

6、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年

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年终据此进行整理、剔除。

7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

8、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 9、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。 三、档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司领导批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

6、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副经

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理同意，必须外借的，由经理审批。

四、二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，资料原件交综合管理部统一保存。物业档案管理制度12 1、保卫部档案建立在本部门办公室(原则上由秘书管理); 2、消防档案包括：上级文件、公函;工程消防验收报告;防火检查记录单;火险隐患通知单，向上级呈送的各类消防请示和报告，各级消防组织、灭火力量，消防设施、设备的分布;

3、内保档案包括：上级文件、公函，重点要害部位及人员政审，机关对案情案卷，保卫部对案情的调查案卷，机关出具的传唤、搜查、逮捕、拘留、劳动教养通知书，司法机关送达的'判决通知书，机关的外调介绍信，案情通报;

4、其它档案包括：上级文件、通知、会议纪要，向上级请示的各类行文、饭店各项安全管理制度，对饭店各级安全检查的记录单、通知单、隐患通知书，整改措施、意见和建议，各项安全培训与考核记录，有关安全会议纪要，交通事故、违纪开除、非正常死亡，工作计划和总结;

5、档案分类装存，编排序号，建立目录，严格履行借还登记手续。

6、建立新类别档案需经部门经理，撤消旧档案须经部门经理办公会确定，报上级批准。物业档案管理制度13

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1、目的

使公司的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。 2、适用范围

公司所有档案的管理。 3、公司资料室文档资料管理

3.1公司资料室文档资料管理范围：公司内部重要文件；公司对外往来的各类公文；公司内部重大活动、事件记录；物业管理相关、法规；重要资料及文档资料的电脑备份；人事资料；业主资料资料等。

3.2文档资料收集及整理：人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找；财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引；其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引。

3.2物业管理相关、法规：由综合文员负责从报刊杂志及来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改文件。

3.3重要资料：由综合文员负责收集，主要包括：外出考察资料，重要资料归属重要资料类文件夹。

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3.4公司本部重要文件，主要包括：

3.4.1内部管理文件：以公司名义下发的人事、行政类文件。 3.4.2人事制度：公司各种人事，条例和规定等。 3.4.3行政制度：公司各种行政制度、条例和规定等。 3.4.4重要通知及通报：公司各种重要的通知、通告。 3.4.5公司会议纪要：总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。

3.4.6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。 3.4.7各部门呈报的工作计划、申请报告及管理规章制度等，由综合文员责收集、跟踪处理结果，并交综合文员存档。 3.4.8公司对外往来的各类公文：主要包括部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等，由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。 3.5文档资料查阅或复印：物业管理、法规、合同及重要资料的查阅或复印，需到综合文员办理登记手续。 4、各部门文档资料管理

4.1各部门文件分类及编制要求：

4.1.1各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。

4.1.2通常情况下，文件标题定为三号黑体字，文件编号为小

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四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。

4.1.3公司各部门（含职能部门、业务部门及临时成立的工作小组等）常用文件类别：

（1）人事类：包括人事管理制度、职务任免决定、职责、管理架构、人事通报、通知等。

（2）行政类：包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动计划。

（3）通知类：内部各类通知。

（4）培训类：培训通知、计划或方案、考核及效果评估等。 （5）会议类：部门例会、专题会议、业委会会议等。 （6）合同、协议类：部门签定的合同（租赁合同、买卖合同等）。

（7）对外文件类：

①对部门、上级单位、外企业、机构发文等； ②对客户发文等：

③其它类：如电话表、名单、启示等。 4.2质量管理部应保管的'资料： 4.2.1发展商提供的资料： （1）产权资料；

（2）技术资料（含图纸）；

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（3）交接手续及清单等。

4.2.2文档收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。

4.3各类文件更改要求：

各类文件张贴或下发后如需更改，必须由原文件审批人审批后，方可执行，并需即作废文件，同时在新文件上注明'以此文件为准'。

4.4各类文件发放要求：

4.4.1文件的发放应注明发放级别，通常应包括以下几类： （1）部门负责人以上人员阅； （2）主管级以上人员阅； （3）内部传阅； （4）张帖。

4.4.2重要文件的发放应办理签收手续。

4.4.3有关公司的重要、决议、经营合同（协议书）、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。

4.4.4文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强

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保密工作，禁止外来人员拍摄或抄录。 4.5电脑文档管理：

4.5.1公司综合文员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。 4.5.2电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件（行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等）须加密，且以光盘备份，并指定专人保管，管理情况须在部门经理处备案。

4.5.3电脑文档须妥善保存，如需删除，须报部门经理批准。 4.5.4与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外还必须存档签名文件。

4.6资料管理人员要定期检查专柜，核对件数，做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。物业档案管理制度14

为了加强物业档案科学化、规范化、标准化的管理，充分发挥物业档案在物业管理活动中的作用，更好地为物业管理服务，根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规、规章特指定档案管理制度。

1、公司应加强对所辖物业档案管理工作的领导，把物业档案

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管理工作列入物业管理工作的重要内容。

2、设立相应的档案管理部门，配备专职人员和必要的`专用库房、装具设备等，对物业档案实行集中统一管理。

3、按规定整理、保管本单位本部门形成的物业档案及有关资料，并做好提供利用。

4、凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。

5、归档的文件材料应以原件为主，复制的文件必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。

6、形成物业档案的部门负责整理，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。

7、物业档案管理人员，应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。

8、物业档案管理部门要进行物业档案的整理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。

9、凡需销毁的档案，必须经过物业档案所有权人，物业档案管理人员的鉴定，编制销毁清册，提出销毁报告，经相关部门批准，在指定地点销毁。

10、物业管理的保管要有专用库房，符合防火、防盗、防尘、防有害生物、防潮湿、防高温等保管要求，并定期检查档案的保

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管情况，对破损和褪变的档案要及时修复，确保物业档案的完整与安全。

11、任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案，不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。

12、借阅档案须经领导批准并填写借还档案清单，用完后及时归还入档。物业档案管理制度15 (一)意义

(二)文件档案的类别与形式

公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等

2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等

3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程

4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合

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同》等

6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等

7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等

8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等

9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等 10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由主管部门获取及购买的`法规、公司各类剪报等 12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

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